+7 (4922) 32-16-44       +7 (900) 476-23-03

Компенсируем расходы на личный автомобиль правильно

Во многих организациях работники используют личный транспорт для служебного использования, да и сам руководитель выполняет все служебные обязанности часто на личном автомобиле, так как же правильно компенсировать затраты на использование транспорта, и учесть их в расходах для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль, и в «обиде» владельца не оставить.

При использовании работниками личного транспорта с ведома работодателя и в его интересах, работнику выплачивается компенсация за износ (амортизация), а так же возмещаются расходы, связанные с его использованием. Тут же возникает вопрос, а нужно ли удерживать с компенсационных выплат сумму НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Но так как гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то необходимо следует руководствоваться положениями Трудового кодекса, а именно ст. 188 ТК РФ. Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат. При этом нужно иметь документы, подтверждающие принадлежность используемого автомобиля работнику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование транспорта в интересах работодателя, осуществление расходов на данные цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Но не все так просто, а сложность возникает в принятии расходов на компенсационные выплаты по налогу на прибыль. Так как расходы на выплату компенсаций за использование личного транспорта сотрудников для служебных поездок принимаются для целей налогообложения в пределах норм. Они установлены Постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. N 92. А в нем сказано, что учесть можно лишь 1200 руб. за автомобиль с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно, свыше 2000 куб. см 1500 руб. При применении упрощенной системы налогообложения указанные нормы используются для определения расходов на выплату компенсации. А остальную часть компенсации работодатель выплачивает за счет чистой прибыли.

Чтобы учесть все расходы по использованию личного транспорта в служебных целях лучше составить договор аренды автотранспортного средства без экипажа. Согласно, ст. 642 ГК РФ арендатор обязан в течение всего срока договора аренды обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. По такому договору есть возможность возместить все расходы на ГСМ, и расходы на содержание. А работнику выплачивать компенсацию, но уже облагать ее НДФЛ, и организация в этом случае выступает как налоговый агент, возникает обязанность удержать налог и перечислить его в бюджет.