Obrasci strogog izvješćivanja (SRF) su vrsta dokumenata koji se koriste za evidentiranje statusa ili prava na nešto, potvrdu primljenog statusa i sl. SRF podliježu posebnom računovodstvu, stoga nužno sadrže skup identifikacijskih parametara:

• informacije o odobrenju obrasca;
• Naslov dokumenta;
• serijski broj.

U djelovanju institucije mogu se razlikovati tri područja koja se odnose na poštivanje strogih obrazaca izvješćivanja:

• tekuće financijske i gospodarske aktivnosti;
• prijava radnih odnosa sa zaposlenicima;
• naselja sa stanovništvom.

U Rusiji još ne postoji jedinstveni registar BSO. Glavni oblici obrazaca koji se često koriste u proračunskom sektoru:

• potvrde (izdaju se umjesto potvrde o blagajni kod plaćanja građanima za pružene usluge);
• ulaznice i propusnice za zabavne događaje;
• radne knjižice i ulošci za njih;
• potvrde;
• vojne karte;
• medicinske knjige;
• rodni listovi;
• potvrde o nesposobnosti za rad;
• lječilišni bonovi;
• svjedodžbe, diplome;
• vrijednosni papiri;
• kartice za gorivo itd.

Strogi obrasci za izvješćivanje najaktivnije se koriste u medicinskim i obrazovnim ustanovama. Međutim, dokumenti kao što su radne knjižice ili potvrde o nesposobnosti za rad potrebni su u institucijama bilo koje djelatnosti. To znači da računovođa mora imati cijeli niz znanja o prometu, računovodstvu i pohranjivanju financijskih izvještaja. Određeni skup dokumenata za određenu organizaciju ovisi o specifičnostima njezinih aktivnosti i odobrava ih voditelj.

Normativni pravni akti

Za računovođu, temeljni regulatorni pravni akti (RLA) koji reguliraju računovodstvo obrazaca strogog izvješćivanja u proračunskim institucijama nekoliko su uputa:

• upute za korištenje jedinstvenog kontnog plana, odobrenog nalogom Ministarstva financija Rusije;
• upute za korištenje kontnog plana za proračunsko računovodstvo, odobrene nalogom Ministarstva financija Rusije;
• upute za korištenje kontnog plana za računovodstvo proračunskih institucija, odobrene nalogom Ministarstva financija Rusije;
• upute za korištenje kontnog plana za računovodstvo autonomnih institucija, odobrene naredbom Ministarstva financija Rusije.

Osim toga, potrebno je poznavati industrijske propise koji reguliraju strukturu pojedinih obrazaca, pravila za njihovo popunjavanje, evidentiranje i čuvanje. Dakle, ako je obrazac školske svjedodžbe odobrila državna agencija (naredba Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije „O odobravanju uzoraka i opisa svjedodžbi o osnovnom općem i srednjem općem obrazovanju i primjenama na njih”), trebalo bi se koristiti. Slične naredbe vrijede i za isprave o visokom obrazovanju, radne knjižice, uvjerenja o nesposobnosti za rad i druge BSO.

Gdje dobiti stroge obrasce za izvješćivanje

Proračunske institucije moraju same osigurati potrebne obrasce za stroga izvješća. Kao što je gore spomenuto, ako je potreban BSO obrazac odobrila državna agencija, samo se on može koristiti. U tom slučaju organizacija kupuje potreban broj obrazaca od njihovog proizvođača. Podaci o njima objavljeni su na web stranici Federalne porezne službe Rusije u odjeljku "Licence, dozvole, registri".

Državne i proračunske institucije u pitanjima obrazaca nabave moraju se oslanjati na odredbe saveznog zakona „O ugovornom sustavu u području nabave roba, radova, usluga za zadovoljavanje državnih i općinskih potreba“, a autonomne - saveznog zakona „ O nabavi dobara, radova, usluga pojedinih vrsta pravnih osoba."

Druga mogućnost je samostalno razvijati i proizvoditi određene vrste obrazaca, na primjer, servisne potvrde. Prema Uredbi o provedbi gotovinskih plaćanja i (ili) plaćanja platnim karticama bez upotrebe opreme za blagajne (rezolucija Vlade Ruske Federacije), automatizirani sustavi mogu se koristiti za formiranje BSO-a. Možete ispisivati ​​samo tipografskom metodom. Međutim, mora se uzeti u obzir da se pred automatizirani sustav nameće ogroman broj zahtjeva: zaštita od neovlaštenog pristupa, mogućnost spremanja jedinstvenog broja i serije obrasca itd. Stoga državne (općinske) institucije često preferiraju za kupnju gotovih dokumenata.

Troškove povezane s proizvodnjom i/ili kupnjom obrazaca računovođa mora pripisati podčlanku 226 „Ostali poslovi, usluge” KOSGU-a.

Poštanske marke ili označene omotnice svrstavaju se u novčane dokumente i vode se na računu 0 201 35 000 “Dokumenti o gotovini”.

Kako i gdje pohraniti BSO

Jedan od nužnih koraka u početnoj fazi rada s BSO je dodjela odgovornosti. Upravitelj svojim nalogom formira posebno povjerenstvo u čiju je nadležnost praćenje cirkulacije obrazaca. Sa svakim članom povjerenstva sklapa se ugovor o punoj pojedinačnoj imovinskoj odgovornosti. Forma ugovora je standardna, odobrena je rezolucijom ruskog Ministarstva rada.

Svaka ustanova koja u svom djelovanju koristi BSO dužna je osigurati određene uvjete za njihovo čuvanje: u opremljenim sefovima, metalnim ili drvenim, obloženim željeznim pločama, ormarima ili, u slučaju većeg broja BSO, u zatvorenim prostorijama. Uvjeti zadržavanja moraju isključiti mogućnost neovlaštenog pristupa dokumentaciji od strane neovlaštenih osoba.

Za pojedine vrste obrazaca postoje posebna pravila. Na primjer, za evidentiranje „bolovanja“ razvijene su upute o postupku davanja obrazaca za bolovanje, njihovog evidentiranja i pohranjivanja (nalog Federalnog fonda za socijalno osiguranje Rusije i Ministarstva zdravstva Rusije). A računovodstvo i pohranjivanje radnih knjižica i njihovih umetaka regulirano je pravilima za vođenje i pohranjivanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo davanje poslodavcu (Uredba Vlade RF).

Ustanova mora čuvati kopije/spoofove obrazaca 5 godina. Nakon tog roka mogu se zbrinuti, ali samo postupkom inventure.

Računovodstvo za obrasce strogog izvješćivanja

Prema gore navedenim uputama za korištenje kontnih planova, proizvedeni ili kupljeni obrasci moraju se prikazati u računovodstvenim evidencijama. Nisu zalihe, stoga se računovodstvo vodi na izvanbilančnom računu 03 „Obrasci za strogo izvješće“. Računovođa evidentira broj BSO koji su pohranjeni u ustanovi ili izdani zaposlenicima. Za ove potrebe konto se može podijeliti na podkonte 03.1 „Obrasci stroge prijave u skladištu“, 03.2 „Obrasci stroge prijave u podizvještaju“ itd.

U računovodstvu se primitak obrazaca očituje u korist računa 302 26 730 „Povećanje obveza za podmirenje ostalih radova i usluga“. Istodobno, njihov primitak treba se odraziti na zaduženje izvanbilančnog računa 03 "Obrasci za strogo izvješćivanje". Osnova za obračun su isprave dobavljača – fakture ili potvrde o izvršenim radovima. U ovom se slučaju ne koristi metoda dvojnog unosa: bilježe se samo činjenice primitka obrazaca ili njihovog odlaganja.

Metoda ocjenjivanja obrazaca mora biti naznačena u računovodstvenoj politici ustanove: bilo po nabavnoj cijeni, ili, što je najčešće u praksi, svaki obrazac za 1 rublju.

Ustanova je dužna voditi dnevnik za ostalo poslovanje (obrazac 0504071) na računu 03 „Obrasci za strogo izvješće“. Dnevnik se polaže zajedno s primarnim dokumentima koji pokazuju kretanje BSO.

Osim toga, za svaku vrstu obrazaca vodi se posebna knjiga obrazaca strogog izvješća (obrazac 0504045). Označava datum primitka ili izdavanja obrazaca, njihovu količinu i cijenu. Na kraju izvještajnog razdoblja podaci se analiziraju i prikazuje se stanje. Stranice takvih knjiga su numerirane, a same knjige moraju biti provezane i zapečaćene.

Popis i otpis

BSO zahtijevaju poseban pristup ne samo pitanjima njihovog skladištenja i računovodstva. Vrlo je važno da računovođa zna kako otpisati stroge obrasce za izvješćivanje. U slučaju oštećenja ili otkrivenih nedostataka, takvi se obrasci ne mogu jednostavno baciti.

Praćenje stanja BSO-a provodi se tijekom inventure, tijekom koje je potrebno provjeriti prisutnost i sigurnost kopija/spoofova obrazaca, nepostojanje nedostataka, ispravaka, podudarnost iznosa u kopijama/spinnerima s podaci izvoda ili blagajničkih izvješća i sl. Na temelju rezultata popisa izrađuje se izvod odstupanja (obrazac 0504092) temeljem kojeg se otpisuje otkriveni oštećeni ili neispravni BSO. Postupak ima strogo definiran redoslijed. Prvi korak je izrada akta o otpisu obrazaca strogog izvješćivanja. Također se može sastaviti u bilo kojem obliku, ali proračunske institucije najčešće koriste utvrđeni obrazac (obrazac 0504816). U aktu moraju biti navedeni članovi komisije, razdoblje za koje se vrši otpis i datum. Osim toga, trebate navesti brojeve dokumenata koji se otpisuju, njihove serije i razloge otpisa. Nakon toga, obrasci stroge prijave moraju se uništiti. U aktu se upisuje i datum uništenja. Dokument moraju potpisati svi članovi povjerenstva i odobriti čelnik ustanove.

Primjeri obračuna obrazaca strogog izvještavanja u proračunskom računovodstvu

Primjer 1.

Zdravstvena ustanova pružila je uslugu u iznosu od 1250 rubalja. Prilikom plaćanja putem blagajne potrošaču se izdaje račun. Ove će se transakcije odraziti u sljedećim zapisima:

Primjer 2.

Ustanova je izradila 10 propusnica za svoje zaposlenike. Računovodstvenom politikom ustanove propisano je da se SSZ evidentiraju po trošku stjecanja. Osoblju je uručeno 7 propusnica. Ove transakcije će se odraziti u sljedećim unosima.

Ljeto je uvijek bilo vrijeme završnih ispita. Obrazovna ustanova koja ima državnu akreditaciju i provodi općeobrazovne i stručne obrazovne programe dužna je osobi koja je položila završnu svjedodžbu izdati ispravu državnoga izdanja. I nije važno radi li se o svjedodžbi, diplomi ili, kako ponekad biva, akademskoj svjedodžbi - svi podjednako pripadaju kategoriji "Strogi obrasci za izvješćivanje".

Obrasci strogog izvješćivanja (SRF) naširoko se koriste u raznim institucijama i organizacijama. Koriste se za primanje gotovine bez upotrebe fiskalne opreme. Posebni BSO-i koriste se prilikom prodaje, na primjer, ulaznica i pretplata. Obrasci potvrde o nesposobnosti za rad i domovnice potvrđuju prava na odgovarajuća plaćanja. Diplome, svjedodžbe, akademske svjedodžbe, radne knjižice, vaučeri, obrasci vrijednosnih papira - sve je to BSO. Zahtjevi za njihov dizajn i sadržaj određeni su zakonodavnim aktima na različitim razinama, uključujući i industrijske.

Potvrdite obrazovanje

Zasebnu skupinu u raznolikosti BSO-a čine obrazovni dokumenti. Obrasci i tehnički zahtjevi za državne dokumente o obrazovanju na bilo kojoj razini odobreni su Nalozima Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije. Među takvim zahtjevima su slike državnih simbola, određena vrsta papira, prisutnost sigurnosnih elemenata i holograma. Svaki obrazac mora imati svoj jedinstveni broj.
Obrazac dokumenta ispisuje se ili generira pomoću automatiziranih sustava. Štoviše, takva oprema mora biti zaštićena od neovlaštenog pristupa, kao i identificirati, evidentirati i čuvati sve transakcije s dokumentima najmanje pet godina. Osim toga, potrebno je pohraniti jedinstveni broj i seriju dokumenta.
Obrazac mora sadržavati podatke o proizvođaču obrasca dokumenta (skraćeni naziv, identifikacijski broj poreznog obveznika, mjesto, broj naloga i godina njegovog izvršenja, cirkulacija), osim ako nije drugačije određeno regulatornim pravnim aktima o odobravanju obrazaca takvih obrazaca dokumenata.
Zakonske norme koje reguliraju postupak stjecanja, evidentiranja i čuvanja dokumenata koji potvrđuju stjecanje obrazovanja definirane su nizom dokumenata:
Zakon Ruske Federacije od 10. srpnja 1992. N 3266-1 „O obrazovanju” (u daljnjem tekstu Zakon N 3266-1);
Naredbama Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije:
- od 10. ožujka 2005. br. 65 „O davanju suglasnosti na Uputu o postupku izdavanja državnih isprava o visokom stručnom obrazovanju, popunjavanju i čuvanju odgovarajućih obrazaca isprava“ (u daljnjem tekstu: Naredba br. 65);
- od 9. ožujka 2007. N 80 „O odobrenju Uputa o postupku izdavanja državnih dokumenata o srednjem strukovnom obrazovanju, popunjavanju i pohranjivanju odgovarajućih obrazaca dokumenata” (u daljnjem tekstu: Naredba N 80);
- od 23. ožujka 2007. N 92 „O odobrenju Uputa o postupku izdavanja državnih dokumenata o osnovnom strukovnom obrazovanju i razini kvalifikacije, popunjavanju i pohranjivanju odgovarajućih obrazaca dokumenata” (u daljnjem tekstu: Naredba N 92);
- od 28. veljače 2011. N 224 „O odobrenju Postupka za izdavanje državnih dokumenata o osnovnom općem i srednjem (potpunom) općem obrazovanju, popunjavanju, pohranjivanju i evidentiranju odgovarajućih obrazaca dokumenata” (u daljnjem tekstu Naredba N 224);
- od 22. svibnja 2000. N 1509 „O odobrenju Uputa o izdavanju državnih dokumenata o odgovarajućoj razini obrazovanja i (ili) kvalifikacija i akademske svjedodžbe (potvrda o studiranju u obrazovnoj ustanovi)” (u daljnjem tekstu: Naredba N 1509).

Primamo i skladištimo

Ovlasti za organiziranje izdavanja državnih dokumenata o razini obrazovanja i (ili) kvalifikacija dodijeljene su Ministarstvu obrazovanja i znanosti Rusije (točka 5.20 Uredbe Vlade Ruske Federacije od 15. svibnja 2010. N 337 "O Ministarstvu obrazovanja i znanosti Ruske Federacije").
Pružanje odgojno-obrazovnim ustanovama BSO potvrde obrazovanja regulirano je odredbama st. 7. čl. 27. Zakona br. 3266-1. U skladu s njim, organizacija pružanja obrazovnim ustanovama i znanstvenim organizacijama koje imaju državnu akreditaciju obrazaca državnih dokumenata o razini obrazovanja i (ili) kvalifikacija u odnosu na savezne obrazovne ustanove, obrazovne ustanove višeg stručnog obrazovanja i dodatne stručne obrazovanja, znanstvenih organizacija provode ovlaštena savezna tijela izvršne vlasti.
Kupljene obrasce diploma, svjedodžbi, akademskih svjedodžbi obrazovna ustanova prima uz popratnu dokumentaciju (računi, otpremnice i sl.) na kojoj je naznačen naziv obrazaca, njihova serija, brojevi i cijena.
Postupak zaprimanja, evidentiranja i kontrole obrazaca obrazovnih isprava isti je kao i za ostale OPU. Određen je Uredbom Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja 2008. N 359 „O postupku plaćanja u gotovini i (ili) poravnanja platnim karticama bez upotrebe opreme za blagajne” (u daljnjem tekstu Uredba N 359).
Voditelj ustanove mora stvoriti potrebne uvjete za osiguranje sigurnosti obrazaca dokumenata. Naredbe Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije N N 65, 80, 92, 224 pokazuju da se obrasci obrazovnih dokumenata pohranjuju u obrazovnim ustanovama kao dokumenti stroge odgovornosti, odnosno u sefovima, metalnim ormarima ili posebnim prostorijama kako bi se osigurala njihova sigurnost. , a evidentiraju se prema posebnom očevidniku. Na kraju radnog dana skladišni prostor za obrasce dokumenata se pečati ili plombira. Isti zahtjevi regulirani su odredbama stavka 16. Naredbe br. 359.
Obrasce dokumenata koje je primila organizacija prihvaća zaposlenik odgovoran za skladištenje u nazočnosti komisije stvorene u ustanovi. Prihvaćanje se vrši na dan primitka BSO. Provjerava se cjelovitost pakiranja, usklađenost stvarne količine, serija i brojeva obrazaca dokumenata s podacima navedenim u primarnim popratnim dokumentima i sastavlja se potvrda o prihvaćanju obrazaca. Osnova za prihvaćanje obrazaca diploma i obrazaca potvrda za upis je akt potpisan od strane komisije i odobren od strane voditelja ustanove (točka 15. Procedure br. 359).
Za evidentiranje prometa obrazaca dokumenata koriste se primarni računovodstveni dokumenti i registri, odobreni Nalogom Ministarstva financija Rusije od 15. prosinca 2010. N 173n „O odobravanju obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata i računovodstvenih registara koje koriste javna tijela ( državnih tijela), tijela lokalne samouprave, upravljanja državnim izvanproračunskim fondovima, državnih akademija znanosti, državnih (općinskih) ustanova i Smjernice za njihovu primjenu« (u daljnjem tekstu: Naredba broj 173n).
U Knjiga obračuna obrazaca strogog izvješća (f. 0504045) . Listovi takve knjige moraju biti numerirani, protkani i potpisani od strane voditelja i glavnog računovođe (računovođe) ustanove, te također zapečaćeni (pečatom). Upisi u knjigu vrše se prilikom svakog premještanja obrazaca. Za svaku vrstu obrazaca stroge prijave mora se voditi posebna knjiga. Ako ustanova ima nekoliko vrsta obrazaca, dopušteno je vođenje jedne knjigovodstvene knjige. U tom slučaju knjiga dodjeljuje potreban broj stranica za svaku vrstu obrasca. Na temelju podataka o primicima i izdacima obrazaca strogog izvještavanja ispisuje se stanje na kraju razdoblja.

Pažnja! Nije dopušteno prenijeti obrasce dokumenata koje je primila obrazovna ustanova bilo koje razine u druge obrazovne ustanove.

Popis obrazaca

Popis obrazaca stroge prijave je obavezna aktivnost. Prema klauzuli 17. Naredbe br. 359, provodi se istodobno s popisom gotovine i gotovinskih dokumenata u blagajni.
Ustanova mora osnovati stalnu inventurnu komisiju. U slučaju velikog obima posla za istovremeni popis imovine i financijskih obveza, preporučljivo je osim stalne popisne komisije formirati i radne popisne komisije.
Stvarna dostupnost obrazaca strogog izvješća utvrđuje se prema vrsti obrasca, uzimajući u obzir početni i završni broj, kao i za svako skladišno mjesto i materijalno odgovorne osobe (točka 3.41. Metodoloških uputa za popis imovine i financijskih obveza, odobren Nalogom Ministarstva financija Rusije od 13. lipnja 1995. N 49).
Prilikom popisa obrazaca diploma i uvjerenja komisija ponovno izračunava BSO. Brojevi i serije obrazaca provjeravaju se pomoću Inventarne liste (priključnog lista) obrazaca strogih izvještaja i novčanih isprava (f. 0504086). Završna faza popisa je usporedba stvarnih stanja materijalnih sredstava utvrđenih nadzorom sa stanjem evidentiranim u izvanbilančnom knjigovodstvu na računima proračuna. Sva odstupanja između stvarne raspoloživosti i knjigovodstvenih podataka utvrđenih u popisnim listama, npr. manjkovi ili viškovi obrazaca diploma i obrazaca svjedodžbi, evidentiraju se u Izjavi o odstupanjima na temelju rezultata popisa (f. 0504092), koja je osnova za sastavljanje Izjave o rezultatima popisa (f. 0504835).
Ukoliko se rezultatima popisa utvrde viškovi, onda ih treba otpisati prema Zakonu o otpisu obrazaca strogog izvješća (f. 0504816). U aktu se utvrđuje sastav komisije za otpis, navodi se datum i broj isprave kojom je ova komisija imenovana. Osim toga, u aktu se navodi razdoblje za koje se vrši otpis. Navedeni su dokumenti koji se otpisuju uz naznaku brojeva, serija i razloga otpisa. Akt potpisuju članovi povjerenstva, a odobrava ga voditelj obrazovne ustanove. Isti primarni dokument također se koristi za formalizaciju odluke o otpisu oštećenog (uključujući i prilikom ispunjavanja) BSO. Formira se na temelju Izjave o odstupanjima temeljem rezultata popisa (f. 0504092) i služi kao osnova za iskazivanje strogih izvještajnih obrazaca u knjigovodstvenim evidencijama ustanove za zbrinjavanje.
Za formalizaciju odluke o otpisu oštećenog (uključujući i prilikom ispunjavanja) BSO-a koristi se Zakon o otpisu obrazaca za strogo izvješćivanje (f. 0504816). Formira se na temelju Izjave o odstupanjima temeljem rezultata popisa (f. 0504092) i služi kao osnova za iskazivanje strogih izvještajnih obrazaca u knjigovodstvenim evidencijama ustanove za zbrinjavanje. Akt potpisuju članovi povjerenstva, a odobrava ga voditelj obrazovne ustanove. Manjkovi i viškovi utvrđeni popisom iskazuju se u proračunskom knjigovodstvu te se poduzimaju mjere za utvrđivanje razloga njihovog nastanka.
Uništavanje oštećenih obrazaca strogih izvještaja vrši se spaljivanjem ili izrezivanjem broja dokumenta i lijepljenjem na otpisni akt. Ako su obrasci spaljeni, tada se u tom slučaju sastavlja akt za uništavanje obrazaca s naznakom brojeva koji se spaljuju; ako je broj izrezan, tada će akt za otpis s priloženim brojevima biti istovremeno i akt za uništavanje obrazaca stroge prijave.
U slučaju popisa koji se provodi u vezi s promjenom materijalno odgovornih osoba, zaposlenik koji je preuzeo obrasce diploma i uvjerenja potpisuje se u popisu za prijem, a osoba koja ih je predala - za predaju tih obrazaca. Sve popisne zapisnike potpisuje predsjednik i svi članovi popisnog povjerenstva ustanove.
Kako bi se otklonili slučajevi prijevare, krađe ili pogreške u korištenju obrazaca za strogo izvješćivanje, potrebno je osigurati unutarnju financijsku kontrolu (redovito provoditi nenajavljene revizije). Kontrolne funkcije dodijeljene su računovodstvenoj i pravnoj službi ustanove. U sklopu Naredbe o računovodstvenim politikama za tekuću godinu, voditelj obrazovne ustanove odobrava raspored internih revizija. Imenovano povjerenstvo, prema rasporedu inspekcijskog nadzora, provjerava vođenje evidencija i poštivanje uvjeta čuvanja obrazaca strogog izvješća od strane materijalno odgovornih osoba. Na temelju rezultata unutarnjih provjera sastavlja se izvješće voditelju odgojno-obrazovne ustanove radi poduzimanja hitnih mjera za otklanjanje utvrđenih povreda.

Potpišite za primitak

Sve ima svoj logičan završetak, pa tako i proces učenja. Kao potvrdu toga, obrazovna ustanova ili znanstvena organizacija koja ima državnu akreditaciju izdaje državne dokumente o stupnju obrazovanja i (ili) kvalifikacijama (stavka 2. članka 27. Zakona br. 3266-1). Ako nije bilo moguće savladati nastavni plan i program, obrazovna ustanova će izdati akademsku potvrdu utvrđenog obrasca.
Naredbe Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije N N 65, 80, 92, 224 pokazuju da se za registraciju izdanih diploma, njihovih dodataka i akademskih svjedodžbi u svakoj obrazovnoj ustanovi vode posebne knjige (knjige upisa) u koje se unose podaci potrebno za knjigovodstvo upisuje se: serijski matični broj; prezime, ime i patronim osobe koja je primila diplomu (akademsku potvrdu), broj obrasca, datum izdavanja, datum i broj protokola državne certifikacijske komisije, broj naloga za isključenje studenta (slušatelja), potpis pročelnika odjela koji izdaje diplome, potpis osobe koja je primila diplomu (akademsko uvjerenje).
Upisne knjige izdanih diploma, njihovi prilozi i akademske svjedodžbe sveučilište spaja, numerira, pečatira i čuva kao strogo odgovornu ispravu. Nakon potpisa za primitak, diplomant dobiva dugo očekivani dokument, a ustanova koja mu je dala znanje nastavlja voditi evidenciju.
U skladu sa stavkom 8. čl. 27 Zakona N 3266-1, institucije koje izdaju državne dokumente o obrazovanju, akademske stupnjeve i akademske titule podnose saveznom izvršnom tijelu koje obavlja funkcije kontrole i nadzora u području obrazovanja, podatke o izdanim dokumentima unoseći ih u savezni registar, čije se formiranje i vođenje odvija na elektroničkim medijima, u svrhu informacijske i tehnološke potpore za provjeru vjerodostojnosti takvih dokumenata.
Vođenje federalnog registra državnih isprava o obrazovanju, akademskim stupnjevima i akademskim nazivima na elektroničkim medijima provodi se u skladu s jedinstvenim organizacijskim, metodološkim, programskim i tehničkim načelima koja osiguravaju njegovu kompatibilnost i interakciju s drugim državnim informacijskim sustavima i informacijsko-telekomunikacijskim sustavima. mreže.

Računovodstvo

Računovodstvo za BSO u obrazovnim ustanovama provodi se na temelju Naredbi Ministarstva financija Rusije:
- od 1. prosinca 2010. N 157n „O odobrenju Jedinstvenog računskog plana za tijela javne vlasti (državna tijela), jedinice lokalne samouprave, tijela upravljanja državnim izvanproračunskim fondovima, državne akademije znanosti, državne (općinske) ustanove i Upute za njegova primjena " (u daljnjem tekstu Uputa br. 157n);
- od 6. prosinca 2010. N 162n „O odobrenju Kontnog plana za proračunsko računovodstvo i uputa za njegovu primjenu” (u daljnjem tekstu: Uputa N 162n) - u odnosu na primatelje proračunskih sredstava;
- od 16. prosinca 2010. N 174n „O odobrenju Kontnog plana za računovodstvo proračunskih institucija i Uputa za njegovu primjenu” (u daljnjem tekstu: Uputa N 174n);
- od 23. prosinca 2010. N 183n „O odobrenju Računskog plana za računovodstvo autonomnih institucija i Uputa za njegovu primjenu” (u daljnjem tekstu Uputa N 183n).
BSO koji se nalaze na skladištu i koriste se u okviru poslovanja ustanove evidentiraju se na izvanbilančnom računu 03 „Obrasci za strogo izvješćivanje“. Korištenje izvanbilančnog računa pomaže u osiguravanju kontrole nad sigurnošću obrazaca za strogo izvješćivanje, pravovremenom izvršenju dokumenata za njihov primitak i odlaganje, kao i dobivanju potpunih informacija o njihovoj dostupnosti. Radi osiguranja upravljačkog računovodstva, ustanova ima pravo uvesti dodatne izvanbilančne račune za prikupljanje podataka. Računovodstvo za izvanbilančni račun 03 "Obrasci za strogo izvješćivanje" provodi se prema jednostavnom sustavu, odnosno bez korištenja metode dvostrukog knjiženja (stavak 2. točka 332. Upute br. 157n). Odredbe stavka 337. Upute br. 157n određuju postupak računovodstva za BSO:
- primitak obrazaca za strogo izvješćivanje odražava se unosom na izvanbilančni račun 03 u uvjetnoj vrijednosti od 1 rub. za 1 obrazac ili po trošku nabave obrazaca (postupak ocjenjivanja utvrđuje ustanova svojim računovodstvenim politikama);
- vodi se evidencija obrazaca stroge prijave u kontekstu osoba i mjesta čuvanja odgovornih za njihovo čuvanje i izdavanje;
- interno kretanje obrazaca strogog izvješćivanja u instituciji odražava se promjenom odgovorne osobe i (ili) mjesta skladištenja na temelju popratnih primarnih dokumenata;
- zbrinjavanje obrazaca strogog izvješćivanja iskazuje se po trošku po kojem su prethodno primljeni u računovodstvo.
U skladu s Uputama o postupku primjene proračunske klasifikacije Ruske Federacije, odobrenim Nalogom Ministarstva financija Rusije od 21. prosinca 2011. N 180n, plaćanje za ugovore o kupnji i proizvodnji obrazaca za strogo izvješćivanje provodi se izvan podtočke 226. „Ostali poslovi, usluge“ KOSGU.
Ovisno o vrsti ustanove, evidencije se vode prema Uputama N N 162n, 174n, 183n.
U autonomnoj ustanovi:
Debit 0 401 01 226

Kredit 0 302 26 000


Debit 0 302 26 000
"Kalkulacije za ostale radove, usluge"
Kredit 0 201 11 000
"Sredstva ustanove na osobnim računima kod organa riznice"


- kapitalizirano BSO;

- BSO otpisan.
U proračunskoj ustanovi:
Debit 0 401 01 226
"Troškovi ostalih radova, usluga"
Kredit 0 302 26 730

- prikazani su troškovi za kupnju obrazaca;
Debitni 0 302 26 830

Kredit 0 201 11 610
"Povlačenje sredstava ustanove sa osobnih računa u organu riznice"
- izvršeno je plaćanje kupljenih obrazaca;
Zaduženje 03 "Obrasci za strogo izvješćivanje"
- kapitalizirano BSO;
Kredit 03 "Obrasci za strogo izvješćivanje"
- BSO otpisan.
U državnoj instituciji:
Debit 0 401 01 226
"Troškovi ostalih radova, usluga"
Kredit 0 302 26 730
"Povećanje obveza za ostale radove i usluge"
- prikazani su troškovi za kupnju obrazaca;
Debitni 0 302 26 830
"Smanjenje obveza za ostale radove i usluge"
Kredit 0 201 11 610, 0 304 05 226
“Povlačenje sredstava ustanove s osobnih računa kod tijela riznice”, “Obračuni plaćanja iz proračuna kod tijela financija za ostale radove i usluge”
- izvršeno je plaćanje kupljenih obrazaca;
Zaduženje 03 "Obrasci za strogo izvješćivanje"
- kapitalizirano BSO;
Kredit 03 "Obrasci za strogo izvješćivanje"
- BSO otpisan.

Pažnja! Obrasci učeničke iskaznice i razredne knjižice nisu obrasci za striktno izvješćivanje, pa se evidentiraju kao ostale zalihe na kontu 0 105 36 000 „Ostali inventar – ostale pokretnine ustanove“.
Prijem studentskih iskaznica i knjižica iz skladišta u dekanat vrši se na temelju Zahtjevnice-računa (f. 0315006).
Otpis izdanih studentskih iskaznica i razrednih knjižica provodi se na temelju uredno sastavljenog Akta o otpisu zaliha (f. 0504230).

Prilagođen je postupak popunjavanja, evidentiranja i izdavanja isprava o visokom obrazovanju, kvalifikacijama i njihovih duplikata. Pogledajmo na primjerima kako se sada bilježe diplome i svjedodžbe.

Obračun diploma i svjedodžbi: dolazak

Na kraju školske godine obrazovne ustanove samostalno nabavljaju potrebne obrasce. Napišite ih velikim slovom prema dokumentima dobavljača (proizvođača). Platite troškove prema KVR 244. U računovodstvu, odrazite troškove prema podčlanku 226 KOSGU. Obrasci diploma i svjedodžbi obično se klasificiraju kao obrasci za strogo izvješćivanje. Dopustite mi da vas podsjetim da institucija samostalno razvija popis takvih obrazaca i odobrava ga kao dio svoje računovodstvene politike. I sami obrasci za strogo izvješćivanje uzimaju u obzir na izvanbilančnom računu 03 u uvjetnom vrednovanju jedan obrazac - 1 rublja. ili po trošku stjecanja.

Primjer 1:

Srednja škola sklopila je ugovor o nabavi obrazaca svjedodžbi.

Broj svjedodžbi osnovnog općeg obrazovanja je 60, od čega pet s odličnim. A postoji 30 svjedodžbi srednjeg općeg obrazovanja, uključujući dvije s pohvalama. Ukupni iznos po ugovoru je 9 tisuća rubalja.

Na temelju isprava dobavljača, računovodstvena evidencija:

DEBITNA 4 109 60 226
KREDIT 4.302 26.730
9000 rub.
- dug nastao po ugovoru o nabavi certifikata;

DEBIT 03
90 rub.
- potvrde na izvanbilančnom računu uzimaju se u obzir pri uvjetnom vrednovanju jednog obrasca - 1 rub.

Blagajnik je kao materijalno odgovorna osoba položila obrasce u blagajnu ustanove.

U knjizi upisa obrazaca stroge prijave (f. 0504045) postoje različite stranice za različite vrste potvrda. U nastavku ćete vidjeti kako je računovođa odrazio primitak običnih svjedodžbi o osnovnom općem obrazovanju, navodeći njihove brojeve i serije:

Evidentiranje diploma i svjedodžbi, skladištenje i zbrinjavanje

Obrasci stroge prijave pohranjuju se ili u posebnom skladištu u metalnim kutijama ili u vatrostalnim kasama pod ključem.

Prijenos obrazaca prijaviti službeniku koji će ih popuniti i maturantima izdati isprave o obrazovanju kao interni prijelaz.

Primjer 2:

Zamjenica ravnatelja dobila je obrasce za izdavanje svjedodžbi o osnovnom općem obrazovanju.

Iz blagajne ustanove na zahtjev-račun izdane su 53 potvrde.

Računovođa je pripremio sljedeće unose:

DEBIT 03
53 rublja.
- uzete su u obzir potvrde zamjenika ravnatelja za nastavu;

KREDIT 03
53 rublja.
- odražava se izdavanje potvrda iz blagajne.

Kada dođe vrijeme za ispunjavanje obrazaca i izdavanje dokumenata diplomantima, odrazite raspolaganje po prethodno prihvaćenom trošku. Učinite to na temelju akta o otpisu (f. 0504816). Koristite ga za otpis oštećenih obrazaca.

Primjer 3:

Ustanova je maturantima izdala i izdala 51 svjedodžbu o osnovnom općem obrazovanju.

Prilikom popunjavanja dokumenata ravnateljica je uništila jedan obrazac. Još jedan oblik nije zatražen. Ravnatelj ga je vratio na blagajnu ustanove.

Računovođa je u računovodstvu naveo:

KREDIT 03
52 rub.
- izdane svjedodžbe diplomantima. Osnova - akt o otpisu na obrascu 0504816 (vidi uzorak)*;

KREDIT 03
1 utrljati.
- oštećeni certifikat je otpisan*;

* Materijalno odgovorna osoba je ravnatelj.

DEBIT 03
1 utrljati.
- odražava se povrat nepreuzetog obrasca potvrde na blagajnu (novčano odgovorna osoba je blagajnik).

Odrazio je posljednju operaciju u knjizi obrazaca:

Uzorak. Zakon o otpisu diploma i svjedodžbi

veličina fonta

NALOG Ministarstva obrazovanja i znanosti Ruske Federacije od 28.02.2011. 224 O ODOBRAVANJU POSTUPKA IZDAVANJA DRŽAVNIH ISPRAVA O OSNOVNIM OPĆIM I... Relevantnim u 2018.

IV. Računovodstvo i pohranjivanje obrazaca i zahtjeva za potvrde

31. Savezna izvršna tijela i izvršna tijela konstitutivnih subjekata Ruske Federacije koja upravljaju područjem obrazovanja, kojima je, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, povjereno organiziranje pružanja državnih akreditiranih obrazovnih ustanova s ​​obrascima potvrda i zahtjeva (u daljnjem tekstu: ovlaštena izvršna tijela), utvrđuje obujam, rokove i uvjete izrade naloga, izrade i dostave obrazaca potvrda i zahtjeva.

32. Obrasci svjedodžbi i prijava kao isprava strogog izvješćivanja moraju se čuvati u uvjetima koji isključuju neovlašteni pristup njima, i to: u posebno određenim i opremljenim prostorijama, sefovima ili metalnim ormarima s pouzdanim unutarnjim ili lokotima, te evidentirati u posebnom očevidniku.

Prostorije, sefovi, ormari u kojima se čuvaju obrasci uvjerenja i zahtjevi moraju biti zaključani i zapečaćeni.

33. Prijenos obrazaca svjedodžbi i zahtjeva koje je primila obrazovna ustanova u druge obrazovne ustanove nije dopušten.

34. Obrasci svjedodžbi i zahtjeva koji nisu korišteni u tekućoj godini, a preostali nakon izdavanja svjedodžbi diplomantima, vraćaju se na mjesto primitka u roku koji je odredilo ovlašteno izvršno tijelo.

35. Obrasci svjedodžbi i zahtjeva koji su oštećeni prilikom popunjavanja podliježu otpisu i uništenju odlukom povjerenstva formiranog u obrazovnoj ustanovi, kojim predsjeda voditelj obrazovne ustanove. Komisija sastavlja akt u dva primjerka. U aktu se navodi količina (brojem i slovima) i brojevi obrazaca uvjerenja i zahtjeva koji se uništavaju. Brojevi naslova oštećenih potvrda izrezuju se i lijepe na poseban list papira koji se prilaže uz prvi primjerak akta. Prvi primjerak akta s prilogom dostavlja se nadležnom izvršnom tijelu, drugi primjerak ostaje u obrazovnoj ustanovi.

36. Osobe koje čelnik ovlaštenog izvršnog tijela (organa lokalne uprave i obrazovanja, odgojno-obrazovne ustanove) odredi za primanje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje obrazaca svjedodžbi, na temelju računa preuzimaju obrasce tvrdog uveza. i naslove certifikata, zahtjeve prema broju i kvaliteti, provjeriti odsutnost nedostataka; u slučaju utvrđivanja manjkova (nedostataka) sastavljaju zapisnik s naznakom datuma i mjesta primitka, broja i tiskovnih brojeva nedostajućih ili neispravnih obrazaca tvrdog uveza te naslova potvrda, zahtjeva i vrste nedostataka u njima .

37. Evidencija obrazaca svjedodžbi i prijava vodi se u nadležnim tijelima izvršne vlasti (tijelima lokalne samouprave koja upravljaju odgojem i obrazovanjem, odgojno-obrazovnim ustanovama) za svaki stupanj općeg obrazovanja i za svaku vrstu isprave posebno, u pripadajućoj Knjizi upisa obrazaca svjedodžbi, kako na papiru, tako i u elektronskom obliku.

38. Knjiga upisa obrazaca potvrda sadrži sljedeće podatke:

38.1. Uzimajući u obzir primljene obrasce potvrda:

naziv proizvodne organizacije ili ovlaštenog izvršnog tijela od kojeg su primljeni obrasci (potvrde);

datum primitka obrazaca certifikata;

detalji računa;

broj primljenih obrazaca potvrda, uključujući naslove (naznačujući brojeve tiska), tvrde korice, prijave;

potpis primatelja s prijepisom;

38.2. Uzimajući u obzir izdane obrasce certifikata:

broj računa;

datum izdavanja obrazaca potvrde;

naziv organa lokalne samouprave koji obavlja poslove uprave u području obrazovanja, odnosno obrazovne ustanove kojoj su izdani obrasci svjedodžbi;

broj izdanih obrazaca potvrda, uključujući naslove (s naznakom tiskanih brojeva), tvrde korice, aplikacije;

detalji računa;

prezime, ime, patronim i položaj primatelja;

pojedinosti o punomoći (broj, datum, naziv organizacije koja je izdala punomoć za primanje);

potpise primatelja i izdavatelja s prijepisom;

38.3. Uzimajući u obzir ravnotežu obrazaca potvrda:

broj primljenih obrazaca potvrda u tekućoj godini;

broj iskorištenih obrazaca svjedodžbi (zahtjeva) u tekućoj godini - ukupno, od toga: izdanih maturantima tekuće godine, izdanih umjesto oštećenih, izdanih duplikata;

broj obrazaca potvrda (zahtjeva) izgubljenih (ili oštećenih) zbog različitih razloga (izgubljeni, ukradeni, oštećeni tijekom poplava, izvanrednih i umjetnih situacija);

potpis odgovorne osobe s prijepisom - prezime, ime, patronim (ako postoji), položaj.

39. Knjiga upisa obrazaca svjedodžbi mora biti numerirana, prošivena, imati na posljednjoj stranici zapis o nazivu ovlaštenog izvršnog tijela (organ jedinice lokalne samouprave koji upravlja područjem obrazovanja, obrazovna ustanova) i broju stranica, pečat i potpis čelnika ovlaštenog izvršnog tijela (organa lokalne samouprave koji obavlja poslove u području odgoja i obrazovanja, obrazovne ustanove).

Knjiženje u Knjigu obračuna obrazaca potvrda vrši se kronološkim redom kada svaki prihodno-rashodni promet obavlja osoba odgovorna za prijem, čuvanje, evidentiranje i izdavanje obrazaca potvrda.

V. R. Zakharyin, stručnjak za proračunsko računovodstvo i poreze, dr. sc. n.

Prijava i dostava

Prema paragrafu 338 Upute br. 157n, analitika računa vodi se u knjizi za bilježenje obrazaca strogog izvješćivanja (obrazac 0504045 Dodatka 5 Nalogu Ministarstva financija Rusije od 15. prosinca 2010. br. 173n). Osim toga, stavkom 6. Postupka propisano je i vođenje knjige za evidentiranje i evidentiranje izdanih potvrda.

Napominjemo sljedeću važnu točku: činjenica popunjavanja obrazaca nije osnova za njihov otpis, stoga se i dalje vode u izvanbilančnom računu dok se ne izdaju. Uručenje svjedodžbi diplomantima obavlja se najkasnije deset dana od dana izdavanja naloga o njihovom diplomiranju u obrazovnoj ustanovi.

Potvrdu može preuzeti roditelj uz predočenje putovnice ili druga osoba ako ima punomoć i identifikacijske dokumente. Potpisi za primanje potvrda stavljaju se u knjigu evidencije.

Otpisati

Na temelju stavka 35. Postupka obrasci svjedodžbi koji su oštećeni prilikom izrade otpisuju se i uništavaju odlukom povjerenstva kojim predsjedava čelnik ustanove. U tom slučaju sastavlja se akt u dva primjerka s naznakom njihove količine. Brojevi naslova oštećenih potvrda izrezuju se i lijepe na poseban list papira koji se prilaže prvom primjerku koji se dostavlja nadležnom izvršnom tijelu.

Imajte na umu: obrasci preostali nakon izdavanja dokumenata diplomantima vraćaju se na mjesto gdje su primljeni u rokovima koje je utvrdilo ovlašteno izvršno tijelo (članak 34. Postupka). U ovom slučaju se i oni otpisuju. Ako iz nekog razloga svjedodžba nije zaprimljena u godini diplomiranja, pohranjuje se na ustanovi dok se ne zatraži. Stoga se na kraju izvještajne godine mogu pojaviti stanja na računu, što dovodi do potrebe vođenja dodatnog analitičkog knjigovodstvenog registra kako bi se popunjene potvrde mogle voditi odvojeno od praznih obrazaca koji će se kupovati iduće godine.

Novi računovodstveni postupak

Od 1. rujna 2013. glavni dio odredaba Saveznog zakona od 29. prosinca 2012. br. 273-FZ „O obrazovanju u Ruskoj Federaciji” bit će na snazi, a neovisnost obrazovnih institucija značajno će se proširiti.

Trenutačno je rusko Ministarstvo obrazovanja pripremilo nacrt naredbe koji ne sadrži odredbu o centraliziranoj nabavi obrazaca. Stoga, ako institucije dobiju pravo samostalnog stjecanja certifikata, tada će biti potrebno prikazati troškove ove operacije u bilanci, istovremeno uzimajući u obzir primitak, izdavanje i otpis obrazaca u bilanci. .

Važno je zapamtiti

Certifikati su nužni za glavnu djelatnost obrazovne ustanove, stoga se troškovi njihovog stjecanja uzimaju u obzir prema vrsti novčane potpore šifri „4“.