Formularele de raportare strictă (SRF) sunt un tip de documente care sunt folosite pentru a înregistra starea sau dreptul la ceva, pentru a confirma starea primită etc. SRF sunt supuse unei contabilități speciale, prin urmare conțin în mod necesar un set de parametri de identificare:

• informatii despre aprobarea formularului;
• Titlul documentului;
• număr de serie.

În activitățile instituției se pot distinge trei domenii legate de luarea în considerare a formularelor stricte de raportare:

• activități financiare și economice curente;
• înregistrarea relațiilor de muncă cu angajații;
• aşezări cu populaţia.

Nu există încă un registru unificat al BSO-urilor în Rusia. Principalele forme de formulare care sunt adesea folosite în sectorul bugetar:

• chitanțe (eliberate în locul chitanței de casă la efectuarea plăților către public pentru serviciile prestate);
• bilete și abonamente pentru evenimente de divertisment;
• cărți de lucru și inserții pentru acestea;
• certificate;
• bilete militare;
• cărți medicale;
• certificate de naștere;
• certificate de incapacitate de muncă;
• tichete stațiuni balneare;
• certificate, diplome;
• valori mobiliare;
• carduri de combustibil etc.

Formularele stricte de raportare sunt utilizate cel mai activ în instituțiile medicale și de învățământ. Cu toate acestea, documente precum carnetele de muncă sau certificatele de incapacitate de muncă sunt necesare în instituțiile din orice industrie. Aceasta înseamnă că contabilul trebuie să aibă o gamă completă de cunoștințe despre circulația, contabilitatea și stocarea situațiilor financiare. Un set specific de documente pentru o anumită organizație depinde de specificul activităților sale și este aprobat de șef.

Acte juridice normative

Pentru un contabil, actele juridice de reglementare fundamentale (RLA) care reglementează contabilitatea formularelor stricte de raportare în instituțiile bugetare sunt câteva instrucțiuni:

• instrucțiuni pentru utilizarea unui plan de conturi unificat, aprobate prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei;
• instrucțiuni de utilizare a planului de conturi pentru contabilitatea bugetară, aprobate prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei;
• instrucțiuni de utilizare a planului de conturi pentru contabilitatea instituțiilor bugetare, aprobate prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei;
• instrucțiuni de utilizare a planului de conturi pentru contabilitatea instituțiilor autonome, aprobate prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei.

În plus, este necesar să cunoașteți reglementările din industrie care reglementează structura formularelor specifice, regulile de completare, înregistrare și stocare a acestora. Deci, dacă forma unui certificat școlar este aprobat de o agenție guvernamentală (ordinul Ministerului Educației și Științei din Rusia „Cu privire la aprobarea eșantioanelor și descrierilor certificatelor de învățământ general de bază și secundar general și a cererilor pentru acestea”), ar trebui folosit. Ordine similare se aplică documentelor de studii superioare, dosarelor de muncă, certificatelor de incapacitate de muncă și altor BSO.

De unde să obțineți formulare stricte de raportare

Instituțiile bugetare trebuie să pună la dispoziție singure formularele stricte de raportare necesare. După cum sa menționat mai sus, dacă formularul BSO necesar este aprobat de o agenție guvernamentală, numai acesta poate fi utilizat. În acest caz, organizația achiziționează numărul necesar de formulare de la producătorul lor. Datele despre acestea sunt publicate pe site-ul Serviciului Federal de Taxe al Rusiei în secțiunea „Licențe, permise, registre”.

Instituțiile de stat și bugetare în materie de forme de achiziție trebuie să se bazeze pe dispozițiile legii federale „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru a satisface nevoile de stat și municipale”, și pe cele autonome - legea federală „ Cu privire la achizițiile de bunuri, lucrări, servicii de către anumite tipuri de persoane juridice.”

A doua opțiune este de a dezvolta și produce în mod independent anumite tipuri de formulare, de exemplu, certificate de serviciu. În conformitate cu regulamentul privind implementarea plăților în numerar și (sau) plăților cu carduri de plată fără utilizarea echipamentelor de casă de marcat (rezoluție a Guvernului Federației Ruse), sistemele automate pot fi utilizate pentru a forma un BSO. Puteți imprima numai folosind metoda tipografică. Cu toate acestea, trebuie luat în considerare faptul că sistemului automatizat sunt impuse un număr mare de cerințe: protecție împotriva accesului neautorizat, capacitatea de a salva un număr unic și o serie de formular etc. Prin urmare, instituțiile de stat (municipale) preferă adesea pentru a cumpăra documente gata făcute.

Costurile legate de producerea și/sau achiziționarea formularelor trebuie să fie atribuite de contabil subarticolul 226 „Alte lucrări, servicii” al KOSGU.

Mărcile poștale sau plicurile marcate sunt clasificate ca documente bănești și sunt contabilizate în contul 0 201 35 000 „Documente de numerar”.

Cum și unde se păstrează BSO

Unul dintre pașii necesari în etapa inițială a lucrului cu BSO este atribuirea responsabilității. Managerul, prin ordinul său, formează o comisie specială ale cărei responsabilități includ monitorizarea circulației formularelor. Cu fiecare membru al comisiei se încheie un acord privind responsabilitatea financiară individuală deplină. Forma acordului este standard, este aprobată printr-o rezoluție a Ministerului Muncii din Rusia.

Orice instituție care folosește BSO în activitățile sale este obligată să asigure anumite condiții pentru depozitarea acestora: în seifuri dotate, metalice sau din lemn, căptușite cu foi de fier, dulapuri sau, în cazul unui număr mare de BSO, în incinte sigilate. Condițiile de izolare trebuie să excludă posibilitatea accesului neautorizat la documentație de către persoane neautorizate.

Există reguli speciale pentru anumite tipuri de formulare. De exemplu, pentru a înregistra „concediul medical”, au fost elaborate instrucțiuni privind procedura de furnizare a formularelor de concediu medical, înregistrarea și stocarea acestora (ordinul Fondului Federal de Asigurări Sociale din Rusia și al Ministerului Sănătății al Rusiei). Iar contabilitatea și păstrarea cărților de muncă și a inserțiilor acestora sunt reglementate de regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă, de elaborare a fișelor de carte de muncă și de a le pune la dispoziție angajatorului (Decret Guvernului RF).

Instituția trebuie să păstreze copii/falsificații ale formularelor timp de 5 ani. După această perioadă, acestea pot fi eliminate, dar acest lucru se poate face doar prin procedura de inventariere.

Contabilitatea formularelor stricte de raportare

Conform instrucțiunilor menționate mai sus pentru utilizarea planurilor de conturi, formularele fabricate sau achiziționate trebuie să fie reflectate în evidențele contabile. Acestea nu sunt stocuri, prin urmare contabilitatea se face folosind contul extrabilanțiar 03 „Forme de raportare stricte”. Contabilul înregistrează numărul de BSO care sunt stocate în instituție sau eliberate angajaților. În aceste scopuri, contul poate fi împărțit în subconturi 03.1 „Formulare de raportare stricte în depozit”, 03.2 „Formulare de raportare stricte în subraport”, etc.

În contabilitate, primirea formularelor se reflectă în creditul contului 302 26 730 „Majorarea conturilor de plătit pentru decontări pentru alte lucrări și servicii”. În același timp, primirea acestora ar trebui reflectată în debitul contului extrabilanțiar 03 „Formulare de raportare stricte”. Baza contabilității sunt documentele furnizorului - facturi sau certificate de muncă efectuată. Metoda înregistrării duble nu este utilizată în acest caz: se consemnează doar faptele de primire a formularelor sau de eliminare a acestora.

Metoda de evaluare a formularelor trebuie indicată în politica contabilă a instituției: fie la prețul de cumpărare, fie, ceea ce este cel mai frecvent în practică, fiecare formular pentru 1 rublă.

Instituția este obligată să țină un jurnal pentru alte tranzacții (formular 0504071) în contul 03 „Formulare de raportare strictă”. Jurnalul este depus împreună cu documentele primare care indică mișcarea BSO.

În plus, pentru fiecare tip de formulare se menține o carte separată de formulare stricte de raportare (formular 0504045). Indică data primirii sau emiterii formularelor, cantitatea și costul acestora. La sfârșitul perioadei de raportare, datele sunt analizate și este afișat soldul. Paginile unor astfel de cărți sunt numerotate, iar cărțile în sine trebuie să fie dantelate și sigilate.

Inventariere și anulare

BSO necesită o abordare specială nu numai a problemelor de stocare și contabilitate. Este foarte important ca un contabil să știe cum să anuleze formularele stricte de raportare. În caz de deteriorare sau defecte detectate, astfel de forme nu pot fi pur și simplu aruncate.

Monitorizarea stării BSO se efectuează în timpul unui inventar, în cadrul căruia este necesară verificarea prezenței și siguranței copiilor/falsurilor de formulare, absența defectelor, corecțiilor, corespondența sumelor în copii/filare la datele extraselor sau rapoartelor de casă etc. Pe baza rezultatelor inventarierii se generează o declarație de neconcordanțe (formular 0504092) , pe baza căreia se radiază BSO avariat sau defectuos detectat. Procedura are o ordine strict definită. Primul pas este pregătirea unui act privind anularea formularelor stricte de raportare. Poate fi intocmit si sub orice forma, insa institutiile bugetare folosesc cel mai des formularul stabilit (formular 0504816). Actul trebuie să enumere membrii comisiei, perioada pentru care are loc radierea și data. În plus, trebuie să indicați numerele documentelor care sunt anulate, seria acestora și motivele radierii. După aceasta, formularele stricte de raportare trebuie distruse. În act se consemnează și data distrugerii. Documentul trebuie semnat de toți membrii comisiei și aprobat de șeful instituției.

Exemple de contabilitate pentru formularele stricte de raportare în contabilitatea bugetară

Exemplul 1.

Instituția medicală a oferit un serviciu în valoare de 1.250 de ruble. La plata prin casa de marcat, consumatorului i s-a dat o chitanta. Aceste tranzacții vor fi reflectate în următoarele înregistrări:

Exemplul 2.

Instituția a produs 10 permise pentru angajații săi. Politica contabilă a instituției prevede că SSB-urile trebuie contabilizate la costul achiziției. Au fost predate personalului 7 permise. Aceste tranzacții vor fi reflectate în următoarele înregistrări.

Vara a fost întotdeauna momentul pentru examenele finale. O instituție de învățământ care are acreditare de stat și implementează programe de învățământ general și educațional profesional trebuie să elibereze un document eliberat de stat persoanei care a promovat certificarea finală. Și nu contează dacă este un certificat, o diplomă sau, așa cum se întâmplă uneori, un certificat academic - toate aparțin în mod egal categoriei „Formulare de raportare stricte”.

Formularele stricte de raportare (SRF) sunt utilizate pe scară largă în diverse instituții și organizații. Acestea sunt folosite pentru a accepta numerar fără a utiliza echipamente de casă de marcat. BSO-urile speciale sunt folosite atunci când se vând, de exemplu, bilete și abonamente. Formularele de certificate de incapacitate de muncă și certificatele de naștere confirmă drepturile la plăți corespunzătoare. Diplome, certificate, certificate academice, dosare de lucru, bonuri, forme de titluri - toate acestea sunt BSO. Cerințele pentru proiectarea și conținutul acestora sunt determinate de acte legislative la diferite niveluri, inclusiv de industrie.

Confirmați educația

Un grup separat din diversitatea BSO sunt documentele educaționale. Formularele și cerințele tehnice pentru documentele de stat privind educația la orice nivel sunt aprobate prin ordine ale Ministerului Educației și Științei din Rusia. Printre astfel de cerințe se numără imagini cu simboluri de stat, un anumit tip de hârtie, prezența elementelor de securitate și holograme. Fiecare formular trebuie să aibă propriul său număr unic.
Formularul documentului este tipărit sau generat folosind sisteme automate. Mai mult, astfel de echipamente trebuie să fie protejate împotriva accesului neautorizat, precum și să identifice, să înregistreze și să stocheze toate tranzacțiile cu documente timp de cel puțin cinci ani. În plus, trebuie să fie stocate numărul unic și seria documentului.
Formularul trebuie să conțină informații despre producătorul formularului de document (denumirea prescurtată, numărul de identificare a contribuabilului, locația, numărul de comandă și anul executării acestuia, circulație), cu excepția cazului în care se prevede altfel prin actele juridice de reglementare privind aprobarea formularelor de astfel de formulare de document.
Normele legislative care reglementează procedura de obținere, înregistrare și stocare a documentelor care confirmă primirea educației sunt definite de o serie de documente:
Legea Federației Ruse din 10 iulie 1992 N 3266-1 „Cu privire la educație” (denumită în continuare Legea N 3266-1);
Prin ordinele Ministerului Educației și Științei din Rusia:
- din 10 martie 2005 nr. 65 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor privind procedura de eliberare a documentelor de stat privind învățământul profesional superior, completarea și păstrarea documentelor aferente” (denumit în continuare Ordinul nr. 65);
- din 9 martie 2007 N 80 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor privind procedura de eliberare a documentelor de stat privind învățământul secundar profesional, completarea și păstrarea documentelor aferente” (denumit în continuare Ordinul N 80);
- din 23 martie 2007 N 92 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor privind procedura de eliberare a documentelor de stat privind învățământul profesional primar și nivelul de calificare, completarea și păstrarea documentelor aferente” (denumit în continuare Ordinul N 92);
- din 28 februarie 2011 N 224 „Cu privire la aprobarea Procedurii de eliberare a actelor de stat privind învățământul general de bază și gimnazial (complet) general, completarea, păstrarea și consemnarea documentelor aferente” (denumit în continuare Ordinul N 224);
- din 22 mai 2000 N 1509 „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor privind eliberarea documentelor de stat privind nivelul corespunzător de studii și (sau) calificări și certificat academic (certificat de studii la o instituție de învățământ)” (denumit în continuare Ordin N 1509).

Primim și depozităm

Autoritatea de a organiza furnizarea de documente emise de stat privind nivelul de educație și (sau) calificări este atribuită Ministerului Educației și Științei din Rusia (clauza 5.20 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 mai 2010). N 337 „Despre Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse”).
Furnizarea instituțiilor de învățământ cu studii de confirmare a BSO este reglementată de prevederile paragrafului 7 al art. 27 din Legea nr.3266-1. În conformitate cu acesta, organizarea furnizării de instituții de învățământ și organizații științifice care au acreditare de stat cu formulare de documente emise de stat privind nivelul de educație și (sau) calificări în legătură cu instituțiile de învățământ federale, instituțiile de învățământ de învățământ profesional superior și profesionale suplimentare. educație, organizații științifice este realizată de organisme federale autorizate putere executivă.
Formularele achiziționate de diplome, certificate, certificate academice sunt primite de instituția de învățământ împreună cu documentele însoțitoare (facturi, bonuri de livrare etc.) care indică denumirea formularelor, seria, numerele și costul acestora.
Procedura de primire, înregistrare și control al formularelor de documente educaționale este aceeași ca și pentru alte OSB. Este definit de Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 N 359 „Cu privire la procedura de efectuare a plăților și (sau) decontărilor în numerar folosind carduri de plată fără utilizarea echipamentelor de marcat” (denumit în continuare Decretul N 359).
Conducătorul instituției trebuie să creeze condițiile necesare pentru a asigura siguranța formularelor de documente. Ordinele Ministerului Educației și Științei din Rusia N N 65, 80, 92, 224 indică faptul că formele de documente educaționale sunt stocate în instituțiile de învățământ ca documente de strictă responsabilitate, adică în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a le asigura siguranța. , și sunt înregistrate conform unui registru special. La sfarsitul zilei de lucru, zona de depozitare a formularelor de document este sigilata sau sigilata. Aceleași cerințe sunt reglementate de prevederile paragrafului 16 din Ordinul nr. 359.
Formele de documente primite de organizație sunt acceptate de către angajatul responsabil cu depozitarea în prezența unei comisii create în instituție. Acceptarea se face în ziua primirii BSO. Se verifică integritatea ambalajului, conformitatea cantității efective, seriilor și numerelor formularelor de documente cu datele specificate în documentele primare însoțitoare și se întocmește un certificat de acceptare a formularelor. Actul semnat de comisie și aprobat de conducătorul instituției stă la baza acceptării formularelor de diplomă și a certificatelor pentru înregistrare (clauza 15 din Procedura nr. 359).
Pentru înregistrarea cifrei de afaceri a formularelor de documente, se folosesc documente și registre contabile primare, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 15 decembrie 2010 N 173n „Cu privire la aprobarea formularelor de documente contabile primare și a registrelor contabile utilizate de autoritățile publice ( organele de stat), organele administrației publice locale, gestionarea fondurilor extrabugetare ale statului, academiile de științe de stat, instituțiile de stat (municipale) și Ghid de aplicare a acestora” (denumit în continuare Ordinul nr. 173n).
Contabilitatea analitică a BSO realizată prin tipărirea, după numele, seria și numerele acestora, cu indicarea datei de primire (eliberare) a formularelor de raportare strictă, preț condiționat, cantitate, precum și semnătura persoanei care le-a primit, se menține în Cartea Contabilitate a Formularelor de Raportare Strict (f. 0504045) . Foile unei astfel de cărți trebuie să fie numerotate, dantelate și semnate de șeful și contabilul șef (contabil) al instituției și, de asemenea, sigilate (ștampilă). Înregistrările în carte se fac ori de câte ori sunt mutate formularele. Pentru fiecare tip de formulare stricte de raportare trebuie ținută o carte separată. Dacă instituția are puține tipuri de formulare, atunci este permisă ținerea unui singur registru contabil. În acest caz, cartea alocă numărul necesar de pagini pentru fiecare tip de formular. Pe baza datelor privind încasările și cheltuielile formularelor stricte de raportare, este afișat soldul la sfârșitul perioadei.

Atenţie! Nu este permisă transferul documentelor primite de o instituție de învățământ de orice nivel către alte instituții de învățământ.

Inventarul formularelor

Inventarierea formularelor stricte de raportare este o activitate obligatorie. Conform clauzei 17 din Ordinul nr. 359, se realizează concomitent cu inventarierea numerarului și a documentelor de numerar în casierie.
Instituția trebuie să creeze o comisie permanentă de inventariere. În cazul unui volum mare de muncă pentru inventarierea concomitentă a proprietății și obligațiilor financiare, este indicat să se creeze comisii de inventariere de lucru pe lângă comisia permanentă de inventariere.
Disponibilitatea efectivă a formularelor de raportare strictă se stabilește pe tip de formular, luând în considerare numerele de început și de sfârșit, precum și pentru fiecare locație de depozitare și persoane responsabile financiar (clauza 3.41 din Ghidul metodologic pentru inventarierea proprietăților și pasivelor financiare, aprobat prin Ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 iunie 1995 N 49).
La inventarierea formularelor de diplomă și a formularelor de certificare, comisia recalculează BSO. Numerele și seriile de formulare sunt verificate folosind Lista de inventar (foaia de potrivire) a formularelor de raportare strictă și a documentelor monetare (f. 0504086). Etapa finală a inventarierii este o comparație a soldurilor efective ale activelor materiale identificate în timpul inspecției cu soldurile înregistrate în contabilitatea extra-bilanțifică în conturile bugetare. Toate discrepanțele dintre disponibilitatea reală și datele contabile stabilite în listele de inventar, de exemplu, lipsurile sau surplusul de formulare de diplomă și formulare de certificare, sunt înregistrate în Declarația de discrepanțe pe baza rezultatelor inventarului (f. 0504092), care stă la baza pentru întocmirea Declarației rezultatelor inventarului (f. 0504835).
Dacă rezultatele inventarului evidențiază surplusuri, atunci acestea ar trebui anulate folosind Legea privind anularea formularelor stricte de raportare (f. 0504816). Actul prevede componența comisiei de anulare, indică data și numărul documentului prin care a fost numită această comisie. În plus, actul indică perioada pentru care se face radierea. Documentele care sunt anulate sunt enumerate indicând numerele lor, seria și motivele radierii. Actul este semnat de membrii comisiei și aprobat de conducătorul instituției de învățământ. Același document primar este, de asemenea, utilizat pentru a oficializa decizia de a anula BSO deteriorat (inclusiv la completare). Acesta este format pe baza Declarației de discrepanțe pe baza rezultatelor inventarului (f. 0504092) și servește drept bază pentru reflectarea formularelor stricte de raportare în evidențele contabile ale instituției care cedează.
Pentru a oficializa decizia de anulare a BSO deteriorat (inclusiv la completarea) se folosește Legea privind anularea formularelor stricte de raportare (f. 0504816). Acesta este format pe baza Declarației de discrepanțe pe baza rezultatelor inventarului (f. 0504092) și servește drept bază pentru reflectarea formularelor stricte de raportare în evidențele contabile ale instituției care cedează. Actul este semnat de membrii comisiei și aprobat de conducătorul instituției de învățământ. Lipsurile și excedentele identificate în timpul inventarierii sunt reflectate în contabilitatea bugetară și se iau măsuri pentru stabilirea motivelor apariției lor.
Distrugerea formularelor de raportare stricte deteriorate se realizează prin arderea sau tăierea numărului documentului și lipirea acestuia de actul de anulare. Dacă formularele sunt arse, atunci în acest caz se întocmește un act de distrugere a formularelor care indică numerele care sunt arse; dacă numărul este tăiat, atunci actul de radiere cu numerele atașate va fi simultan un act. pentru distrugerea formularelor stricte de raportare.
În cazul unui inventar efectuat în legătură cu o schimbare a persoanelor responsabile financiar, angajatul care a acceptat formularele de diplomă și certificatele semnează în inventar pentru primire, iar persoana care le-a predat - pentru livrarea acestor formulare. Toate registrele de inventariere sunt semnate de către președinte și toți membrii comisiei de inventariere a instituției.
Pentru a elimina cazurile de fraudă, furt sau erori în utilizarea formularelor stricte de raportare, este necesar să se asigure controlul financiar intern (desfășurarea regulată de audituri neanunțate). Funcțiile de control sunt atribuite serviciilor contabile și juridice ale instituției. În cadrul ordinului privind politicile contabile pentru anul în curs, șeful instituției de învățământ aprobă un grafic al auditurilor interne. Comisia desemnată, conform programului de inspecție, verifică menținerea evidenței și respectarea condițiilor de păstrare a formularelor stricte de raportare de către persoanele responsabile financiar. Pe baza rezultatelor auditurilor interne, se întocmește un raport conducătorului instituției de învățământ pentru a lua măsuri prompte pentru eliminarea încălcărilor identificate.

Semnați pentru primire

Totul are concluzia lui logică, inclusiv procesul de învățare. În confirmare, o instituție de învățământ sau organizație științifică care are acreditare de stat emite documente eliberate de stat privind nivelul de studii și (sau) calificări (clauza 2 al art. 27 din Legea nr. 3266-1). În cazul în care nu a fost posibilă stăpânirea curriculumului, instituția de învățământ va elibera un certificat academic în forma stabilită.
Ordinele Ministerului Educației și Științei din Rusia N N 65, 80, 92, 224 indică faptul că, pentru înregistrarea diplomelor eliberate, a suplimentelor la acestea și a certificatelor academice, în fiecare instituție de învățământ se păstrează cărți speciale (cărți de înregistrare), în care se introduc datele necesare contabilitatii: numarul de inregistrare de serie; numele, prenumele și patronimul persoanei care a primit diploma (certificatul academic), numărul formularului, data emiterii, data și numărul procesului-verbal al comisiei de certificare de stat, numărul ordinului de expulzare a studentului (ascultătorului), semnătura șefului catedrei care eliberează diplome, semnătura persoanei care a primit diploma (certificat universitar).
Registrele de înregistrare ale diplomelor eliberate, anexele acestora și certificatele academice sunt legate între ele, numerotate, sigilate de universitate și păstrate ca documente strict responsabile. După ce a semnat pentru primire, absolventul primește documentul mult așteptat, iar instituția care i-a dat cunoștințele continuă să țină evidența.
În conformitate cu paragraful 8 al art. 27 din Legea N 3266-1, instituțiile care eliberează documente de stat privind studiile, diplome și titluri academice transmit organului executiv federal care exercită funcții de control și supraveghere în domeniul educației, informații despre documentele eliberate prin introducerea acestora în registru federal, a cărui formare și întreținere au loc pe suporturi electronice, în scopul informării și suportului tehnologic pentru verificarea autenticității unor astfel de documente.
Menținerea registrului federal al documentelor emise de stat privind educația, diplomele academice și titlurile academice pe medii electronice se realizează în conformitate cu principiile unificate organizatorice, metodologice, software și tehnice care asigură compatibilitatea și interacțiunea acestuia cu alte sisteme informatice de stat și de informare și telecomunicații. retelelor.

Contabilitate

Contabilitatea BSO în instituțiile de învățământ se efectuează pe baza ordinelor Ministerului de Finanțe al Rusiei:
- din 1 decembrie 2010 N 157n „Cu privire la aprobarea Planului de conturi unificat pentru autoritățile publice (organe de stat), administrațiile locale, organele de gestionare a fondurilor extrabugetare de stat, academiile de științe de stat, instituțiile de stat (municipale) și Instrucțiuni pentru aplicarea acesteia” (denumită în continuare Instrucțiunea nr. 157n);
- din 6 decembrie 2010 N 162n „Cu privire la aprobarea Planului de Conturi pentru Contabilitatea bugetară și Instrucțiuni de aplicare a acestuia” (denumită în continuare Instrucțiunea N 162n) - în legătură cu beneficiarii de fonduri bugetare;
- din 16 decembrie 2010 N 174n „Cu privire la aprobarea Planului de conturi de contabilitate a instituţiilor bugetare şi Instrucţiuni de aplicare a acestuia” (denumită în continuare Instrucţiunea N 174n);
- din 23 decembrie 2010 N 183n „Cu privire la aprobarea Planului de Conturi pentru contabilitatea instituțiilor autonome și Instrucțiuni de aplicare a acestuia” (denumită în continuare Instrucțiunea N 183n).
BSO care sunt depozitate și utilizate ca parte a activităților de afaceri ale instituției sunt contabilizate în contul în afara bilanţului 03 „Formulare de raportare stricte”. Utilizarea unui cont în afara bilanţului ajută la asigurarea controlului asupra siguranţei formularelor stricte de raportare, executarea la timp a documentelor pentru primirea şi eliminarea acestora, precum şi obţinerea de informaţii complete despre disponibilitatea acestora. Pentru a asigura contabilitatea de gestiune, instituția are dreptul de a introduce conturi suplimentare în afara bilanțului pentru a colecta informații. Contabilitatea contului extrabilanțiar 03 „Formulare stricte de raportare” se realizează după un sistem simplu, adică fără utilizarea metodei înregistrării duble (paragraful 2, clauza 332 din Instrucțiunea nr. 157n). Prevederile paragrafului 337 din Instrucțiunea nr. 157n determină procedura de contabilizare a BSO:
- primirea formularelor stricte de raportare este reflectată de o înregistrare în contul extrabilanțiar 03 în valoarea condiționată de 1 rub. pentru 1 formular sau cu costul achiziționării formularelor (procedura de evaluare este stabilită de instituție în politicile sale contabile);
- se țin evidența formularelor stricte de raportare în contextul persoanelor și locurilor de depozitare responsabile de depozitarea și emiterea acestora;
- circulația internă a formularelor stricte de raportare într-o instituție se reflectă prin schimbarea persoanei responsabile și (sau) a locației de depozitare pe baza documentelor primare justificative;
- eliminarea formularelor stricte de raportare se reflectă la costul la care acestea au fost anterior acceptate în contabilitate.
În conformitate cu Instrucțiunile privind procedura de aplicare a clasificării bugetare a Federației Ruse, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 21 decembrie 2011 N 180n, se efectuează plata pentru contractele de cumpărare și producere a formularelor stricte de raportare. conform subarticolului 226 „Alte lucrări, servicii” al KOSGU.
În funcție de tipul instituției, evidențele sunt păstrate în conformitate cu Instrucțiunile N N 162н, 174н, 183н.
Într-o instituție autonomă:
Debit 0 401 01 226

Credit 0 302 26 000


Debit 0 302 26 000
„Calcule pentru alte lucrări, servicii”
Credit 0 201 11 000
„Fondurile instituției în conturile personale la autoritatea de trezorerie”


- capitalizat de BSO;

- BSO anulat.
Într-o instituție bugetară:
Debit 0 401 01 226
„Cheltuieli pentru alte lucrări, servicii”
Credit 0 302 26 730

- se reflectă cheltuielile pentru formulare de cumpărare;
Debit 0 302 26 830

Credit 0 201 11 610
„Retragerea fondurilor instituției din conturile personale în organul de trezorerie”
- a fost efectuată plata formularelor achiziționate;
Debit 03 „Formulare de raportare stricte”
- capitalizat de BSO;
Credit 03 „Formulare de raportare stricte”
- BSO anulat.
Într-o instituție guvernamentală:
Debit 0 401 01 226
„Cheltuieli pentru alte lucrări, servicii”
Credit 0 302 26 730
„Creșterea conturilor de plătit pentru alte lucrări și servicii”
- se reflectă cheltuielile pentru formulare de cumpărare;
Debit 0 302 26 830
„Reducerea conturilor de plătit pentru alte lucrări și servicii”
Credit 0 201 11 610, 0 304 05 226
„Retragerea fondurilor de la instituție din conturile personale la autoritatea de trezorerie”, „Decontări pentru plăți de la buget la autoritatea financiară pentru alte lucrări și servicii”
- a fost efectuată plata formularelor achiziționate;
Debit 03 „Formulare de raportare stricte”
- capitalizat de BSO;
Credit 03 „Formulare de raportare stricte”
- BSO anulat.

Atenţie! Formularele carnetelor de student și carnetele de calificare nu sunt formulare stricte de raportare, prin urmare sunt contabilizate ca alte stocuri în contul 0 105 36 000 „Alte stocuri - alte bunuri mobile ale instituției”.
Primirea carnetelor de student si a carnetelor de calificare de la depozit la decanat se realizeaza pe baza Cerintei-factura (f. 0315006).
Radierea carnetelor de student și a carnetelor de calificare eliberate se efectuează pe baza unei Legi privind radierea stocurilor (f. 0504230) executată corespunzător.

A fost ajustată procedura de completare, înregistrare și eliberare a documentelor privind studiile superioare, calificări și duplicatele acestora. Să ne uităm la modul în care diplomele și certificatele sunt acum înregistrate folosind exemple.

Contabilitate diplome si certificate: sosire

La sfârșitul anului școlar, instituțiile de învățământ achiziționează în mod independent formularele necesare. Valorificați-le conform documentelor furnizorilor (producătorilor). Achitați cheltuielile conform KVR 244. În contabilitate reflectați cheltuielile conform subarticolului 226 din KOSGU. Formularele de diplomă și certificate sunt de obicei clasificate ca forme stricte de raportare. Permiteți-mi să vă reamintesc că instituția elaborează o listă cu astfel de formulare în mod independent și o aprobă ca parte a politicii sale contabile. Și formularele stricte de raportare în sine iau în considerare contul extrabilanțiar 03 în evaluarea condiționată un formular - 1 rublă. sau cu costul achiziției.

Exemplul 1:

Școala secundară a încheiat un acord pentru furnizarea de formulare de certificat.

Numărul certificatelor de învățământ general de bază este de 60, dintre care cinci cu onoare. Și sunt 30 de certificate de studii medii generale, dintre care două cu distincție. Suma totală conform contractului este de 9 mii de ruble.

Pe baza documentelor furnizorului, înregistrările contabile:

DEBIT 4 109 60 226
CREDIT 4.302 26.730
9000 de ruble.
- datoria acumulată în baza contractului de furnizare de certificate;

DEBIT 03
90 rub.
- certificatele dintr-un cont în afara bilanțului sunt luate în considerare la evaluarea condiționată a unui formular - 1 rub.

Casiera, în calitate de persoană responsabilă financiar, a depus formularele în casieria instituției.

În cartea de înregistrare a formularelor de raportare stricte (f. 0504045) există diferite pagini pentru diferite tipuri de certificate. Mai jos veți vedea cum a reflectat contabilul primirea certificatelor ordinare de educație generală de bază, indicând numerele și seria acestora:

Inregistrarea diplomelor si certificatelor, depozitarea si eliminarea

Formularele stricte de raportare sunt depozitate fie într-o cameră specială de depozitare în cutii metalice, fie în seifuri ignifuge sub cheie.

Înregistrați transferul formularelor către funcționarul care le va completa și elibera absolvenților documente de studii ca transfer intern.

Exemplul 2:

Directorul adjunct a primit formulare pentru eliberarea certificatelor de învățământ general de bază.

53 de certificate au fost eliberate de la casieria institutiei la cerere-factura.

Contabilul a pregătit următoarele înregistrări:

DEBIT 03
53 freacă.
- au fost luate în considerare certificatele directorului adjunct pentru afaceri academice;

CREDIT 03
53 freacă.
- se reflectă eliberarea certificatelor de la casierie.

Când vine momentul să completați formularele și să eliberați documentele absolvenților, reflectați dispoziția la costul acceptat anterior. Faceți acest lucru pe baza actului de anulare (f. 0504816). Folosiți-l pentru a șterge formularele deteriorate.

Exemplul 3:

Instituția a eliberat și eliberat absolvenților 51 de certificate de învățământ general de bază.

În timp ce completa documentele, directorul a stricat un formular. O altă formă a rămas nerevendicată. Directorul a returnat-o la casieria instituției.

Contabilul a indicat în contabilitate:

CREDIT 03
52 freacă.
- a eliberat certificate absolvenţilor. Baza - act de radiere in formularul 0504816 (vezi mostra)*;

CREDIT 03
1 frecare.
- certificatul deteriorat a fost radiat*;

* Persoana responsabilă financiar este directorul.

DEBIT 03
1 frecare.
- se reflectă returnarea formularului de certificat nerevendicat la casierie (persoana responsabilă financiar este casieria).

El a reflectat ultima operație în cartea de formulare:

Probă. Acționați la anularea diplomelor și certificatelor

marimea fontului

ORDIN al Ministerului Educației și Științei al Federației Ruse din 28.02.2011 224 PRIVIND APROBAREA PROCEDURII DE EMITERE DOCUMENTE DE STAT CU PRIVIRE GENERALĂ DE BAZĂ ȘI... Relevant în 2018

IV. Contabilitatea și stocarea formularelor și aplicațiilor de certificate

31. Autoritățile executive federale și autoritățile executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse care exercită conducere în domeniul educației, cărora, în conformitate cu legislația Federației Ruse, li se încredințează organizarea furnizării instituțiilor de învățământ acreditate de stat cu formulare de certificat. și cererile (denumite în continuare autorități executive autorizate), determină volumul, termenii și condițiile de formare a comenzii, producerea și livrarea formularelor și cererilor de certificat.

32. Formularele de certificate și cererile ca documente de raportare strictă trebuie păstrate în condiții care să excludă accesul neautorizat la acestea, și anume: în încăperi special amenajate și dotate, seifuri sau dulapuri metalice cu interior de încredere sau lacăte, și înregistrate într-un registru special.

Spațiile, seifurile, dulapurile în care sunt depozitate formularele de certificat și cererile trebuie să fie încuiate și sigilate.

33. Nu este permis transferul formularelor de certificate și cererilor primite de o instituție de învățământ către alte instituții de învățământ.

34. Formularele de certificate și cererile neutilizate în anul curent, rămase după eliberarea certificatelor absolvenților, se restituie la locul primirii acestora în termenele stabilite de organul executiv împuternicit.

35. Formularele de certificate și cererile care sunt deteriorate la completare sunt supuse radierii și distrugerii prin hotărâre a unei comisii create în instituția de învățământ, prezidată de conducătorul instituției de învățământ. Comisia întocmește actul în două exemplare. Actul indică cantitatea (în număr și în cuvinte) și numărul de formulare de certificate și cereri care urmează să fie distruse. Numerele titlurilor de certificat deteriorate sunt decupate și lipite pe o foaie separată de hârtie, care este atașată la prima copie a actului. Prima copie a actului cu anexă se depune la organul executiv împuternicit, al doilea exemplar rămâne la instituția de învățământ.

36. Persoanele desemnate de conducatorul organului executiv autorizat (organism administrativ local care exercita conducere in domeniul invatamantului, institutie de invatamant) care raspunde de primirea, pastrarea, inregistrarea si eliberarea formularelor de atestare, pe baza facturii, accepta formulare cu copertina cartonata. si titluri de certificate, cereri dupa numar si calitate, verifica absenta defectelor; în caz de depistare a lipsurilor (defectelor), ei întocmesc un proces-verbal în care se indică data și locul primirii, numărul și numerele de tipărire ale formularelor cartonate lipsă sau defecte și titlurile certificatelor, cererilor și natura defectelor din acestea. .

37. Evidența formularelor și cererilor de adeverință se ține în autoritățile executive abilitate (organismele administrației publice locale care gestionează învățământul, instituțiile de învățământ) pentru fiecare nivel de învățământ general și pentru fiecare tip de document separat, în Caietul de înregistrare a formularelor de atestare corespunzătoare, atât pe hârtie, cât și în format electronic.

38. Registrul de înregistrare a formularelor de certificat cuprinde următoarele informații:

38.1. Luând în considerare formularele de certificat primite:

denumirea organizației producătoare sau a organului executiv autorizat de la care au fost primite formularele (certificatele);

data primirii formularelor de certificat;

detaliile facturii;

numărul de certificate primite, inclusiv titluri (indicând numerele tipărite), coperți rigide, cereri;

semnătura destinatarului cu transcriere;

38.2. La luarea în considerare a formularelor de certificat emise:

Numărul de cont;

data emiterii formularelor de certificat;

denumirea organului administrației publice locale care exercită conducerea în domeniul educației sau instituția de învățământ căreia i-au fost eliberate certificatele;

numărul de certificate emise, inclusiv titluri (indicând numerele tipărite), coperți rigide, cereri;

detaliile facturii;

numele, prenumele, patronimul și funcția destinatarului;

detalii despre procură (număr, data, denumirea organizației care a emis împuternicirea pentru a primi);

semnăturile destinatarului și emitentului cu transcriere;

38.3. Când se ține cont de soldul formularelor de certificat:

numărul de certificate primite în anul curent;

numărul de certificate (cereri) utilizate în anul curent - total, din care: eliberate absolvenților anului în curs, eliberate în locul celor deteriorate, duplicate eliberate;

numărul de certificate (cereri) pierdute (sau deteriorate) din diverse motive (pierdute, furate, deteriorate în timpul inundațiilor, situații de urgență și provocate de om);

semnătura persoanei responsabile cu foaia matricolă - nume de familie, prenume, patronimic (dacă există), funcție.

39. Caietul de înregistrare a certificatelor trebuie să fie numerotat, dantelat, să aibă pe ultima pagină o evidență despre denumirea organului executiv împuternicit (organul administrației locale care gestionează domeniul învățământului, instituția de învățământ) și numărul de pagini, sigiliul și semnătura conducătorului organului executiv împuternicit (organ local care exercită conducere în domeniul învățământului, instituție de învățământ).

Înregistrările în Cartea de Contabilitate a Formularelor de Certificate se fac în ordine cronologică atunci când fiecare tranzacție de venituri-cheltuieli este efectuată de persoana responsabilă cu primirea, păstrarea, înregistrarea și eliberarea formularelor de certificate.

V. R. Zakharyin, expert contabilitate bugetară și fiscalitate, Ph.D. n.

Inregistrare si livrare

Conform paragrafului 338 din Instrucțiunea nr. 157n, analizele contului sunt menținute în carte pentru înregistrarea formularelor stricte de raportare (formularul 0504045 din Anexa 5 la Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 15 decembrie 2010 nr. 173n). În plus, paragraful 6 din Procedură prevede, de asemenea, ținerea unui carnet de înregistrare și înregistrare a certificatelor eliberate.

Să remarcăm următorul punct important: faptul de a completa formularele nu stă la baza radierii acestora, prin urmare acestea continuă să fie contabilizate în contul extrabilanțiar până la emitere. Prezentarea certificatelor absolvenților se efectuează în cel mult zece zile de la data emiterii ordinului de absolvire a acestora din instituția de învățământ.

Certificatul poate fi ridicat de către un părinte la prezentarea unui pașaport, sau de către o altă persoană dacă are împuternicire și documente de identificare. Semnăturile pentru primirea certificatelor sunt aplicate într-o carte pentru a le înregistra.

Achita

În temeiul paragrafului 35 din Procedură, formularele de adeverință care sunt deteriorate în timpul finalizării sunt anulate și distruse prin decizia unei comisii prezidate de conducătorul instituției. În acest caz, se întocmește un act în două exemplare cu indicarea cantității acestora. Numerele titlurilor de certificat deteriorate sunt decupate și lipite pe o foaie separată de hârtie, care este atașată la prima copie transmisă organului executiv autorizat.

Vă rugăm să rețineți: formularele rămase după eliberarea documentelor absolvenților se restituie la locul unde au fost primite în termenele stabilite de organul executiv abilitat (clauza 34 din Procedură). În acest caz, acestea sunt, de asemenea, anulate. Dacă, din anumite motive, certificatul nu este primit în anul de absolvire, acesta este păstrat la instituție până la cerere. Prin urmare, pot exista solduri în cont la sfârșitul anului de raportare, ceea ce duce la necesitatea menținerii unui registru contabil analitic suplimentar, astfel încât certificatele completate să poată fi luate în considerare separat de formularele necompletate care vor fi achiziționate anul viitor.

Noua procedura contabila

De la 1 septembrie 2013, partea principală a prevederilor Legii federale din 29 decembrie 2012 nr. 273-FZ „Cu privire la educația în Federația Rusă” va intra în vigoare, iar independența instituțiilor de învățământ se va extinde semnificativ.

În prezent, Ministerul Educației din Rusia a pregătit un proiect de ordin, care nu conține o prevedere privind furnizarea centralizată a formularelor. Prin urmare, dacă instituțiilor li se acordă dreptul de a achiziționa în mod independent certificate, atunci va fi necesar să se reflecte costurile acestei operațiuni în bilanț, luând în considerare simultan primirea, emiterea și anularea formularelor din bilanț. .

Important de reținut

Certificatele sunt necesare pentru activitățile principale ale unei instituții de învățământ, prin urmare costurile achiziției lor sunt luate în considerare în funcție de tipul de cod de sprijin financiar „4”.