Strenge rapporteringsskjemaer (SRF) er en type dokumenter som brukes til å registrere status eller rett til noe, bekrefte mottatt status osv. SRF er underlagt spesiell regnskap, derfor inneholder de nødvendigvis et sett med identifikasjonsparametere:

• informasjon om godkjenning av skjemaet;
• Tittel på dokumentet;
• serienummer.

I virksomheten til institusjonen kan det skilles mellom tre områder knyttet til å ta hensyn til strenge rapporteringsskjemaer:

• nåværende finansielle og økonomiske aktiviteter;
• registrering av arbeidsforhold med ansatte;
• bosettinger med befolkningen.

Det er ikke noe enhetlig register over BSO-er i Russland ennå. De viktigste formene for skjemaer som ofte brukes i budsjettsektoren:

• kvitteringer (utstedt i stedet for en kassaskvittering ved betaling til offentligheten for utførte tjenester);
• billetter og pass til underholdningsarrangementer;
• arbeidsbøker og innlegg til dem;
• sertifikater;
• militære billetter;
• medisinske bøker;
• fødselsattester;
• sertifikater for arbeidsuførhet;
• kuponger til kursted;
• sertifikater, vitnemål;
• verdipapirer;
• drivstoffkort osv.

Strenge rapporteringsskjemaer brukes mest aktivt i medisinske og utdanningsinstitusjoner. Imidlertid kreves dokumenter som arbeidsbøker eller sertifikater for arbeidsuførhet i institusjoner i enhver bransje. Dette innebærer at regnskapsfører skal ha et komplett spekter av kunnskap om sirkulasjon, regnskap og oppbevaring av regnskap. Et spesifikt sett med dokumenter for en bestemt organisasjon avhenger av spesifikke aktiviteter og er godkjent av lederen.

Normative rettsakter

For en regnskapsfører er de grunnleggende regulatoriske rettsaktene (RLA) som regulerer regnskapsføringen av strenge rapporteringsskjemaer i budsjettinstitusjoner flere instruksjoner:

• instruksjoner for bruk av en enhetlig kontoplan, godkjent etter ordre fra finansdepartementet i Russland;
• instruksjoner for bruk av kontoplanen for budsjettregnskap, godkjent etter ordre fra finansdepartementet i Russland;
• instruksjoner for bruk av kontoplanen for regnskap for budsjettinstitusjoner, godkjent etter ordre fra det russiske finansdepartementet;
• instruksjoner for bruk av kontoplanen for regnskap for autonome institusjoner, godkjent etter ordre fra det russiske finansdepartementet.

I tillegg er det nødvendig å kjenne til bransjeforskrifter som regulerer strukturen til spesifikke skjemaer, reglene for utfylling, registrering og lagring av dem. Så hvis formen for et skolebevis er godkjent av et offentlig byrå (ordre fra Utdannings- og vitenskapsdepartementet i Russland "Om godkjenning av prøver og beskrivelser av sertifikater for grunnleggende generell og videregående generell utdanning og søknader til dem") burde bli brukt. Tilsvarende pålegg gjelder dokumenter om høyere utdanning, arbeidsjournal, arbeidsuførhetsattest og annen BSO.

Hvor kan du få strenge rapporteringsskjemaer

Budsjettinstitusjoner må selv sørge for de nødvendige strenge rapporteringsskjemaene. Som nevnt ovenfor, hvis det nødvendige BSO-skjemaet er godkjent av et offentlig organ, kan bare det brukes. I dette tilfellet kjøper organisasjonen det nødvendige antallet skjemaer fra produsenten. Data om dem er lagt ut på nettstedet til Federal Tax Service of Russia i delen "Lisenser, tillatelser, registre".

Statlige og budsjettinstitusjoner i spørsmål om kjøpsformer må stole på bestemmelsene i den føderale loven "Om kontraktsystemet innen anskaffelse av varer, arbeider, tjenester for å møte statlige og kommunale behov", og autonome - den føderale loven " Om anskaffelse av varer, verk, tjenester av visse typer juridiske personer."

Det andre alternativet er å uavhengig utvikle og produsere visse typer skjemaer, for eksempel tjenestesertifikater. I henhold til forskriften om gjennomføring av kontantbetalinger og (eller) betalinger med betalingskort uten bruk av kassaapparatutstyr (vedtak fra regjeringen i Den russiske føderasjonen), kan automatiserte systemer brukes til å danne en BSO. Du kan bare skrive ut med den typografiske metoden. Det må imidlertid tas i betraktning at det stilles et stort antall krav til det automatiserte systemet: beskyttelse mot uautorisert tilgang, muligheten til å lagre et unikt nummer og serie av skjemaet osv. Derfor foretrekker ofte statlige (kommunale) institusjoner å kjøpe ferdige dokumenter.

Kostnadene knyttet til produksjon og/eller kjøp av skjemaer må av regnskapsfører henføres til underartikkel 226 «Annet arbeid, tjenester» til KOSGU.

Frimerker eller merkede konvolutter klassifiseres som pengedokumenter og føres på konto 0 201 35 000 "Kontantdokumenter".

Hvordan og hvor skal du lagre BSO

Et av de nødvendige trinnene i den innledende fasen av arbeidet med BSO er å tildele ansvar. Lederen danner etter sin ordre en spesiell kommisjon hvis ansvar inkluderer å overvåke sirkulasjonen av skjemaer. En avtale om fullt individuelt økonomisk ansvar inngås med hvert medlem av kommisjonen. Avtalens form er standard, den er godkjent av en resolusjon fra det russiske arbeidsdepartementet.

Enhver institusjon som bruker BSO i sin virksomhet er forpliktet til å stille visse betingelser for lagring: i utstyrte safer, metall eller tre, foret med jernplater, skap eller, i tilfelle av et stort antall BSO, i lukkede lokaler. Oppbevaringsvilkår må utelukke muligheten for uvedkommendes tilgang til dokumentasjon.

Det er spesielle regler for enkelte typer skjemaer. For eksempel, for å registrere "sykefravær", er det utviklet instruksjoner om prosedyren for å gi sykefraværsskjemaer, registrere og lagre dem (ordre fra Russlands føderale sosialforsikringsfond og Russlands helsedepartement). Og regnskapsføring og oppbevaring av arbeidsbøker og deres vedlegg er regulert av reglene for vedlikehold og oppbevaring av arbeidsbøker, produksjon av arbeidsbokskjemaer og utlevering til arbeidsgiveren (RF regjeringsvedtak).

Institusjonen skal oppbevare kopier/spoofer av skjemaer i 5 år. Etter denne perioden kan de deponeres, men dette kan kun gjøres gjennom inventarprosedyren.

Regnskap for strenge rapporteringsskjemaer

I henhold til instruksjonene nevnt ovenfor for bruk av kontoplaner skal produserte eller innkjøpte skjemaer gjenspeiles i regnskapet. De er ikke varebeholdninger, derfor utføres regnskapsføring ved bruk av konto 03 "Strenge rapporteringsskjemaer" utenfor balansen. Regnskapsføreren registrerer antall BSOer som er lagret i institusjonen eller utstedt til ansatte. Til disse formål kan kontoen deles inn i underkonto 03.1 "Strenge rapporteringsskjemaer på lageret", 03.2 "Strengrapporteringsskjemaer i delrapporten" mv.

I regnskap reflekteres mottak av skjemaer i kreditten til konto 302 26 730 "Økning i leverandørgjeld for oppgjør for andre arbeider og tjenester." Samtidig skal kvitteringen deres gjenspeiles i debet av konto 03 "Strenge rapporteringsskjemaer" utenfor balansen. Regnskapsgrunnlaget er leverandørens dokumenter - fakturaer eller attester for utført arbeid. Dobbeltregistreringsmetoden brukes ikke i dette tilfellet: bare fakta om mottak av skjemaer eller avhending av dem blir registrert.

Metoden for å evaluere skjemaene må angis i institusjonens regnskapsprinsipper: enten til kjøpesummen, eller, som er mest vanlig i praksis, hver form for 1 rubel.

Institusjonen er pålagt å føre journal for andre transaksjoner (skjema 0504071) på konto 03 «Strenge rapporteringsskjemaer». Journalen arkiveres sammen med primærdokumenter som indikerer bevegelsen til BSO.

I tillegg føres det for hver type skjemaer en egen bok med strenge rapporteringsskjemaer (skjema 0504045). Den angir datoen for mottak eller utstedelse av skjemaer, deres mengde og pris. Ved slutten av rapporteringsperioden analyseres dataene og saldoen vises. Sidene i slike bøker er nummererte, og selve bøkene må snøres og forsegles.

Inventar og avskrivning

BSO krever en spesiell tilnærming, ikke bare til spørsmålene om lagring og regnskap. Det er svært viktig for en regnskapsfører å vite hvordan man skriver av strenge rapporteringsskjemaer. Ved skade eller oppdagede feil kan slike skjemaer ikke bare kastes.

Overvåking av tilstanden til BSO utføres under en inventar, der det er nødvendig å kontrollere tilstedeværelsen og sikkerheten til kopier/forfalskede skjemaer, fravær av defekter, rettelser, samsvar mellom beløpene i kopier/spinnere til data av regnskaper eller kasserapporter osv. Basert på resultatene av inventaret genereres en avviksoppgave (skjema 0504092) , på grunnlag av hvilken den oppdagede skadede eller defekte BSOen avskrives. Prosedyren har en strengt definert rekkefølge. Det første trinnet er å utarbeide en lov om avskrivning av strenge rapporteringsskjemaer. Den kan også utarbeides i hvilken som helst form, men budsjettinstitusjoner bruker oftest det etablerte skjemaet (skjema 0504816). Loven skal angi medlemmene av kommisjonen, perioden avskrivningen skjer og datoen. I tillegg bør du angi numrene på dokumentene som avskrives, deres serier og årsaker til avskrivning. Etter dette skal strenge rapporteringsskjemaer destrueres. Ødeleggelsesdatoen er også registrert i loven. Dokumentet skal undertegnes av alle kommisjonens medlemmer og godkjennes av institusjonens leder.

Eksempler på regnskap for strenge rapporteringsskjemaer i budsjettregnskap

Eksempel 1.

Den medisinske institusjonen ga en tjeneste på 1 250 rubler. Ved betaling i kassa fikk forbrukeren en kvittering. Disse transaksjonene vil gjenspeiles i følgende poster:

Eksempel 2.

Institusjonen produserte 10 pass til sine ansatte. Institusjonens regnskapsprinsipper sier at SSB skal regnskapsføres til anskaffelseskost. 7 pasninger ble overlevert personalet. Disse transaksjonene vil gjenspeiles i følgende oppføringer.

Sommeren har alltid vært tiden for avsluttende eksamener. En utdanningsinstitusjon som har statlig akkreditering og gjennomfører allmennutdanning og profesjonsutdanning, skal utstede et statlig utstedt dokument til den som har bestått den endelige sertifiseringen. Og det spiller ingen rolle om det er et sertifikat, et diplom eller, som noen ganger skjer, et akademisk sertifikat - de tilhører alle kategorien "Strenge rapporteringsskjemaer".

Strenge rapporteringsskjemaer (SRF) er mye brukt i ulike institusjoner og organisasjoner. De brukes til å ta imot kontanter uten bruk av kassautstyr. Spesielle BSOer brukes ved salg av for eksempel billetter og abonnementer. Former for attester om arbeidsuførhet og fødselsattester bekrefter rettighetene til passende utbetalinger. Vitnemål, sertifikater, akademiske attester, arbeidsjournaler, bilag, former for verdipapirer - alt dette er BSO. Krav til utforming og innhold bestemmes av lover på ulike nivåer, inkludert industrinivåer.

Bekreft utdanning

En egen gruppe blant mangfoldet av BSO er utdanningsdokumenter. Skjemaer og tekniske krav til statlige dokumenter om utdanning på ethvert nivå er godkjent av ordre fra det russiske utdannings- og vitenskapsdepartementet. Blant slike krav er bilder av statssymboler, en spesifisert papirtype, tilstedeværelsen av sikkerhetselementer og hologrammer. Hvert skjema må ha sitt eget unike nummer.
Dokumentskjemaet skrives ut eller genereres ved hjelp av automatiserte systemer. Dessuten skal slikt utstyr beskyttes mot uautorisert tilgang, samt identifisere, registrere og lagre alle transaksjoner med dokumenter i minst fem år. I tillegg skal det unike nummeret og serien til dokumentet lagres.
Skjemaet må inneholde opplysninger om produsenten av dokumentskjemaet (forkortet navn, skattebetalers identifikasjonsnummer, plassering, ordrenummer og år for utførelse, sirkulasjon), med mindre annet følger av forskriftsrettsakter om godkjenning av skjemaer for slike dokumentskjemaer.
Lovgivningsnormer som regulerer prosedyren for å anskaffe, registrere og lagre dokumenter som bekrefter mottak av utdanning er definert av en rekke dokumenter:
Den russiske føderasjonens lov av 10. juli 1992 N 3266-1 "Om utdanning" (heretter referert til som lov N 3266-1);
Etter ordre fra departementet for utdanning og vitenskap i Russland:
- datert 10. mars 2005 nr. 65 "Ved godkjenning av instruks om fremgangsmåte for utstedelse av statlig utstedte dokumenter om høyere profesjonsutdanning, utfylling og oppbevaring av relevante dokumentskjemaer" (heretter referert til som pålegg nr. 65);
- datert 9. mars 2007 N 80 "Ved godkjenning av instruks om fremgangsmåte for utstedelse av statlige dokumenter om videregående yrkesutdanning, utfylling og oppbevaring av relevante dokumentskjemaer" (heretter referert til som pålegg N 80);
- datert 23. mars 2007 N 92 "Ved godkjenning av instruks om fremgangsmåte for utstedelse av statlige dokumenter på grunnskoleutdanning og kvalifikasjonsnivå, utfylling og oppbevaring av relevante dokumentskjemaer" (heretter referert til som pålegg N 92);
- datert 28. februar 2011 N 224 "Ved godkjenning av prosedyre for utstedelse av statlige dokumenter om grunnleggende generell og videregående (fullstendig) generell utdanning, utfylling, lagring og registrering av relevante dokumentskjemaer" (heretter referert til som ordre N 224);
- datert 22. mai 2000 N 1509 "Ved godkjenning av instruksjonene om utstedelse av statlige dokumenter på passende utdanningsnivå og (eller) kvalifikasjoner og akademisk sertifikat (studiebevis ved en utdanningsinstitusjon)" (heretter referert til som ordre N 1509).

Vi mottar og lagrer

Myndigheten til å organisere fremskaffelsen av statlig utstedte dokumenter på utdanningsnivå og (eller) kvalifikasjoner er tildelt det russiske utdannings- og vitenskapsdepartementet (klausul 5.20 i dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 15. mai 2010 N 337 "Om Utdannings- og vitenskapsdepartementet i Den russiske føderasjonen").
Å gi utdanningsinstitusjoner med BSO-bekreftende utdanning er regulert av bestemmelsene i paragraf 7 i art. 27 i lov nr. 3266-1. I samsvar med den, organiseringen av å tilby utdanningsinstitusjoner og vitenskapelige organisasjoner som har statlig akkreditering med statlig utstedte dokumentskjemaer på utdanningsnivå og (eller) kvalifikasjoner i forhold til føderale utdanningsinstitusjoner, utdanningsinstitusjoner for høyere profesjonsutdanning og ytterligere profesjonelle utdanning, er vitenskapelige organisasjoner utført av autoriserte føderale organer utøvende makt.
Kjøpte skjemaer for vitnemål, attester, akademiske attester mottas av utdanningsinstitusjonen sammen med tilhørende dokumenter (fakturaer, følgesedler, etc.) som angir navn på skjemaene, deres serie, nummer og pris.
Prosedyren for mottak, registrering og kontroll av utdanningsdokumentskjemaer er den samme som for andre BSOer. Det er definert av dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen av 6. mai 2008 N 359 "Om prosedyren for å foreta kontantbetalinger og (eller) oppgjør ved bruk av betalingskort uten bruk av kassaapparatutstyr" (heretter referert til som dekret N 359).
Institusjonsleder skal legge til rette for å ivareta sikkerheten til dokumentskjemaer. Pålegg fra Utdannings- og vitenskapsdepartementet i Russland N N 65, 80, 92, 224 indikerer at former for utdanningsdokumenter lagres i utdanningsinstitusjoner som dokumenter med streng ansvarlighet, det vil si i safer, metallskap eller spesialrom for å sikre deres sikkerhet , og er registrert etter et særskilt register. Ved slutten av arbeidsdagen forsegles eller forsegles oppbevaringsområdet for dokumentskjemaer. De samme kravene er regulert av bestemmelsene i paragraf 16 i bestilling nr. 359.
Former for dokumenter mottatt av organisasjonen aksepteres av den ansatte som er ansvarlig for lagring i nærvær av en kommisjon opprettet i institusjonen. Aksept gjøres på dagen for mottak av BSO. Emballasjens integritet, samsvar med den faktiske mengden, serier og antall dokumentskjemaer med dataene spesifisert i de primære følgedokumentene kontrolleres, og det utarbeides et akseptsertifikat for skjemaene. Loven signert av kommisjonen og godkjent av institusjonslederen er grunnlaget for aksept av vitnemålsskjemaer og sertifiseringsskjemaer for registrering (klausul 15 i prosedyre nr. 359).
For å registrere omsetningen av dokumentskjemaer, brukes primære regnskapsdokumenter og registre, godkjent etter ordre fra finansdepartementet i Russland datert 15. desember 2010 N 173n "Om godkjenning av former for primære regnskapsdokumenter og regnskapsregistre brukt av offentlige myndigheter ( statlige organer), lokale myndighetsorganer, forvaltning av statlige utenombudsjettsmidler, statlige vitenskapsakademier, statlige (kommunale) institusjoner og retningslinjer for deres søknad» (heretter omtalt som bestillingsnr. 173n).
Analytisk regnskap for BSO produsert ved utskrift, etter navn, serie og nummer, som indikerer datoen for mottak (utstedelse) av strenge rapporteringsskjemaer, betinget pris, mengde, samt signaturen til personen som mottok dem, opprettholdes i Bokføring av strenge rapporteringsskjemaer (f. 0504045) . Arkene til en slik bok skal være nummerert, snøret og signert av institusjonens leder og regnskapsfører (regnskapsfører), og også forseglet (stempel). Oppføringer i boken gjøres når skjemaene flyttes. Det skal føres egen bok for hver type strenge rapporteringsskjemaer. Hvis institusjonen har få typer skjemaer, er det tillatt å føre én regnskapsbok. I dette tilfellet tildeler boken det nødvendige antall sider for hver type skjema. Basert på data om mottak og utgifter til strenge rapporteringsskjemaer, vises saldoen ved slutten av perioden.

Merk følgende! Overføring av dokumentskjemaer mottatt av en utdanningsinstitusjon på et hvilket som helst nivå til andre utdanningsinstitusjoner er ikke tillatt.

Inventar av skjemaer

Inventering av strenge rapporteringsskjemaer er en obligatorisk aktivitet. I henhold til pkt. 17 i pålegg nr. 359 utføres det samtidig med oppbevaring av kontanter og kontantdokumenter i kassa.
Institusjonen skal opprette en permanent inventarkommisjon. Ved et stort volum av arbeid for samtidig inventar av eiendom og økonomiske forpliktelser, er det tilrådelig å opprette arbeidsinventarprovisjoner i tillegg til den permanente inventarprovisjonen.
Den faktiske tilgjengeligheten av strenge rapporteringsskjemaer fastsettes etter type skjema, under hensyntagen til start- og sluttnummer, samt for hvert lagersted og økonomisk ansvarlige personer (klausul 3.41 i metodologiske retningslinjer for inventar av eiendom og finansielle forpliktelser, godkjent etter ordre fra det russiske finansdepartementet datert 13. juni 1995 N 49).
Ved inventar av vitnemålsskjemaer og sertifiseringsskjemaer, beregner kommisjonen BSO på nytt. Antall og serier av skjemaer kontrolleres ved å bruke Inventory list (matchende ark) med strenge rapporteringsskjemaer og pengedokumenter (f. 0504086). Den siste fasen av inventaret er en sammenligning av de faktiske saldoene av materielle eiendeler identifisert under inspeksjonen med saldoene registrert i regnskap utenfor balansen i budsjettkontoer. Alle avvik mellom faktisk tilgjengelighet og regnskapsdata etablert i inventarlistene, for eksempel mangel på eller overskudd av vitnemålsskjemaer og sertifiseringsskjemaer, registreres i Avvikserklæringen basert på inventarresultater (f. 0504092), som er grunnlaget for utarbeide en erklæring om inventarresultater (f. 0504835).
Dersom beholdningsresultatene viser overskudd, bør disse avskrives ved bruk av lov om avskrivning av strenge rapporteringsskjemaer (f. 0504816). Loven gir sammensetningen av avskrivningskommisjonen, angir datoen og nummeret på dokumentet som denne kommisjonen ble utnevnt til. I tillegg angir loven for hvilken periode avskrivningen foretas. Dokumenter som avskrives er oppført med angivelse av nummer, serie og årsaker til avskrivning. Loven er signert av medlemmer av kommisjonen og godkjent av lederen for utdanningsinstitusjonen. Det samme primærdokumentet brukes også til å formalisere beslutningen om å avskrive skadet (inkludert ved utfylling) BSO. Den er dannet på grunnlag av avvikserklæringen basert på inventarresultater (f. 0504092) og fungerer som grunnlag for å gjenspeile strenge rapporteringsskjemaer i regnskapet til avhendingsinstitusjonen.
For å formalisere beslutningen om å avskrive skadet (også ved utfylling) BSO, benyttes Lov om avskriving av strenge meldeskjemaer (f. 0504816). Den er dannet på grunnlag av avvikserklæringen basert på inventarresultater (f. 0504092) og fungerer som grunnlag for å gjenspeile strenge rapporteringsskjemaer i regnskapet til avhendingsinstitusjonen. Loven er signert av medlemmer av kommisjonen og godkjent av lederen for utdanningsinstitusjonen. Mangler og overskudd identifisert under inventaret reflekteres i budsjettregnskapet, og det iverksettes tiltak for å fastslå årsakene til at de oppstår.
Ødeleggelse av skadede strenge rapporteringsskjemaer utføres ved å brenne eller kutte ut dokumentnummeret og lime det til avskrivingsloven. Hvis skjemaene brennes, blir det i dette tilfellet utarbeidet en handling for ødeleggelse av skjemaene som indikerer tallene som brennes; hvis tallet er kuttet ut, vil avskrivingsloven med vedlagte numre samtidig være en handling for ødeleggelse av strenge rapporteringsskjemaer.
Ved inventar foretatt i forbindelse med endring av økonomisk ansvarlige personer, signerer den ansatte som godtok vitnemålsskjemaene og attesteringsskjemaene i inventaret for mottak, og den som leverte disse - for utlevering av disse skjemaene. Alle inventarprotokoller er signert av styrelederen og alle medlemmer av institusjonens inventarkommisjon.
For å eliminere tilfeller av svindel, tyveri eller feil ved bruk av strenge rapporteringsskjemaer, er det nødvendig å sikre intern finanskontroll (gjennomfør regelmessig uanmeldte revisjoner). Kontrollfunksjoner er tildelt institusjonens regnskaps- og juridiske tjenester. Som en del av pålegget om regnskapsprinsipper for inneværende år, godkjenner lederen av utdanningsinstitusjonen en tidsplan for internrevisjon. Den oppnevnte kommisjonen, i henhold til inspeksjonsplanen, kontrollerer vedlikeholdet av poster og overholdelse av betingelsene for lagring av strenge rapporteringsskjemaer av økonomisk ansvarlige personer. Basert på resultatene av internrevisjoner, utarbeides det en rapport til lederen av utdanningsinstitusjonen for å iverksette raske tiltak for å eliminere de identifiserte bruddene.

Signer for kvittering

Alt har sin logiske konklusjon, inkludert læringsprosessen. Som bekreftelse på dette utsteder en utdanningsinstitusjon eller vitenskapelig organisasjon som har statlig akkreditering statlig utstedte dokumenter om utdanningsnivå og (eller) kvalifikasjoner (paragraf 2 i artikkel 27 i lov nr. 3266-1). Dersom det ikke var mulig å mestre læreplanen, vil utdanningsinstitusjonen utstede et akademisk sertifikat av etablert form.
Pålegg fra Utdannings- og vitenskapsdepartementet i Russland N N 65, 80, 92, 224 indikerer at for registrering av utstedte vitnemål, tillegg til dem og akademiske sertifikater, oppbevares spesielle bøker (registreringsbøker) i hver utdanningsinstitusjon, der data som er nødvendige for regnskap legges inn: serienummer; etternavn, fornavn og patronym til personen som mottok vitnemålet (akademisk sertifikat), skjemanummer, utstedelsesdato, dato og nummer på protokollen til den statlige sertifiseringskommisjonen, nummeret på ordren om å bortvise studenten (lytteren), underskrift av instituttlederen som utsteder vitnemål, underskrift av den som mottok vitnemålet ( akademisk vitnemål).
Registreringsbøkene til utstedte vitnemål, deres vedlegg og akademiske sertifikater er flettet sammen, nummerert, forseglet av universitetet og lagret som strengt ansvarlige dokumenter. Etter å ha signert for mottak, mottar kandidaten det etterlengtede dokumentet, og institusjonen som ga ham kunnskapen fortsetter å føre journaler.
I samsvar med paragraf 8 i art. 27 i lov N 3266-1, institusjoner som utsteder statlig utstedte dokumenter om utdanning, akademiske grader og akademiske titler, sender til det føderale utøvende organet som utøver kontroll- og tilsynsfunksjoner på utdanningsfeltet, informasjon om dokumentene som er utstedt ved å legge dem inn i føderalt register, hvis dannelse og vedlikehold skjer på elektroniske medier, for informasjon og teknologisk støtte for å verifisere ektheten til slike dokumenter.
Vedlikehold av det føderale registeret over statlig utstedte dokumenter om utdanning, akademiske grader og akademiske titler på elektroniske medier utføres i samsvar med enhetlige organisatoriske, metodiske, programvare- og tekniske prinsipper som sikrer kompatibilitet og interaksjon med andre statlige informasjonssystemer og informasjon og telekommunikasjon nettverk.

Regnskap

Regnskap for BSO i utdanningsinstitusjoner utføres på grunnlag av ordre fra Russlands finansdepartementet:
- datert 1. desember 2010 N 157n “Ved godkjenning av den enhetlige kontoplanen for offentlige myndigheter (statlige organer), lokale myndigheter, forvaltningsorganer for statlige utenombudsjetterte fond, statlige vitenskapsakademier, statlige (kommunale) institusjoner og instrukser for dens søknad " (heretter referert til som instruksjon nr. 157n);
- datert 6. desember 2010 N 162n "Ved godkjenning av kontoplanen for budsjettregnskap og instruksjoner for dens anvendelse" (heretter referert til som instruks N 162n) - i forhold til mottakere av budsjettmidler;
- datert 16. desember 2010 N 174n "Ved godkjenning av kontoplan for regnskapsføring av budsjettinstitusjoner og instruks for anvendelse" (heretter referert til som instruks N 174n);
- datert 23. desember 2010 N 183n "Ved godkjenning av kontoplan for regnskapsføring av selvstendige institusjoner og instrukser for anvendelse" (heretter referert til som instruks N 183n).
BSO som er lagret og brukt som en del av institusjonens forretningsvirksomhet, regnskapsføres på konto 03 «Strenge rapporteringsskjemaer». Bruken av en konto utenfor balansen bidrar til å sikre kontroll over sikkerheten til strenge rapporteringsskjemaer, rettidig utførelse av dokumenter for mottak og avhending, samt innhenting av fullstendig informasjon om tilgjengeligheten. For å sikre styringsregnskapet har institusjonen rett til å innføre ytterligere kontoer utenfor balansen for å samle inn informasjon. Regnskap for utenfor balansen konto 03 «Strenge rapporteringsskjemaer» utføres i henhold til et enkelt system, det vil si uten bruk av dobbeltregistreringsmetoden (avsnitt 2, punkt 332 i instruks nr. 157n). Bestemmelsene i paragraf 337 i instruksjon nr. 157n bestemmer prosedyren for regnskap for BSO:
- mottak av strenge rapporteringsskjemaer reflekteres av en oppføring på konto 03 utenfor balansen i den betingede verdien på 1 rub. for 1 skjema eller på bekostning av kjøp av skjemaene (evalueringsprosedyren er fastsatt av institusjonen i dens regnskapsprinsipper);
- registre over strenge rapporteringsskjemaer holdes i sammenheng med personer og lagringssteder som er ansvarlige for lagring og utstedelse av dem;
- intern bevegelse av strenge rapporteringsskjemaer i en institusjon gjenspeiles ved å endre ansvarlig person og (eller) lagringssted på grunnlag av støttende primærdokumenter;
- avhending av strenge rapporteringsskjemaer reflekteres til kostnaden som de tidligere ble akseptert for regnskapsføring.
I samsvar med instruksjonene for prosedyren for anvendelse av budsjettklassifiseringen til den russiske føderasjonen, godkjent ved ordre fra Russlands finansdepartementet datert 21. desember 2011 N 180n, utføres betaling for kontrakter for kjøp og produksjon av strenge rapporteringsskjemaer ut under underartikkel 226 "Annet arbeid, tjenester" av KOSGU.
Avhengig av type institusjon føres journaler i henhold til Instruks N N 162н, 174н, 183н.
I en selvstendig institusjon:
Debet 0 401 01 226

Kreditt 0 302 26 000


Debet 0 302 26 000
"Beregninger for andre arbeider, tjenester"
Kreditt 0 201 11 000
"Institusjonens midler på personlige konti hos statskassen"


- kapitalisert av BSO;

- BSO avskrevet.
I en budsjettinstitusjon:
Debet 0 401 01 226
"Utgifter til andre arbeider, tjenester"
Kreditt 0 302 26 730

- utgifter til kjøp av skjemaer reflekteres;
Debet 0 302 26 830

Kreditt 0 201 11 610
"Pensjonering av institusjonens midler fra personlige kontoer i statskassen"
- betaling for kjøpte skjemaer er utført;
Debet 03 "Strenge rapporteringsskjemaer"
- kapitalisert av BSO;
Kreditt 03 "Strenge rapporteringsskjemaer"
- BSO avskrevet.
I en statlig institusjon:
Debet 0 401 01 226
"Utgifter til andre arbeider, tjenester"
Kreditt 0 302 26 730
"Økning i leverandørgjeld for andre arbeider og tjenester"
- utgifter til kjøp av skjemaer reflekteres;
Debet 0 302 26 830
"Redusere leverandørgjeld for andre arbeider og tjenester"
Kreditt 0 201 11 610, 0 304 05 226
"Pensjonering av midler fra institusjonen fra personlige kontoer hos statskassemyndigheten", "Oppgjør for betalinger over budsjettet med finansmyndigheten for andre arbeider og tjenester"
- betaling for kjøpte skjemaer er utført;
Debet 03 "Strenge rapporteringsskjemaer"
- kapitalisert av BSO;
Kreditt 03 "Strenge rapporteringsskjemaer"
- BSO avskrevet.

Merk følgende! Skjemaer for studentkort og karakterbøker er ikke strenge rapporteringsskjemaer, derfor regnskapsføres de som andre varelager på konto 0 105 36 000 "Andre inventar - annen løsøre til institusjonen."
Mottak av studentkort og karakterbøker fra lageret til dekanatet skjer på grunnlag av Krav-faktura (f. 0315006).
Avskrivning av utstedte studentkort og karakterbøker foretas med hjemmel i en forskriftsmessig utført lov om avskrivning av varelager (f. 0504230).

Prosedyren for utfylling, registrering og utstedelse av dokumenter om høyere utdanning, kvalifikasjoner og deres duplikater er justert. La oss se på hvordan vitnemål og attester nå registreres ved hjelp av eksempler.

Regnskap for vitnemål og attester: ankomst

På slutten av skoleåret kjøper utdanningsinstitusjoner uavhengig de nødvendige skjemaene. Kapitalfør dem i henhold til dokumentene til leverandørene (produsentene). Betal utgiftene i henhold til KVR 244. I regnskap, reflekter utgiftene i henhold til underartikkel 226 i KOSGU. Diplom- og sertifikatskjemaer er vanligvis klassifisert som strenge rapporteringsskjemaer. La meg minne om at institusjonen utvikler en liste over slike skjemaer uavhengig og godkjenner den som en del av sin regnskapsprinsipp. Og de strenge rapporteringsskjemaene selv tar hensyn til utenfor balansen konto 03 i den betingede verdivurderingen en form - 1 rubel. eller på anskaffelseskost.

Eksempel 1:

Ungdomsskolen inngikk avtale om levering av fagbrev.

Antall vitnemål for grunnleggende allmennutdanning er 60, hvorav fem med æresbevisning. Og det er 30 sertifikater for videregående allmennutdanning, inkludert to med utmerkelser. Det totale beløpet under kontrakten er 9 tusen rubler.

Basert på leverandørens dokumenter, regnskapet:

DEBIT 4 109 60 226
KREDITT 4.302 26.730
9000 rubler.
- gjeld påløpt under kontrakten for levering av sertifikater;

DEBIT 03
90 gni.
- sertifikater på en konto utenfor balansen tas i betraktning i den betingede verdivurderingen av ett skjema - 1 rub.

Kassereren, som en økonomisk ansvarlig person, deponerte skjemaene i institusjonens kasse.

I boken om registrering av strenge rapporteringsskjemaer (f. 0504045) er det ulike sider for ulike typer attester. Nedenfor vil du se hvordan regnskapsføreren reflekterte mottak av ordinære sertifikater for grunnleggende generell utdanning, med angivelse av antall og serier:

Registrering av vitnemål og attester, oppbevaring og avhending

Strenge meldeskjemaer oppbevares enten i spesialbod i metallbokser eller i brannsikre safer under lås og nøkkel.

Registrer overføringen av skjemaer til tjenestemannen som skal fylle dem ut og utstede utdanningsdokumenter til nyutdannede som en intern overføring.

Eksempel 2:

Underdirektøren mottok skjema for utstedelse av vitnemål for grunnleggende allmennutdanning.

53 sertifikater ble utstedt fra institusjonens kasse på forespørsel-faktura.

Regnskapsføreren utarbeidet følgende oppføringer:

DEBIT 03
53 gni.
- attestene til visedirektøren for akademiske anliggender ble tatt i betraktning;

KREDITT 03
53 gni.
- utstedelse av sertifikater fra kassa reflekteres.

Når tiden er inne for å fylle ut skjemaene og utstede dokumenter til nyutdannede, reflekter avhendingen til den tidligere aksepterte kostnaden. Gjør dette på grunnlag av avskrivingsloven (f. 0504816). Bruk den til å skrive av de skadede skjemaene.

Eksempel 3:

Institusjonen utstedte og utstedte 51 sertifikater for grunnleggende generell utdanning til nyutdannede.

Mens han fylte ut dokumentene, ødela rektor ett skjema. Et annet skjema forble ikke gjort krav på. Rektor leverte den tilbake til institusjonens kasse.

Regnskapsføreren oppga i regnskapet:

KREDITT 03
52 gni.
- utstedte sertifikater til nyutdannede. Grunnlag - avskrivingslov i skjema 0504816 (se eksempel)*;

KREDITT 03
1 gni.
- det skadede sertifikatet ble avskrevet*;

* Den økonomisk ansvarlige er rektor.

DEBIT 03
1 gni.
- returen av det uavhentede sertifikatskjemaet til kassereren reflekteres (den økonomisk ansvarlige er kassereren).

Han reflekterte den siste operasjonen i skjemaboken:

Prøve. Lov om avskrivning av vitnemål og attester

skriftstørrelse

BESTILLING fra Utdannings- og vitenskapsdepartementet i den russiske føderasjonen datert 28.02.2011 224 OM GODKJENNING AV PROSEDYREN FOR UTSTEDELSE AV STATLIGE DOKUMENTER OM GRUNNLEGGENDE GENERELT OG... Relevant i 2018

IV. Regnskap og oppbevaring av sertifikatskjemaer og søknader

31. Føderale utøvende myndigheter og utøvende myndigheter i de konstituerende enhetene i Den Russiske Føderasjon som utøver ledelse på utdanningsområdet, som i samsvar med lovgivningen i Den Russiske Føderasjon er betrodd å organisere leveringen av statsakkrediterte utdanningsinstitusjoner med sertifikatskjemaer og søknader (heretter referert til som autoriserte utøvende myndigheter), bestemmer volum, vilkår og betingelser for ordredannelse, produksjon og levering av sertifikatskjemaer og søknader.

32. Former for sertifikater og søknader som strenge rapporteringsdokumenter må oppbevares under forhold som utelukker uautorisert tilgang til dem, nemlig: i spesielt utpekte og utstyrte rom, safer eller metallskap med pålitelige innvendige eller hengelåser, og registreres i et spesielt register.

Lokaler, safer, skap hvor sertifikatskjemaer og søknader oppbevares skal være låst og forseglet.

33. Overføring av sertifikatskjemaer og søknader mottatt av en utdanningsinstitusjon til andre utdanningsinstitusjoner er ikke tillatt.

34. Former for sertifikater og søknader som ikke brukes i inneværende år, som gjenstår etter utstedelse av sertifikater til nyutdannede, returneres til mottaksstedet innen fristene fastsatt av det autoriserte utøvende organet.

35. Skjemaer for attester og søknader som er skadet ved utfylling er gjenstand for avskrivning og destruksjon etter vedtak fra en kommisjon opprettet i lærestedet, ledet av lærestedets leder. Kommisjonen utarbeider loven i to eksemplarer. Loven angir mengden (i antall og i ord) og antall sertifikatskjemaer og søknader som skal destrueres. Tallene på skadede sertifikattitler klippes ut og limes på et eget papirark, som er vedlagt den første kopien av loven. Den første kopien av loven med vedlegg sendes til det autoriserte utøvende organet, den andre kopien forblir i utdanningsinstitusjonen.

36. Personer utnevnt av lederen av det autoriserte utøvende organet (lokalt myndighetsorgan som utøver ledelse innen utdanning, utdanningsinstitusjon) som er ansvarlig for å motta, lagre, registrere og utstede sertifikatskjemaer, på grunnlag av fakturaen, aksepterer innbundne skjemaer og sertifikattitler, søknader i henhold til antall og kvalitet, kontroller fraværet av feil; i tilfelle avdekning av mangler (mangler), utarbeider de en rapport som angir dato og sted for mottak, antall og utskriftsnumre på manglende eller defekte innbundne skjemaer og titler på sertifikater, søknader og arten av defektene i dem .

37. Registreringer av sertifikatskjemaer og søknader oppbevares i de autoriserte utøvende myndigheter (lokale myndigheter som administrerer utdanning, utdanningsinstitusjoner) for hvert nivå av generell utdanning og for hver type dokument separat, i den tilsvarende boken for registrering av sertifikatskjemaer, både på papir og i elektronisk form.

38. Boken for registrering av sertifikatskjemaer inneholder følgende informasjon:

38.1. Når du tar hensyn til de mottatte sertifikatskjemaene:

navnet på produksjonsorganisasjonen eller autorisert utøvende organ som skjemaene (sertifikatene) ble mottatt fra;

dato for mottak av sertifikatskjemaer;

fakturadetaljer;

antall mottatte sertifikatskjemaer, inkludert titler (som viser utskriftsnummer), harde permer, søknader;

underskrift av mottakeren med utskrift;

38,2. Når du tar hensyn til utstedte sertifikatskjemaer:

kontonummer;

dato for utstedelse av sertifikatskjemaer;

navnet på det lokale myndighetsorganet som utøver ledelsen på utdanningsfeltet, eller utdanningsinstitusjonen som sertifikatskjemaene ble utstedt til;

antall utstedte sertifikatskjemaer, inkludert titler (som viser utskriftsnummer), harde permer, søknader;

fakturadetaljer;

etternavn, fornavn, patronym og posisjon til mottakeren;

detaljer om fullmakten (nummer, dato, navn på organisasjonen som utstedte fullmakten for å motta);

underskrifter fra mottakeren og utstederen med en utskrift;

38,3. Når du tar hensyn til saldoen på sertifikatskjemaer:

antall sertifikatskjemaer mottatt i inneværende år;

antall brukte sertifikatskjemaer (søknader) i inneværende år - totalt, hvorav: utstedt til nyutdannede i inneværende år, utstedt for å erstatte skadede, utstedte duplikater;

antall sertifikatskjemaer (søknader) tapt (eller skadet) på grunn av ulike årsaker (tapt, stjålet, skadet under flom, nødsituasjoner og menneskeskapte situasjoner);

underskrift av ansvarlig person med utskrift - etternavn, fornavn, patronym (hvis noen), stilling.

39. Registreringsboken for sertifikatskjemaer skal være nummerert, snøret, ha på siste side en post om navnet på det autoriserte utøvende organet (lokalt myndighetsorgan som forvalter utdanningsfeltet, utdanningsinstitusjon) og antall sider, seglet og signaturen til lederen av det autoriserte utøvende organet (lokalt myndighetsorgan som utøver ledelse innen utdanning, utdanningsinstitusjon).

Oppføringer i bokføringsboken for sertifikatskjemaer gjøres i kronologisk rekkefølge når hver inntekts-utgiftstransaksjon utføres av den som er ansvarlig for å motta, lagre, registrere og utstede sertifikatskjemaer.

V.R. Zakharyin, ekspert på budsjettregnskap og beskatning, Ph.D. n.

Påmelding og levering

I henhold til paragraf 338 i instruksjon nr. 157n opprettholdes kontoanalyse i boken for registrering av strenge rapporteringsskjemaer (skjema 0504045 i vedlegg 5 til ordre fra Russlands finansdepartement datert 15. desember 2010 nr. 173n). I tillegg gir prosedyrens paragraf 6 også bestemmelser om å føre en bok for registrering og registrering av utstedte sertifikater.

La oss merke seg følgende viktige poeng: det faktum å fylle ut skjemaene er ikke grunnlaget for avskrivningen deres, derfor fortsetter de å bli regnskapsført på kontoen utenfor balansen til de utstedes. Presentasjonen av sertifikater til nyutdannede utføres senest ti dager etter datoen for utstedelse av ordren om deres uteksaminering fra utdanningsinstitusjonen.

Attesten kan hentes av en forelder ved fremvisning av pass, eller av en annen dersom vedkommende har fullmakt og legitimasjon. Signaturer for mottak av sertifikater er festet i en bok for å registrere dem.

Avskrivning

I henhold til paragraf 35 i prosedyren, blir sertifikatskjemaer som er skadet under utfyllingen avskrevet og ødelagt ved beslutning fra en kommisjon ledet av institusjonens leder. I dette tilfellet er en handling utarbeidet i to eksemplarer som angir deres mengde. Tallene på skadede sertifikattitler klippes ut og limes inn på et eget papirark, som legges ved den første kopien som sendes til det autoriserte utøvende organet.

Vennligst merk: skjemaene som gjenstår etter at dokumentene er utstedt til nyutdannede, returneres til stedet der de ble mottatt innen fristene fastsatt av det autoriserte utøvende organet (klausul 34 i prosedyren). I dette tilfellet blir de også avskrevet. Hvis vitnemålet av en eller annen grunn ikke mottas i eksamensåret, oppbevares det ved institusjonen inntil det kreves. Det kan derfor oppstå saldo på kontoen ved utgangen av rapporteringsåret, noe som fører til at det er behov for å føre et ekstra analytisk regnskapsregister slik at utfylte attester kan tas i betraktning separat fra blanke blanketter som skal kjøpes neste år.

Ny regnskapsprosedyre

Fra 1. september 2013 vil hoveddelen av bestemmelsene i den føderale loven av 29. desember 2012 nr. 273-FZ "On Education in the Russian Federation" være i kraft, og uavhengigheten til utdanningsinstitusjoner vil utvide seg betydelig.

For øyeblikket har det russiske utdanningsdepartementet utarbeidet et utkast til ordre, som ikke inneholder en bestemmelse om sentralisert utlevering av skjemaer. Derfor, hvis institusjoner gis rett til uavhengig å anskaffe sertifikater, vil det være behov for å reflektere kostnadene ved denne operasjonen på balansen, samtidig som det tas hensyn til mottak, utstedelse og avskrivning av skjemaer på balansen. .

Viktig å huske

Sertifikater er nødvendige for hovedaktivitetene til en utdanningsinstitusjon, derfor blir kostnadene ved anskaffelsen tatt i betraktning i henhold til typen økonomisk støttekode "4".