С вопросом, как начисляются отпускные, сталкиваются не только работники бухгалтерии, но и сами сотрудники, желающие заранее рассчитать бюджет или проверить правильность выплаты.Законодатель обязывает нанимателей предоставлять каждому сотруднику период для ежегодного отдыха.
Что такое отпускные
Любой представитель трудоспособного населения, оформленный в соответствии с российским законодательством вправе требовать оплачиваемый отдых не менее одного раза в текущем году. За ним гарантированно сохраняется рабочее место, а при уходе на отдых выплачивается отпускное пособие.
Ежегодный отдых, оплачиваемый нанимателем, полагается всем сотрудникам, независимо от организационно-правовой формы предприятия.
Отпускные -это по сути та же заработная плата, получаемая сотрудником, за время, которое он будет находиться на отдыхе. В связи со спецификой выплат, они начисляются и выдаются работнику до начала законного отдыха последнего. Стоит учитывать, что общая сумма рассматриваемой выплаты может отличаться от привычного размера зарплаты.
Расчёт и выплата производятся строго в соответствии с главным законодательным актом, регулирующим трудовые отношения – ТК РФ, постановлениями Правительства РФ, инструкциями и локальными нормативно-правовыми актами(НПА) предприятия.
Согласно действующим нормативно-правовым актам (НПА), каждый гражданин, трудоустроенный официально, наделён правами:
- Отдыхать ежегодно не менее двадцати восьми дней. Это установленный минимум. Локальные акты нанимателя не могут уменьшать этот срок. Для отдельных категорий правовые нормы трудового законодательства и другие федеральные законы предусматривают большее количество дней. Например, служащих ОВД, ВС РФ, национальной гвардии, пожарной охраны.
- Требовать от руководства предоставления дополнительного отдыха не реже одного раза в год с выплатой соответствующего пособия. Такое возможно только в тех случаях, когда подобные периоды отдыха предусмотрены (НПА). Отдельные категории работников, которые наделены таким правом, могут претендовать на дополнительный отдых продолжительностью до семи дней либо их замену компенсационной выплатой.
- Рассчитывать на отдых свыше 28 дней. Это справедливо, если человек осуществляет оплачиваемую деятельность в режиме ненормированного рабочего графика, в определённых районах нашей страны (например, Крайнего севера и приравненных к нему местностях), в условиях, не соответствующих стандартным. Законодателем установлен минимум количества дней удлинённого отдыха-не менее трёх.
- Обратиться к начальству с письменной просьбой предоставить положенный отдых уже после полугода непрерывного трудового стажа на данном предприятии. Законом предусмотрены и исключения, когда это право наступает ранее полугода работы. ТК РФ наделяет такой возможностью отдельные категории лиц, а именно женщин, ожидающих ребенка перед уходом в декрет, несовершеннолетних и сотрудников, ставших усыновителями малолетнего ребенка, не достигшего трёхмесячного возраста. Кроме того, законом не запрещается руководству предприятий оформлять отпуск своим служащим авансом в первый год сотрудничества. Если после отгулянного отпуска, лицо по каким-либо причинам не станет отрабатывать, бухгалтерией будет удержано часть выплаченных ранее отпускных из последней зарплаты.Перепланировать своё время в составленном графике отпусков, по причине нахождения на больничном, исполнении гос. обязанностей, а также в других, разрешённых НПА случаях. Срок переноса должен согласовываться с руководством. Законодатель наделяет правом такого переноса и руководство организации, если такая потребность возникла в связи с определёнными случаями. Главное условие – письменное согласие гражданина. При этом недопустимо переносить приказом ежегодный отдых человека на протяжении двух последующих лет, либо лишать его работников, не достигших возраста совершеннолетия. В то же время, законодатель в этой же норме гарантировал соблюдение рассматриваемых прав лица. Он обязует начальство предоставить положенные дни отдыха работнику в любое удобное для последнего время в следующем году.
- Брать отдых частями. Здесь важно учитывать, что вследствие дробления, хотя бы одна часть должна быть минимум 14 дней. Инициатором такого деления может быть, как сам сотрудник, так и его руководство. В обоих случаях обязательно согласие второй стороны. Начальство должно получить письменное добровольное, а не принуждённое согласие лица, имеющего право на отдых. В противном случае, за незаконное принуждение наниматель может быть привлечён к административной ответственности. В случае выявления данного факта предусмотрено денежное взыскание для виновных должностных лиц и ИП до пяти тысяч рублей, для предприятий, зарегистрированных как юридическое лицо – до пятидесяти тысяч рублей.
Отгулять оставшиеся дни, неиспользованные по причине отзыва начальством, в любое удобное время текущего года, либо присоединить их к очередному отдыху в следующем году. Законом предусмотрено такое право нанимателя, как отзыв из отпуска в связи с определёнными ситуациями. Но главное – согласие самого отдыхающего. Данное право руководства не распространяется на беременных, несовершеннолетних, лиц, занятых на вредных или опасных работах.
- Жертвовать отдыхом, в пользу денежного довольствия в форме компенсации. Такой замене подлежат только части, превышающие установленный законом минимальный отпуск. При этом, законом запрещено заменять отдых деньгами беременным, несовершеннолетним, и рабочим, осуществляющим оплачиваемую деятельность в сложных и вредных условиях. Поэтому выгоднее получить отпускные при увольнении, если остались дни неотгуленного отдыха.
Работник также вправе обращаться к начальству с письменной просьбой об отпуске вне графика без выплаты пособия, сроком, определяемым двусторонним договором, если данная необходимость вызвана определёнными обстоятельствами.
Приоритетным правом получения неоплачиваемого периода отдыха наделены:
- участники ВОВ (до тридцати пяти дней ежегодно);
- граждане, находящиеся на пенсии, но продолжающие трудовую деятельность (до четырнадцати дней);
- работники, являющиеся родителями или супругами погибших, либо получивших увечья государственных служащих (до четырнадцати дней).
Инвалиды, осуществляющие трудовую деятельность (до шестидесяти дней в году), как социально незащищённая категория, также включены в этот льготный список.
Если действие трудового договора составляет полный календарный год у одного нанимателя, то вопросов как правильно рассчитать количество дней и отпускные чаще всего не возникает.
При подсчёте общей продолжительности отдыха отдельно взятого лица в текущем году, специалистами бухгалтерии или финансового отдела учитываются как основной период, так и предусмотренные НПА дополнительные дни. Исходя из практики, в среднем отпуск сотрудника, осуществляющего деятельность в стандартных условиях, не более общепринятых 28 дней.
Стоит отметить, что в данный срок отдыха включены выходные, но не учитываются общегосударственные праздничные нерабочие дни.
В процессе подсчёта стажа, в соответствии с которым и будет предоставлен отдых, бухгалтерский специалист будет учитывать время, согласно его категориям:
- Фактическое исполнение предусмотренных двусторонним договором обязанностей.
- Отсутствие на работе по уважительным причинам. В этот период за лицом сохранялось место и должность. Как правило, к такому времени относят разрешённые периоды отдыха (отгулы, выходные, праздничные дни, неоплачиваемый отпуск).
- Прогулы не по вине сотрудника (например, незаконное увольнение и последующее восстановление, либо отсутствие на рабочем месте из-за не вовремя пошедшей медкомиссии по вине руководства).
В общий расчёт не берётся время отсутствия работника без подтверждения уважительности причин невыхода и нахождения работника в отпуске по уходу за малолетним ребёнком.
Для лиц, работающих на полставки, правила расчёта отдыха аналогичен общему порядку.
При расчёте дополнительных дней отдыха, в 2019 году учитываются только периоды фактического исполнения работником предусмотренных договором обязанностей.
Например, стаж работника у данного нанимателя составляет 10 месяцев. В двустороннем соглашении между ним и работодателем прописано, что его ежегодный отдых составляет 35 дней. В таком случае, на момент отработанного времени ему полагается 30 дней отдыха (результат рассчитан по формуле (10 месяцев х 35 дней) / 12 месяцев).
По общепринятым правилам, общее отработанное время округляется до целых месяцев. При этом, если излишек составляет менее полумесяца – он не берётся в расчёт, более этого срока – считается за отработанный месяц.
При подсчётах дней положенного отпуска, чаще всего получается дробное число. На практике, специалисты бухгалтерии округляют его до целого.
Важно отметить, что этот процесс должен производиться не по общим правилам арифметики, а всегда в пользу сотрудника, отправляемого на отдых.
Формула расчёта
Перед тем как посчитать положенные работнику отпускные, специалист бухгалтерии определяет величину средней зарплаты трудящегося.За основу расчётов берутся последние двенадцать месяцев, предшествующих отбытию работника в отпуск.
Формула расчёта следующая.Величина начисленной зарплаты лицу за расчётный период 12 месяцев - 29,3, где последний коэффициент обозначает среднюю величину отработанных дней.В отдельных случаях специалистом могут использоваться другие периоды для исчисления средней зарплаты. Они могут предусматриваться локальными НПА или коллективным договором.
На основании рассчитанной величины среднедневного заработка производится последующий расчёт отпускного пособия.
Формула:размер средней зарплаты за смену умножить на количество дней отдыха равнообщий размер отпускных.
В связи с последними изменениями трудового законодательства, в расчёт при расчёте данного пособия не берутся выплаты:
- по больничным листам;
- суточные во время командировки;
- другие выплаты компенсационного назначения.
Наряду с установленным окладом работодатель включает в расчёт премии, надбавки и доплаты специалистам за классность и выслугу, иные стимулирующие выплаты.
Включение премиальных сумм допускается, однако с некоторыми оговорками. Например, если работник в один месяц получил более одной премии, при подсчёте отпускных берётся лишь одна из них. Какая именно – решает руководство.
Квартальные выплаты учитываются, если они были проведены не позднее окончания квартального периода. Это же правило касается и годовых премиальных выплат.
По общему правилу, отпускные выплаты считаются одним из видов доходов лица, ведь несмотря на фактическое отсутствие на рабочем месте, гражданин получает зарплату в виде компенсационной выплаты.
Как и с любого другого дохода, с пособия производятся удержания:
- Налог на доход (НДФЛ – 13%) с общей рассчитанной суммы отпускных удерживается и выплачивается в бюджет не позже крайнего числа месяца, в котором работодатель выплатил пособие.
- Обязательные взносы, предусмотренные законом (ПФР и ФСС) подлежат перечислению в том же месяце, в котором работнику начислили и выплатили отпускные.
- Удержания по исполнительны листам, выданным на основании судебных решений, в том числе алиментные выплаты, удерживаются и перечисляются после исчисления и удержания обязательных платежей.
За нарушение должностного лица по перечислению налоговых удержаний, предусмотренная ответственность в виде денежного взыскания, размер которого составляет 20% от суммы нереализованного отчисления. Они должны переводиться в том же месяце, в котором работник, оправляющийся на отдых, получил отпускное пособие.
Законодатель закрепил гарантированное право каждого официально трудоустроенного лица, в связи с увольнением получить не только зарплату, за соответствующий период отработанного времени, но и денежную компенсацию, если работник не успел использовать положенные дни отпуска в текущем году. Она должна быть получена увольняющимся лицом вне зависимости от причин прекращения действия трудового договора.
Законодатель предусматривает два варианта:
- выплата предприятием денежной компенсации;
- использование увольняющимся лицом права на отдых с последующим прекращением двустороннего договора.
Иными словами, работник может отгулять положенные дни и уволиться по их завершении. В этом случае последний день отдыха совпадает с днём увольнения.
Кроме того, стоит помнить, что, если сотрудник не успел отработать дни отпуска, которые уже отгулял, предприятие в соответствии со ст. 137 ТК РФ, при увольнении удержит из положенной зарплаты выплаченные отпускные за это время.
Размер компенсации пропорционален отработанному времени. В то же время, в определённых случаях, сотрудник имеет право на выплату компенсации в полном объёме, даже когда его фактический стаж у работодателя варьируется от 5,5 до 11 месяцев.
Полный размер компенсации положен, если трудовой договор прекращается в связи с призывом лица в ВС РФ, ликвидацией предприятия, переводом в другое структурное подразделение.
Как написать заявление на отпуск
По закону работник извещается о времени отбытия в отпуск не позднее двухнедельного срока, следовательно, заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отдыха подаётся за четырнадцать дней до дня наступления фактического отдыха.
Двухнедельный период необходим работодателю для того, чтобы своевременно рассчитать величину отпускного пособия, а при необходимости подыскать временную замену сотруднику.
Составляется документ на имя руководителя организации с обязательным указанием в тексте заявления:
- даты начала и окончания отпускного периода, рассчитанного в календарных либо рабочих днях (если на предприятии предусмотрена подобная система исчисления периода отдыха);
- количества дней дополнительного отпуска (на усмотрение руководства);
- просьбы выплатить единовременную материальную помощь (если они производятся работодателем).
Помимо этого, важно указать полное количество дней отпуска. Например, заявитель может потребовать предоставления полного периода в количестве двадцати восьми календарных дней, части ежегодного оплачиваемого отдыха в количестве оставшихся неиспользованных дней, либо указать период, предварительно согласованный с начальством.
Обновлённая законодательная схема как выплачиваются отпускные, несёт в себе преимущественно выгоду для работодателя нежели его сотрудников. Теперь частые командировки или пребывание на больничном до нескольких раз в расчётном году, значительно снижают величину начисляемого отпускного пособия.
Расчёт отпускных - головная боль не только работодателей, но и сотрудников. С приближением долгожданных дней заслуженного отдыха хочется узнать, какую сумму выплат стоит надеяться. Основные сведения по произведению расчетов содержатся в Постановлении № 922 от 24.12.2007. В нем указан порядок выплат и их составляющие. Важная информация о том, как рассчитать отпускные, содержится в статье.
Отпуск - гарантированное государством право каждого сотрудника на отдых от обязанностей, которые он выполняет. Оптимальная организация рабочего времени позволяет увеличивать производительность труда. Законом гарантирован минимальный 28-дневный период отдыха, максимальной границы не установлено. Основные положения об отпуске содержатся в главе 19 Трудового кодекса (в статье - Кодекс).
Несколько слов об отпуске
Оплачиваемый отпуск предполагает получение сотрудником определенной суммы денежных средств за время отсутствия. Как узнать ее размер? Правильный расчет зависит от многих факторов. Немаловажную роль играют вид отдыха, его продолжительность и деятельность, которую осуществляет сотрудник. Таким образом, чтобы понять, как рассчитать отпускные, необходимо разобраться, что такое отпуск. Начнем с основных видов. Оплачиваемый отпуск бывает следующих видов в зависимости от конкретной ситуации:
- основной (статья 114 Кодекса),
- дополнительный (статья 116 Кодекса),
- декретный (статья 255 Кодекса),
- по уходу за ребенком (статья 256 Кодекса),
- ученический (статьи 173 - 176 Кодекса).
Минимум общей продолжительности основного отпуска составляет 28 дней. Его предоставление обязательно каждому сотруднику один раз в год. Для недавно оформленных работников право воспользоваться первым отпуском наступает не ранее шести месяцев после начала деятельности в данной компании. Но все же в законе предусмотрены исключения. Для некоторых сотрудников возможен авансовый отпуск. В Кодексе для ряда категорий граждан предоставляется увеличенный отпуск. В их числе:
- инвалиды,
- несовершеннолетние,
- работники образовательной сферы,
- муниципальные служащие,
- научные сотрудники со степенью кандидатов и докторов наук,
- работники служб спасения,
- работники предприятий по производству химоружия.
Статья 116 Кодекса содержит лиц, которым помимо основного предоставляется дополнительный отпуск:
- работники, день которых является ненормированным,
- работники, выполняющие свои обязанности в условиях вредных или опасных для здоровья,
- сотрудники, которые осуществляют работу на Крайнем севере или территориях приравненных к нему.
Средний заработок и особенности расчета разных видов отпускных
Все расчеты логичнее всего начинать с понимания того, что составляет их базу, то есть данные, на основе которых производят вычисления. Независимо от используемой формулы для получения точных результатов необходимо знать следующие сведения:
- расчетный период - в большинстве случаев он составляет 12 месяцев, при неполном периоде рассчитывается индивидуально,
- отпуск - продолжительность согласуется с сотрудником,
- средний заработок в день рассчитывается по формуле, приведенной ниже.
Она используется в каждой формуле. Средний заработок рассчитывается на основе всех предусмотренных выплат. В их число входят:
- начисленная сотруднику зарплата согласно тарифным ставкам и окладам за время, которое он отработал,
- начисленная сотруднику зарплата за сдельную работу,
- начисленная сотруднику зарплата в процентах от суммы реализованной продукции,
- неденежная форма зарплаты,
- вознаграждения за отработанное время для лиц, которые замещали государственные должности,
- содержание (вознаграждение) за отработанное время для муниципальных служащих,
- авторские вознаграждения (для сотрудников, которые состоят в списочном составе в редакциях СМИ и организациях искусств),
- начисленная зарплата преподавателям за часы сверх установленной нагрузки,
- доплаты и надбавки к ставкам по тарифу,
- коэффициенты (доплаты и надбавки) в связи с особыми условиями труда,
- вознаграждения и премии.
Помимо указанных, в состав также включаются выплаты, которые применяет конкретный работодатель. Средний заработок формируется из фактически отработанного времени и начисленной сотруднику зарплаты (включаются, как правило, последние двенадцать месяцев). Социальные выплаты в расчет не идут. Для определения среднего заработка вычисляют средний заработок за день для отпусков и их компенсаций. В зависимости от конкретных условий в расчете участвуют дополнительные данные (подробнее порядок расчета смотрите ниже).
В случае если работник получал за указанный период какие-либо выплаты (пособия, компенсации), то они и соответствующий отрезок времени исключаются из расчетного. К ним можно отнести:
- сохранение среднего заработка согласно законодательству (кроме перерывов для кормления ребенка),
- получение пособия по беременности и родам или временной нетрудоспособности,
- простой по независящим от сотрудника и работодателя причинам или по вине работодателя,
- невозможность выполнения обязанностей по причине забастовки, в которой сотрудник не участвовал, но она не позволила выполнить работу,
- предоставление оплачиваемых выходных для ухода за инвалидами с детства или детьми-инвалидами.
Расчет суммы за полностью отработанный период
Проще всего рассчитать выплаты для «идеального» сотрудника, который не болел, ни разу не пропускал рабочие дни по каким-либо другим причинам и для которого не предусмотрены коэффициенты. Такие случаи бывают очень редко, но именно они составляют основу для подсчета суммы для всех остальных видов. Это, так называемая, стандартная схема:
СО = СЗхДО
СЗ = СЗРП/(12×29,3)
СО - сумма отпускных, ДО - дни предполагаемого отпуска, СЗ - средний заработок в день, СЗРП - сумма зарплаты за расчетный период, 29,3 - усредненное количество дней в месяце.
Со второго апреля 2014 года введен новый коэффициент, которым обозначают среднее количество рабочих дней месяца. Он составляет - 29,3.
Пример
Зарплата сотрудника 576000 рублей - сумма за последние двенадцать месяцев. Сотрудник не болел, для его деятельности не установлены никакие коэффициенты. Отпуск предполагается 14-дневный (с 14.05.2015 по 27.05.2015). Период расчета - 01.05.2014 - 30.04.2015 (365 дней). Вычислим СЗ = 576000/(12×29.3) = 1638,23 рублей, СО = 1638.23×14 = 22935.22 рублей. После вычета 13%процентов НДФЛ (2981.58 рублей), чистая сумма отпускных равна 19953.64 рублям.
Расчет за не полностью отработанный период
Неполным рабочим периодом принято называть время, когда сотрудник не мог в полной мере осуществлять свои обязанности по уважительным причинам. Отсутствие может быть связано с болезнью, прохождением курсов повышения квалификации, командировками и другими случаями, когда предполагается сохранение зарплаты и должности. В ситуации, когда за расчетный период у сотрудника было много пропусков, принимаются к вниманию только фактически отработанные дни. Для расчета применяется приведенная ниже схема:
СНД = 29,3/ДМхДР
СЗ = СЗРП/(ПЧМх29,3 + СНД)
СО = СЗхДО
ДМ - количество дней в месяце, ДР - дни отработанные, СЗ - средний заработок в день, СЗРП - сумма зарплаты за расчетный период, 29,3 - усредненное количество дней в месяце, ПЧМ - полные отработанные месяцы, СНД - сумма не полностью отработанных дней.
Пример
Сумма зарплаты за период расчета равна 573000 рублей. На протяжении последних двенадцати месяцев не менялась. Болел 10 дней в ноябре 2014. Отпуск 14 дней (с 14.07.2015 до 27.07.2015). Период расчета с 01.07.2014 по 30.06.2015. Отработано - 341,8 дней. Вычислим СНД = 29,3/30×20 = 19,53 дня. СЗ = 573000/(11×29,3 + 19,53) = 1676,27 рублей. СО = 1676,27×14 = 23467,78 рублей. После вычета НДФЛ 13% (3050,81 рублей) сумма равна 20418,80 рублей.
Правила расчета отпускных при повышении оклада
По общей схеме с небольшими изменениями. В зависимости от того, когда было увеличение, стоит рассматривать и дальнейшие действия. Всего может быть три варианта:
- повышение в расчетном периоде,
- повышение в периоде сохранения заработка (среднего), наступления события (например, отпуска),
- повышение после периода расчета, но до наступления события, в связи с которым производятся выплаты среднего заработка.
При изменении оклада производится перерасчет всех зависимых от него выплат. При расчетах используют повышающий коэффициент. Он позволяет учесть изменение зарплаты сотрудника. При повышении в расчетном периоде коэффициент вычисляют путем деления установленных сумм оклада на суммы в каждом из месяцев указанного периода. На это число увеличиваются выплаты.
При условии повышения после периода расчета, но до наступления интересующего случая (в связи с чем сохраняется зарплата), повышается на коэффициент средний заработок, который был рассчитан за указанный период. Когда на период сохранения среднего заработка приходится увеличение, то его часть повышается с момента общего повышения ставки по тарифу до окончания периода.
На что обратить внимание при расчете?
Расчет отпускных - непростая задача. В процессе необходимо учитывать важные изменения, которые могут оказывать влияние на итоговую сумму. Примеры расчета отпускных, представленные выше, помогут наглядно представить процесс вычислений данных выплат. Важная информация позволит избежать неприятных последствий, связанных с неосведомленностью, как сотрудников, так и работодателей с основными требованиями закона относительно отпусков. Для того чтобы упростить процесс вычислений можно воспользоваться специальными программами, которые достаточно распространены в последнее время.
При расчете всегда используется формула начисления отпускных. С ее помощью учитываются все необходимые поправки, которые должны быть внесены в окончательную сумму. Нужно также помнить, что на отпускные не начисляется районный коэффициент. Причина в том, что они формируются на основе зарплаты, а в нее уже включен данный коэффициент. Повторно прибавлять его нет необходимости. При расчетах нужно принимать во внимание некоторые моменты:
- если отпуск оформляется по прошествии одиннадцати или двенадцати месяцев, то расчетный период (отработанное время) приравнивается к календарному году (12 месяцев),
- если оформление происходит через полгода, то период составляет шесть месяцев.
Нельзя забывать также и о других важных требованиях к законному отдыху. Если отпуск за истекший год не был использован, то сотрудник имеет право получить компенсацию за эти дни. Перенос возможен два раза подряд по письменному заявлению работника. Законом разрешается разбивать период отпуска на несколько частей, только если длительность одной из них составит как минимум две недели. В него не должны включаться праздничные и нерабочие дни, а продолжительность не может быть менее 28-ми календарных дней.
Специально составленные графики позволят после года работы отправлять сотрудников в отпуска, не учитывая указанный в законе полугодовой период. Денежные средства должны выплачиваться за три дня до начала. По письменному заявлению отпуск предоставляется каждые шесть месяцев в обязательном порядке.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
Последний абзац ст. 136 ТК РФ указывает на обязанность работодателя произвести выплату не позднее чем за 3 дня до начала отдыха работника. При этом Трудовой кодекс не уточняет, какие дни имеются в виду, а также включается ли день выплаты в эти три дня.
Роструд в письме от 30.07.2017 № 16936-1 разъяснил, что в данном случае срок исчисляется в календарных днях. Но если дата выплаты, рассчитанная таким образом, приходится на нерабочий день, то произвести платеж требуется накануне.
А вот относительно вопроса включения или не включения в подсчет дней самой даты выплаты, к сожалению, официальных разъяснений нет, а судебная практика противоречива. Поэтому рекомендуем во избежание возможных споров выплачивать отпускные так, чтобы между платежной датой и началом отпуска было три полных календарных дня.
Стоит отметить, что сумма удержания за дни отпуска, предоставленные авансом и, впоследствии не отработанные, рассчитывают так же. Из компенсаций подоходный налог необходимо удержать.
Предусмотрена и при увольнении сотрудника (называется также отпускные). Денежным эквивалентом компенсировать можно только дополнительный отпуск, для основного законом установлен запрет.
Понимая принцип того, как рассчитывать отпускные, сотрудник может самостоятельно узнать сумму предстоящих выплат. Необходимо также обладать некоторыми сведениями по части порядка выплат, прав и обязательств. Иногда работодатели задерживают выплаты, неправильно их начисляют или отказываются принимать во внимание особые условия (коэффициенты или надбавки), которые должны быть внесены. В таких ситуациях сотрудникам необходимо быть юридически подкованными для отстаивания своих законных прав. Необязательно досконально знать закон. Можно просто изучить положения, которые непосредственно затрагивают сферы деятельности или трудовые отношения работодателя и сотрудника.
Сумма отпускных рассчитывается как произведение
среднедневного заработка
на количество дней предоставляемого отпуска.
ЗПср. х Дотп.
Продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней.
Отпуск может быть предоставлен полностью, а может быть разделен на части, однако одна из них не должна быть менее 14 дней.
Выплаты, учитываемые при расчете отпускных
Оплата отпуска осуществляется исходя из среднего заработка, определяемого в соответствиис Положением о порядке исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Для его расчета учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя.
К таким выплатам относятся:
- заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
- заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
- начисленные в организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
- выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
- другие выплаты, применяемые у данного работодателя.
При расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера,
не относящиеся к оплате труда. Среди них материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.Расчетный период
Расчетным периодом при любом режиме работы являются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду ухода в отпуск. (ст. 139 ТК РФ)В расчетный период не включается время, когда работник:
- получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
- имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или в командировке).
Единственное исключение – сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода это время не исключается; - не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
- освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).
Формула 1
расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков
ЗПср. = ЗПф. / 12 мес. / 29,3
где:
ЗПср. – средний дневной заработок;
ЗПф. – сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период;
29,3 - среднемесячное число календарных дней.
Работник уходит в апреле 2014 года в очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней.
Заработок за расчетный период составляет 780 000 руб.
Для расчета бухгалтер применил коэффициент 29,4
и средний дневной заработок составил 2 210, 8843 руб.
(780 000 руб.: 12 мес.: 29,4).
Сумма отпускных составила 30 952,38 руб. (2210,8843 руб. х 14 дн.).
Если же применять новый коэффициент 29,3
, то средний дневной заработок получится чуть больше и составит 2 218,4300 руб.
(780 000 руб.: 12 мес.: 29,3).
Значит, и отпускные будут больше, а именно - 31 058,02 руб. (2 218,48 руб. х 14 дн.).
Соответственно, разница в отпускных из-за коэффициентов составит 132,64 руб. (31 058,02 руб. – 30 925, 38 руб.).
Пример 1
Работник ушел в отпуск 1 июля 2010 г. на 14 дней.
Расчетный период для его оплаты – с 01.07.2009 по 30.06.2010.
В расчетном периоде работнику начислена заработная плата, принимаемая для расчета, – 85 000 руб. Следует рассчитать сумму отпускных.
Сумма отпускных за 14 календарных дней составит
3 373,02 руб.
(85 000 руб. / 12 мес. / 29,4 дн. x 14 дн.).
Формула 2
расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков
В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны
не полностью
или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок
ЗПср. = ЗПф. / (29,3 х Мпкм + Днкм)
где:
Мпкм – количество отработанных полных календарных месяцев;
Днкм – количество календарных дней в неполных календарных месяцах.Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается следующим образом:Днкм = 29,3 / Дк. х Дотр.
где:
Дк. – количество календарных дней этого месяца;
Дотр. – количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Пример 2
Работник ушел в отпуск продолжительностью 28 дней. с 10.07.2010.
В расчетном периоде (01.07.2009 – 30.06.2010) с 15 по 17 августа 2009 г. он находился на больничном,
с 22 по 30 ноября 2009 г. был в командировке.
В расчетном периоде работнику начислена заработная плата в сумме 98 000 руб. без учета выплат по больничному листу и оплаты командировочных дней.
Следует рассчитать сумму отпускных.
Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в августе и ноябре 2009 года.
В августе оно составит 26,6 дн. (29,4 / 31 x (31-3)),
в ноябре – 20,6 дн. (29,4 / 30 x (30-9)).
Находим средний заработок для оплаты отпуска.
Он равен 287,22 руб. (98 000 руб. / (29,4 дн. x 10 мес. + 26,6 дн. + 20,6 дн.)).
Сумма отпускных, подлежащая выплате работнику составит: 8 042,16 руб. (287,22 х 28 дн.).
Пример 3
"Работник" уходит в отпуск на 28 дней с 5 мая 2011 года.
Расчетный период – 12 месяцев с мая 2010 года по апрель 2011 года включительно.
Оклад работника в 2010 году составлял 8 000 рублей, а с 1 января 2011 года в связи с повышением окладов всем работникам организации оклад "Работника" стал составлять 10 000 рублей.
Работнику также полагается доплата за совмещение профессий в размере 10% и ему ежемесячно начисляются премии.
В расчетном периоде работнику начислена заработная плата, принимаемая для расчета:
- за май-декабрь 2010 года – 114 232,38 руб., в т.ч. отпускные (28 дн.) за август 2010 года в размере 12 152,38 руб.;
- за январь-апрель 2011 года – 58 348,49 руб., в т.ч. больничный (5 дн.) в феврале 2011 года в размере 4605,64 руб.
- Из заработка за май-декабрь 2010 года исключаем отпускные:
114 232,38 – 12 152,38 = 102 080 руб. - Производим корректировку заработка за май-декабрь 2010 года с учетом повышения оклада с 1 января 2011 года.
Корректирующий коэффициент равен 10000 / 8000 = 1,25
Заработок за май-декабрь 2010 года составит:
102 080 руб. х 1,25 = 127 600 руб. - Из заработка за январь-апрель 2011 года исключаем сумму больничных:
58 348,49 – 4605,64 = 53 742,85 руб. - Сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период составит:
127 600 + 53 742,85 = 181 342,85 руб. - Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в августе 2010 года.
2,85 дн. (29,4 / 31 x (31-28)) - Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в феврале 2011 года.
24,15 дн. (29,4 / 28 x (28-5)) - Находим среднедневной заработок для оплаты отпуска.
Он равен: 564,93 руб. (181 342,85 руб. / (29,4 дн. x 10 мес. + 2,85 дн. + 24,15 дн.)). - Сумма отпускных за 28 календарных дней составит:
15 818,04 руб. (564,93 х 28 дн.).
Важно учесть!
- Нельзя не предоставлять отпуск два года подряд или заменять «обычный» отпуск продолжительностью 28 календарных дней денежной компенсацией.
Если какая-то часть отпуска превышает 28 календарных дней, она может быть заменена денежной компенсацией. Например, отпуска «повышенной длительности» положены преподавателям, медикам, работникам с группой инвалидности, и т.д.
Отпуск можно разбивать на части, но так, чтобы хотя бы одна часть была не менее 14 календарных дней подряд.
О дате начала отпуска работник должен быть предупрежден под расписку за две недели до его начала, а отпускные должны быть выданы ему за три дня до начала отпуска. Если хотя бы одно из этих условий нарушено, работник вправе потребовать переноса отпуска на другое удобное для него время.
Отпускные «измеряются» в календарных днях. При этом в случае, если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, эти дни не оплачиваются, но отпуск продлевается.
На суммы отпускных начисляется НДФЛ (13 %) и страховые взносы. Отпускные уменьшают базу, облагаемую налогом на прибыль.
Что такое отпускные
В соответствии с действующим трудовым законодательством каждый работник имеет право ежегодно пользоваться довольно продолжительным периодом отдыха, за время которого за ним сохраняется его рабочее место и должность. Отпускное время оплачивает работодатель, причем денежное содержание выдается трудящемуся заранее.
Отпускные — это фактически зарплата работника за то время, что он мог бы работать, но будет отдыхать. Таким образом, отпускные — это денежная выплата работнику перед отпуском, представляющая собой среднюю зарплату сотрудника за дни отдыха.
Как рассчитать отпускные в 2019 году
Точнаяформула расчета отпускныхопределена Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 (далее — Положение).
Средний дневной заработок трудящегося высчитывается по формуле:
Д — доход сотрудника за прошедший перед отпуском год;
12 — число месяцев в году;
29,3 — установленное Положением (п. 10) среднее число дней в месяце в течение года.
Например, суммарный доход сотрудника за год — 240 000 рублей. Применяем формулу
240 000 / 12 / 29,3
и получаем средний дневной заработок, равный 682,60 рубля. Это идеальный вариант, когда сотрудник трудился все рабочие дни в расчетном этапе (год).
Как рассчитать отпускные, если какие-то месяцы из расчетного года отработаны трудящимся частично? В этом случае средний дневной доход получается, если поделить заработок за прошедшее время (Д) на сумму среднего числа календарных дней (29,3), умноженного на число полных месяцев, и количества дней в неполных месяцах.
К примеру, работник трудился 11 месяцев из расчетного года без перерыва, а в одном из месяцев был на больничном 2 недели (то есть работал 15 календарных дней месяца). Соответственно, его доход за год будет меньше на 10 000 рублей (ежемесячные 20 000 рублей в одном из месяцев были получены не полностью). Средний дневной заработок в этой ситуации будет равен:
230 000 / (29,3 × 11+15) = 681,89 рубля.
Далее, чтобы произвести окончательный расчет отпускных, надо средний дневной заработок умножить на число суток в отпуске работника. Например, сотрудник уходит в полный отпуск на 28 дней. Значит, 682,6 умножаем на 28 и получаем отпускные, равные 19 112,8 рубля. Либо 681,89 умножаем на 28 и получаем 19 092,92 рубля — отпускные при одном неполном рабочем месяце в году из второго примера.
Не знаете свои права?
Всю информацию о расчете отпуска зафиксиуйте в записке-расчете по форме Т-60. Бланк и образец заполнения документа можно скачать .
Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка
Согласно Положению, для расчета среднего заработка используются все выплаты, производимые работнику предприятием. К ним относятся:
- зарплата (оклад, повременная оплата, проценты от выручки, комиссионные вознаграждения и пр.);
- зарплата, полученная работником в натуральной форме;
- материальное содержание за отработанное время госслужащим и муниципальным служащим;
- гонорары работникам средств массовой информации и работникам культуры;
- оплата преподавателям профучилищ за сверхурочные часы работы или уменьшенную нагрузку за текущий учебный год, независимо от времени начисления;
- надбавки и доплаты (за секретность, за знание иностранных языков, за выслугу лет, за классное руководство в учебном заведении и прочее);
- компенсация за неблагоприятные условия труда;
- другие премии и выплаты.
Как учесть премию при расчете отпускных, читайте .
При этом в расчете не учитываются различные социальные компенсации (матпомощь, оплата обедов, компенсация проезда, обучения и т. д.).
Кроме того, при определении среднего дневного заработка в расчете не участвуют суммы, начисленные за периоды:
- сохранения за сотрудником среднего заработка в соответствии с трудовым законодательством, кроме перерывов для кормления грудных детей;
- болезни или отпуска по беременности и родам;
- простоя по вине работодателя или по независящим от обеих сторон причин;
- невозможности осуществлять трудовые обязанности в связи с забастовкой, хотя сотрудник и не бастовал лично;
- дополнительных оплачиваемых выходных, выделяемых для ухода за детьми-инвалидами или инвалидами с детства;
- иные случаи освобождения от работы с сохранением полной или частичной оплаты труда или без сохранения таковой.
Порядок расчета дней отпуска, на которые имеет право работник при увольнении
Кроме средней дневной зарплаты работника для вычисления размера отпускных при увольнении необходимо знать количество дней отпуска, на которые имеет право сотрудник к моменту прекращения трудовых отношений. Современное трудовое законодательство не устанавливает методик расчета дней отдыха, на которые имеет право трудящийся к моменту увольнения, поэтому при расчете используются Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Если сотрудник работал у нанимателя 11 месяцев, получил право на отпуск, но не воспользовался им, ему уплачивается полная компенсация. В других вариантах возмещают дни отдыха пропорционально количеству проработанных месяцев в неполном рабочем году. Число дней отпуска, положенных трудящемуся (Ку), высчитывается по формуле:
Ку = (Мо × Ко) / 12,
Мо — месяцы, проработанные гражданином;
Ко — количество суток ежегодного отпуска работника;
12 — число месяцев в году.
Другой метод расчета, которым тоже пользуются работодатели, предложен Рострудом в письмах от 31.10.2008 № 5921-ТЗ, от 08.06.2007 № 1920-6, от 23.06.2006 № 944-6. Суть метода в том, что каждый проработанный сотрудником месяц предоставляет ему право на 2,33 дня отдыха (28-дневный отпуск / 12 месяцев) либо больше, если отпуск трудящегося составляет большее количество дней (например, для учителей 56 / 12 = 4,67). Количество месяцев, отработанных гражданином, при исчислении дней отпуска считается таким образом, что излишки меньше половины месяца исключаются из расчетов, а больше половины — округляются до полного месяца.
Однако этот метод не всегда точен. Если таким способом высчитывать количество отпускных дней, заработанных за полгода работы, мы получим не 14 суток, а 13,98 дней, а действующие законодательство не предусмотрело возможности округлять дни отпуска. Минздравсоцразвития отдельно в своем письме от 07.12.2005 года № 4334-17 сообщает, что если предприятие принимает решение об округлении дней отпуска, то это должно быть всегда в большую сторону — в пользу работника.
Как рассчитываются отпускные при увольнении
В соответствии с действующим законодательством при увольнении работник должен получить среди прочих положенных выплат и компенсацию за неиспользованный к моменту расторжения трудового договора отпуск. Никаких установленных сумм компенсации закон не предусматривает, а размер выплаты определяется в зависимости от средней заработной платы работника за прошедший годовой период.
Другим показателем, который необходим, чтобы понять, как рассчитываются отпускные при увольнении, является количество дней отпуска, «заработанных» сотрудником ко дню расторжения трудового договора .
| Скачать форму договора
|
Таким образом, размер отпускных при увольнении определяется путем умножения средней дневной зарплаты работника за прошедший расчетный год на количество дней отпуска — заработанных, но не использованных сотрудником.
К примеру,как рассчитать отпускные, если средняя дневная зарплата работника равна 682,6 рубля? Допустим, после последнего отпуска и до увольнения работник проработал 6 месяцев, то есть уже «заработал» 14 дней отдыха (половину от стандартного 28-дневного отпуска). Считаем:
682,6 × 14 = 9556,4.
9 556,4 рубля — компенсация за неиспользованный отпуск, которую должны выплатить сотруднику при расторжении трудового договора .
Подводя итог, можно сказать, что трудовое законодательство в области определения расчетов количества дней отпуска, причитающихся работнику ко дню увольнения, несовершенно. Один из методов подсчетов установлен нормативным актом 30-х годов прошлого века, который действует в той части, что не противоречит современному законодательству. Другой метод предложен в рекомендательной форме и в значительной степени критикуется. Однако каждый работодатель имеет право выбрать для своей организации один из имеющихся методов расчета. Главное — помнить, что любые неточности в вычислениях (дробные значения и проч.) должны трактоваться с выгодой для работника.
Российское законодательство гарантирует любому официально трудоустроенному человеку право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Это право не зависит ни от организационно-правовой формы предприятия, ни от порядка заключения , за исключением разве что срочных трудовых договоров. И поскольку отпуск оплачиваемый, сотрудникам бухгалтерского отдела необходимо рассчитывать (каждый год и для каждого сотрудника) размер выплат на период отдыха.
Для расчёта отпускных используется простая формула, которая, в зависимости от обстоятельств, может быть немного модифицирована, сохраняя при этом свою суть. Существуют и особые случаи; к примеру, чтобы узнать, придётся использовать более сложную схему вычислений. Как должны начисляться работнику деньги в период отпуска, будет рассказано ниже.
Что нужно для расчёта отпускных?
Рассчитать, какая сумма полагается сотруднику за время ежегодного оплачиваемого отпуска, можно по утверждённой Правительством Российской Федерации («Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы») формуле. Как уже упоминалось, в неё могут включаться дополнительные переменные, но принцип остаётся неизменным: необходимо знать, сколько дней было отработано человеком за истекший период, а также его суммарный доход за тот же срок.
Важно : хотя приступать к расчётам можно в любой момент после составления очередного графика отпусков (ещё до подписания ), слишком торопиться не стоит. Болезнь или внезапное увольнение могут привести к необходимости проводить новые вычисления.
Порядок расчёта отпускных выплат
Как следует из ранее упомянутого документа, используемый при расчётах отпускных суммарный доход складывается из следующих составляющих:
- Начисляемой в соответствии с трудовым договором и дополнительными соглашениями заработной платы, включая натуральную форму выдачи (оценка её стоимости производится работодателем).
- Выплачиваемых журналистам и творческим работникам на регулярной или нерегулярной основе гонораров.
- Компенсаций за сверхурочные часы работы.
- Премий и других поощрительных и мотивирующих выплат.
- Надбавок, доплат и компенсаций, начисляемых фиксированными суммами или в виде процента от основной зарплаты.
Из расчёта отпускных исключаются следующие выплаты:
- Материальная помощь и другие социальные компенсации.
- За период временной нетрудоспособности, последних месяцев беременности и родов (больничные).
- Оплата за дни, выделенные на уход за детьми с инвалидностью.
- Иные начисления, связанные с согласованными с работодателем или не зависящими от воли обеих сторон приостановками трудовой деятельности.
Важно : несмотря на положения действующего законодательства, работодатель может по своему усмотрению включить в расчёт отпускных упомянутые выплаты или назначить уходящему в или на обычный ежегодный отдых дополнительную премию. Главное, чтобы итоговая сумма не была меньше полученной в результате расчётов по утверждённой формуле.
При полном отработанном времени
В идеальном случае, если человек отработал полный год (с первого дня до последнего, без больничных, дней по уходу за детьми и других обоснованных и закреплённых в приказах неявок), отпускные для него должны рассчитываться по простой формуле.
О = Сд × До, где
- Сд - средний доход сотрудника за день;
- До - количество дней отпуска.
Среднедневной доход вычисляется, в свою очередь, с помощью следующей формулы:
Сд = В / (12 × 29,3), где
- В - сумма всех официальных выплат, включённых в приведённый выше список, за год;
- 12 - количество месяцев году;
- 29,3 - установленная среднегодовая продолжительность месяца.
Число дней отпуска определяется условиями трудового договора, дополнительных соглашений и отдельными распоряжениями начальства, а потому существенно варьируется.
При неполном отработанном времени
Если сотрудник по одной или нескольким перечисленным выше причинам отработал не весь год, для расчёта суммы, полагающейся ему на время отпуска, используется та же формула, но с модифицированным значением Сд.
Сд = В/(29,3 × М + Д), где
- В - суммарный полученный от работодателя за год доход, за исключением ранее перечисленных выплат;
- М - количество полностью отработанных месяцев;
- Д - количество полностью отработанных дней в «неполном» месяце (может быть дробным).
Примеры расчёта отпускных
Первый пример. Пусть сотрудник фирмы, полностью отработавший весь год до отпуска, получил за 12 месяцев суммарно 400 тысяч рублей, а продолжительность полагающегося ему отпуска составила 30 дней. Тогда сумма полученных им отпускных составит: О = 400000 / 12 × 29,3 × 30, то есть 34130 рублей .
Второй пример. Пусть (при сохранении тех же условий) сотрудник за год был на больничном 14 дней. За «неполный» месяц он, следовательно, отработал 15 дней. «Полных» же месяцев за год насчитывается 11. Суммарный доход в этом случае снизится на 16670 рублей - столько (с учётом среднедневной заработной платы) сотрудник недополучит за 14 дней временной нетрудоспособности. В таком случае вычисления должны вестись по следующей формуле: О = (400000 – 16670) / (29,3 × 11 + 15) × 30, то есть 34090 рублей .
Именно такие «чистые» суммы отпускных и должен получить работник; как уже упоминалось, работодатель может по своему желанию увеличивать, но не уменьшать их.
Подводим итоги
Чтобы рассчитать размер отпускных, необходимо принимать во внимание суммарный доход сотрудника за год, количество отработанных им «полных» и «неполных» месяцев и установленную продолжительность отпуска. Получившуюся «базовую» сумму работодатель может по своему усмотрению увеличивать, но не уменьшать.
В суммарный доход включаются все официальные выплаты работнику в течение года. Исключение составляют социальные пособия, больничные, в том числе по беременности и родам, и компенсации рабочего времени, потерянного не по вине сотрудника. При расчёте отпускных за не полностью отработанный год перечисленные выплаты следует предварительно вычитать из суммарного дохода и лишь затем производить остальные математические операции.