1.1 Описание и функции финансово-экономического отдела, взаимодействие с другими подразделениями
В организационной структуре ЗАО "Регетон" выделяют финансовый отдел как самостоятельное структурное подразделение предприятия, как и остальные структурные подразделения финансовых отдел создается и ликвидируется приказом руководителя предприятия.
Финансовый отдел находится в подчинении коммерческого директора предприятия.
Штат и состав финансового отдела назначается и утверждается директором ЗАО "Регетон" и состоит из руководителя, назначаемого на должность внутренним приказом по предприятию с подачи коммерческого директора и трех специалистов.
Функции финансово-экономического отдела
1. Осуществление единой политики предприятия в области финансов. Разработка финансовой стратегии предприятия и базы для его финансовой устойчивости.
2. Составление проектов перспективных и текущих финансовых планов, с приложением всех необходимых расчетов.
3. Организация финансовой деятельности предприятия с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.
4. Контроль и управление использованных оборотных средств предприятия, кредитов. Участие в планировании себестоимости продукции и рентабельности производства.
5. Анализ финансово-экономического состояния предприятия.
6. Разработка прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.
7. Ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций, выполняемых предприятием по счетам в банках и кредитных учреждениях.
8. Разработка учетной и налоговой политики Организация работы по перечислению платежей и взносов по налогам и сборам в бюджеты всех уровней.
9. Выработка кредитной политики предприятия.
10. Обеспечение своевременности налоговых платежей, расчетов с кредиторами и поставщиками. Ведение учета движения финансовых средств и составление отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности.
11. Создание условий для эффективного использования основных фондов, трудовых и финансовых ресурсов предприятия Обеспечение своевременности и полноты выплаты заработной платы рабочим и служащим предприятия.
Взаимоотношения финансово-экономического отдела с другими подразделениями.
Для выполнения функций и реализации прав финансовый отдел взаимодействует:
1. С бухгалтерией;
бухгалтерской информации о деятельности предприятия;
баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета;
отчетных калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг);
планов проведения инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
расчетов заработной платы; - финансовых, кредитных и кассовых планов;
отчетов по погашению займов, уплате процентов по кредитам;
2. С планово-экономическим отделом среднесрочных и долгосрочных планов производственной деятельности предприятия;
копий плановых экономических заданий подразделений предприятия;
плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат;
проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы и услуги;
результатов экономического анализа всех видов деятельности предприятия; финансовых и кредитных планов;
отчетов о выполнении финансовых планов;
результатов финансового анализа;
методических и инструктивных материалов по вопросам финансовой деятельности предприятия
3. С отделом материально-технического снабжения проектов перспективных и текущих планов материально-технического обеспечения производственной деятельности предприятия;
отчетных данных о движении материально-технических ресурсов, об их остатках на конец отчетного периода;
копий претензий, заявленных контрагентами;
проектов претензий к контрагентам при нарушении ими договорных обязательств;
отчетов о выполнении планов материально-технического снабжения; согласованных проектов претензий;
предложений по устранению причин, послуживших основанием для предъявления претензий и санкций к предприятию;
утвержденных расчетов нормативов оборотных средств
4. С юридическим отделом решений по предъявленным предприятию претензиям, искам;
обобщенных результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел;
разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;
правовой помощи в претензионной работе;
согласованных материалов о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, предложений по принудительному взысканию долгов;
анализа изменений и дополнений финансового, налогового, гражданского законодательства проектов финансовых договоров для правовой экспертизы;
материалов для предъявления претензий, исков в суды;
заключений по претензиям и искам, предъявленных предприятию;
документов о перечислении денежных средств по оплате госпошлины в счет удовлетворения претензий и исков, предъявленных предприятию;
заявок на разъяснения действующего законодательства.
Анализ деятельности Тюменского автомобильного холдинга
К функциям сотрудников клиентского отдела относят, в первую очередь, контроль качества работы сотрудников БЕ: 1. выявление степени удовлетворенности клиентов Холдинга; 2...
Должность экономиста отдела относится к разряду специалистов. Профессия экономиста очень важна на предприятии и от его работы зависит будущая прибыльность предприятия. На предприятии экономист, на основании стоимости сырья...
Анализ организационной структуры и финансовой устойчивости ЗАО "Регетон"
Финансово-экономический учет как информационная система действующего предприятия в состоянии непрерывно "пополняться" и продуктивно функционировать благодаря документированию всего...
Методы экономического анализа
Экономический анализ глубоко переплетён со многими науками как общественными, экономическими, так и с естественными. Эти связи с обособлением анализа не только не теряют значения, но и, наоборот, растут в числе...
Организация системы снабжения на фирме
Основной целью МТО является доведение материальных ресурсов до конкретных производственных предприятий в заранее определенное договором место потребления. Функции МТО классифицируются на основные и вспомогательные...
Организация эффективной работы планово-экономического отдела предприятия. Формирование критериев эффективности
Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия...
Организация, планирование и управление производством на примере ООО Производственная компания "Кузнецкий цементный завод"
Основные положения финансово-аналитического отдела Положение о Финансовом отделе является внутренним документом Компании, определяющим правовой статус, задачи и функции, структуру и порядок формирования...
Планирование и организация работы и заработной платы на примере ЗАО "Укрросметалл"
Основными задачами ПЭО являются: Организация и систематическое совершенствование планово-экономической работы предприятия, выявление и мобилизация имеющихся резервов в целях неуклонного повышения производительности труда...
Показатели деятельности ОАО "ХЗКВ"
1. Контроль за качеством и экономичностью изготовляемых заводом деталей, за соответствием их чертежами и техническим условиям. 2. Предъявление принятой продукции представителем заказчика. 3. Контроль за комплектованием...
Работа планово-экономического отдела МУП "Комбинат школьного питния"
В МУП «Комбинат школьного питания» организация планирования принадлежит планово-экономическому отделу. На предприятии выделяются следующие виды стратегии планирования: * стратегия роста во времени (например, объемов продаж...
Российская венчурная компания в инновационном развитии Российской Федерации
Итоги взаимодействия РВК в 2012 году с другими институтами развития в различных направлениях деятельности: 1. При поддержке российских институтов развития был организован ряд международных мероприятий, как в России, так и за рубежом...
Рынок средств производства Пермского края
Социально-экономическое развитие Кузбасса
ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ЗА 2001 - 2004 ГОДЫ темпы роста даны в сопоставимых ценах Ед. изм...
Структура и функции планово-финансового отдела НОУ ВПО "МАЭП"
Основными задачами ПФО являются: - Организация финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств...
Экономический анализ: содержание, предмет и объект
Финансовое управление организации является неотъемлемой частью всей системы функционирования предприятия. Оно осуществляется при помощи различных методов и приемов. Финансовое управление предприятием дает возможность принять важные стратегические решения, которые определят успешное развитие организации и ее платежеспособность. Благодаря данной системе полученная прибыль используется максимально эффективно, что увеличивает стоимость предприятия.
Планирование является важным элементом системы финансового управления. Главная его цель – определение и согласование расходов и доходов предприятия. Планирование позволяет определить стратегию развития и исключить наступление банкротства из-за совершения ошибок в сфере управления финансами.
Функции планирования:
— Обеспечение финансовыми ресурсами.
— Определение способов эффективного вложения средств.
— Определение способов увеличения прибыли за счет резервов предприятия.
— Финансовые контакты с банками, бюджетом и т.д.
— Учет интересов акционеров.
— Осуществление контроля за состоянием бюджета, платежеспособностью, кредитоспособностью организации.
Методы финансового планирования:
Финансовое планирование осуществляется при помощи следующих методов:
| Метод | Назначение |
| Экономический анализ | Определяет внутренние резервы, финансовые показатели развития |
| Нормативный метод | Рассчитывает на основе существующих норм (например, ставка налога) необходимый размер бюджета. |
| Балансовые расчеты | Построение прогноза основных доходов и расходов |
| Прогноз денежных потоков | Расчет ожидаемых доходов и сроков их поступления |
| Многовариантные расчеты | Создание нескольких вариантов плановых расчетов для дальнейшего выбора наиболее удачного варианта. |
| Экономико-математическое моделирование | Определение взаимосвязи между финансовыми показателями и факторами, которые оказывают влияние на их формирование. |
Стратегические цели
Главная цель финансового управления – поддержание благосостояния предприятия путем постоянного увеличения его рыночной стоимости. Получение прибыли в данный момент времени не относится к целям финансового управления, поскольку одного этого недостаточно. Предприятие может совершать рискованные финансовые сделки для того, чтобы получить большую прибыль. В таких случаях полученный доход не является гарантом стабильности организации и наличии у нее перспектив дальнейшего развития. Получая прибыль в данный момент времени, организация может при этом находится на грани банкротства. Система обеспечения благосостояния организации включает в себя следующие стратегические цели:
— Исключение вероятности банкротства. Для того, чтобы предприятие не стало банкротом, важно постоянно контролировать взаимосвязь между расходами и доходами, учитывать изменения экономической ситуации в целом по стране, тщательно контролировать состояние бюджета и платежеспособность и т.д.
— Увеличение объемов производства. Постоянный прогресс и намеченная стратегия развития являются залогом стабильности и постоянного увеличения доходности организации.
— Избегание финансовых потерь. Необходимо осуществлять учет всех возможных финансовых рисков при заключении сделок и сводить их к минимуму.
— Способность выдержать конкуренцию и занять лидирующие позиции на рынке.
— Увеличение стоимости организации. Рыночная цена предприятия имеет важное значение для его собственников, особенно для акционеров (если это акционерное общество). Чем выше цена компании, тем выше стоимость ее акций. Рост прибыли для членов акционерного общества означает увеличение суммы денежных средств, которые они могут получить при продаже своей доли, ликвидации предприятия, либо слиянии.
— Обеспечение максимальной прибыли за конкретный период. Чем выше прибыль, тем больше размер капитала собственников предприятия.При расчете прибыли определяется выгодное соответствие понесенных затрат на производство продукции ожидаемым доходам от ее реализации. Чем выше ожидаемая прибыль, тем больше степень материальной заинтересованности руководства организации. Важно понимать, что между размером ожидаемой прибыли и степенью финансового риска существует прямая взаимосвязь. Большая прибыль всегда достигается путем заключения сделок с высокой степенью риска. Поэтому, финансовые менеджеры предприятия должны четко оценивать допустимый размер финансового риска и его целесообразность.
— Обеспечение платежеспособности. Соблюдение баланса между приходом денежных средств и их расходованием является способом обеспечения постоянной платежеспособности организации. Это достигается путем четкого соблюдения сроков дебиторской задолженности, анализа платежеспособности дебиторов, своевременного погашения долгов предприятия и т.д.
— Формирование необходимых финансовых ресурсов. Данная цель подразумевает оценки потребности в ресурсах,максимальное использование внутренних ресурсов предприятия, применение ресурсов из внешних источников, привлечение финансовых средств заемщиков, формирование ресурсного потенциала организации.
— Обеспечение финансовой стабильности организации. Стабильность предприятия проявляется в его финансовой устойчивости, платежеспособности, возможности самостоятельного финансирования своих материальных потребностей.
Задачи финансового управления
Достижение целей подразумевает решение следующих ключевых задач:
— Формирование сбалансированного движения материальных, денежных средств.
— Формирование необходимого в данный период времени количества финансовых ресурсов.
— Эффективное использование ресурсов во всех сферах деятельности организации.
— Обеспечение финансовой устойчивости.
— Достижение финансовой независимости.
— Поддержание платежеспособности.
Ликвидация неэффективных направлений деятельности.
— Максимизация прибыли.
— Минимизация рисков.
— Обеспечение постоянного развития.
— Оценка правильности принимаемых решений.
— Антикризисное управление (с целью избегания банкротства).
— Организация системы показателей эффективности, которая является залогом финансовой устойчивости.
Особенности организации финансового управления
Эффективность финансового управления зависит от соблюдения следующих условий:
- Взаимосвязь с общей системой управления. Финансовое управление организацией не может быть результативным без взаимодействия с остальными системами управления предприятием. Финансовое управление напрямую связано с деятельностью производственного отдела, инновационного отдела,отдела персонала и т.д.
- Комплексный характер принятия решений. Поскольку все структуры предприятия находятся в непосредственном взаимодействии, направление финансовых потоков в один отдел может привести к недостатку финансирования другого отдела. Эффективность финансового управления проявляется в комплексном подходе к выстраиванию и распределению денежных потоков.
- Динамичность. Финансовое управление должно выстраиваться на основании установившейся в данный момент экономической ситуации в стране и условий, которые существуют на предприятии. Приемы, показатели и нормативы, которые были эффективными и актуальными в прошлые периоды, могут оказаться нерезультативными в данный период времени. Чуткое реагирование на малейшие изменения финансовой ситуации и своевременная разработка необходимой в данный момент системы управления дают возможность свести к минимуму вероятность банкротства предприятия и поддерживать его платежеспособность.
- Наличие альтернативных вариантов решения поставленных задач. Каждое управленческое решение должно приниматься после тщательного анализа всех вариантов.
Классификация функций финансового управления
Финансовое управление организацией выполняет ряд функций, направленных на обеспечение стабильности, формирование перспектив его дальнейшего развития. К данным функциям относится:
| Функция | Сфера применения |
| Контроль | Организация системы внутреннего контроля на предприятии. Контроль за выполнением поставленных задач осуществляется специально созданными для этого подразделениями и отделами. Система контроля включает наличие определенных показателей и периодов контроля. По результатам полученных данных можно судить об эффективности деятельности предприятия, вносить коррективы в работу для дальнейшего улучшения показателей. |
| Разработка стратегии | На основе плана развития непосредственно предприятия и ситуации в целом на рынке формируется стратегия, предусматривающая дальнейшие пути развития организации. Прогноз формируется на долгосрочную перспективу, учитывая все направления деятельности организации. |
| Информационная функция | Дает объяснение всем существующим вариантам финансовых решений, определяет масштаб финансовых потребностей, формирует источники информации (внутренние, внешние), осуществляет систематический мониторинг финансового состояния организации и всей экономики в целом. |
| Организационная функция | Принимаются управленческие относительно деятельности организации. Финансовое управление должно четко реагировать на любые изменения. Эффективное выполнение данной функции становится возможным при наличии организационной структуры с четкой иерархией, при которой каждый отдел выполняет поставленные перед ним задачи под контролем своего непосредственного руководителя. Отделы, выполняющие организационные функции, должны находиться в тесном взаимодействии с остальными структурами предприятия. |
| Анализ | Подразумевает оценку финансовой ситуации, сложившейся в данный момент времени, и более тщательную оценку на долгосрочную перспективу.Анализу подвергаются, также, результаты деятельности организации, конкретных отделов, дочерних предприятий, филиалов и т.д. |
| Стимулирование | Подразумевает создание системы стимулирования сотрудников, работающих в системе управления (руководители подразделений, менеджеры). Стимулирование помогает заинтересовать сотрудников эффективным исполнением принятых управленческих решений. Перед работниками ставятся задачи выполнения планов, соблюдения сроков, достижения установленных показателей, соблюдение необходимых нормативов и т.д. При решении поставленных руководством задач сотрудники подразделений финансового управления получают поощрение в различной форме. При невыполнении возложенных на нихобязательств сотрудники несут наказание (лишение премии, отмена привилегий и т.д.). |
Таким образом, финансовое управление является важным элементом управленческой структуры организации. Главная цель финансового управления заключается не в получении единовременной прибыли, а в обеспечении благосостояния предприятия в целом. Это проявляется в реализации целого комплекса мер и приемов, направленных на исключение вероятности банкротства, эффективное использование ресурсов, поддержание платежеспособности, увеличение рыночной стоимости компании и т.д. Для достижения положительных результатов важно применять комплексный подход, динамично реагировать на любые изменения экономической ситуации, взаимодействовать с другими системами управления организацией.
УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности руководителя предприятия)
____________________________________ (Ф.И.О., подпись)
"____"______________ _____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о финансовом отделе предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя предприятия N _____ от "__"_______ ____ г.
1.3. Начальник отдела назначается и освобождается от должности приказом руководителя предприятия.
Работники отдела назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя предприятия по представлению Начальника отдела.
1.4. Отдел в своей работе руководствуется:
Федеральными законами Российской Федерации;
Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;
Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;
Законами ____________________ (указать субъект Российской Федерации);
Уставом предприятия;
Настоящим Положением.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность;
Нормативные и методические материалы, касающиеся финансовой деятельности предприятия;
Методы организации и планирования информационной работы; новые информационные технологии;
Перспективы развития предприятия;
Состояние и перспективы развития финансовых рынков и рынков сбыта продукции (работ, услуг);
Основы технологии производства;
Организация финансовой работы на предприятии;
Порядок составления финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств, планов реализации продукции (работ, услуг), планов по прибыли;
Система финансовых методов и рычагов, обеспечивающих управление финансовыми потоками;
Порядок финансирования из государственного бюджета, краткосрочного и долгосрочного кредитования предприятия, привлечения инвестиций и заемных средств, использования собственных средств, выпуска приобретения ценных бумаг, начисления платежей в государственный бюджет и государственные внебюджетные социальные фонды;
Порядок распределения финансовых ресурсов, определения эффективности финансовых вложений;
Нормирование оборотных средств;
Порядок и формы финансовых расчетов;
Налоговое законодательство;
Стандарты финансового учета и отчетности;
Экономика, организация производства, труда и управления;
Бухгалтерский учет;
Единая государственная система делопроизводства;
Методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет Начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должности):
- __________________________________________;
- __________________________________________;
- __________________________________________;
- __________________________________________.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
3.1. Управление движением финансовых ресурсов предприятия.
3.2. Регулирование финансовых отношений.
3.3. Обеспечение финансовой устойчивости предприятия.
3.4. Определение финансовой стратегии предприятия.
3.5. Осуществление инвестиционной политики предприятия.
3.6. Анализ и контроль финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в условиях рынка, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.
4.2. Разработку проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.
4.3. Разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовой устойчивости.
4.4. Доведение утвержденных финансовых показателей до подразделений предприятия.
4.5. Подготовку проектов планов реализации продукции (работ, услуг), капитальных вложении, научных исследований и разработок, планирование себестоимости продукции и рентабельности производства.
4.6. Расчет прибыли и налога на прибыль.
4.7. Определение источников финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия, включающих бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств, исследование и анализ финансовых рынков, оценку возможных финансовых рисков применительно к каждому источнику средств и разработку предложений по их уменьшению.
4.8. Осуществление инвестиционной политики и управление активами предприятия, определение оптимальной их структуры, подготовку предложения по замене, ликвидации активов, контроль портфеля ценных бумаг, проведение анализа и оценки эффективности финансовых вложений.
4.9. Разработку нормативов оборотных средств и осуществление мероприятий по ускорению их оборачиваемости.
4.10. Обеспечение своевременного поступления доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплату счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим, перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения.
4.11. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработку предложений, направленных на обеспечение платежеспособности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, увеличение прибыли, снижение издержек на производство и реализацию продукции, укрепление финансовой дисциплины.
4.12. Осуществление контроля за выполнением финансового плана и бюджета, плана реализации продукции, плана по прибыли и другим финансовым показателям, за прекращением производства продукции, не имеющей сбыта, правильным расходованием денежных средств и целевым использованием собственных и заемных оборотных средств.
4.13. Ведение учета движения финансовых средств и составления отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности.
4.14. Обеспечение достоверности финансовой информации.
4.15. Контроль за составлением и оформлением отчетной документации, своевременным ее предоставлением внешним и внутренним пользователям.
4.16. Осуществление методического руководства деятельностью других структурных подразделений по финансовым вопросам.
4.17. Осуществление в рамках своей компетенции ведения делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.18. Осуществление организации ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.19. Обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.20. Осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к функциям отдела, не допускается.
5. ПРАВА
Отдел для решения возложенных на него задач имеет право:
5.1. Запрашивать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия информацию (материалы) по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.2. Контролировать выполнение структурными подразделениями предприятия программ, разработанных отделом.
5.3. Контролировать финансово-хозяйственную деятельность структурных подразделений предприятия.
5.4. Проводить в пределах своей компетенции в установленном порядке переговоры со сторонними организациями, подписывать договоры.
5.5. Вносить предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела, в виде проектов.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
- ____________________________________________________________,
- ____________________________________________________________,
- ____________________________________________________________.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет Начальник отдела.
7.2. Ответственность работников отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие работники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник финансового отдела
____________________________
Система управления предприятием представляет собой сложно устроенный механизм, и финансовый отдел является одной из самых существенных его составляющих. Суть и организационные задачи финансового отдела – важнейшие информационные блоки, где сосредоточены все данные о деятельности предприятия.
Вы узнаете:
- Для чего нужен финансовый отдел
- Что входит в структуру финансового отдела
- Кто работает в финансовом отделе
- Чем занимается финансовый отдел
- Что закрепляет Положение о финансовом отделе
Финансовый отдел предприятия занимается сбором и анализом данных о деятельности и операциях, производимых предприятием, включая результаты бухучета, данные о конкурентах и потребителях, внешнеэкономические отчеты.
Для чего нужен финансовый отдел на предприятии
Финансово-экономический отдел – это структурное образование, выполняющее конкретные управленческие функции на предприятии. Организационно-правовая форма организации предприятия, характер осуществляемой деятельности, производственный объем и общая численность штаба сотрудников определяют структуру и численность финансового отдела.
От характера осуществляемой деятельности и производственного объема зависят величина финансового оборота, число платежных документов по расчету с партнерскими предприятиями (как поставщиками, так и с заказчиками), а также с частными банками, кредиторами и непосредственно с бюджетом. Масштаб кассовых операций и расчет с работниками определяет состав и число штаба сотрудников финансового отдела.
Основные направления финансовой работы, осуществляемые на предприятии, - бюджетное планирование, оперативная и контрольно-аналитическая деятельность.
В области планирования финансовый отдел осуществляет следующие функции:
- занимается планированием финансов и кредитов с учетом всех необходимых расходов;
- анализирует собственные оборотные потребности;
- выявляет возможности финансирования деятельности предприятия;
- разрабатывает проекты вложений капиталов с учетом всех особенностей;
- участвует в составлении бизнес-планов ;
- проектирует кассовые планы;
- принимает участие в планировании реализации производственной продукции, анализирует рентабельность и связанные с этим расходы.
Оперативная работа финотдела несет ответственность за выполнение задач различного рода, основными из которых являются:
- обеспечение поступлений платежей в бюджет в строго установленное время, выплата процентов по кратко- и долгосрочным банковским ссудам, своевременная выдача заработной платы всем работникам и служащим предприятия, осуществление всех кассовых операций;
- оплата услуг поставщиков за предоставленные товары и работу;
- покрытие расходов на плановые затраты;
- оформление кредитных соглашений согласно договорам;
- каждодневный мониторинг реализации продукции, поступающей от нее прибыли и других источников дохода предприятия;
- контроль за реализацией требований финансового плана и общей финансовой ситуацией на предприятии.
Контрольно-аналитическая работа
Финансовый отдел организации обязуется осуществлять постоянный мониторинг финансовых поступлений, кассовых операций и кредитного плана, расчет прибыли и рентабельных показателей, а также контролировать целесообразность использования как собственного бюджета, так и средств из заемного капитала и банковских кредитов.
Практика показывает, что ранее обязанности финансового отдела выполняла группа бухгалтеров, работающих на предприятии.
В настоящее время задачи финансового отдела значительно расширились, что и потребовало создать отдельное подразделение на предприятии, занимающееся вопросами финансирования. Расширение задач связано с появлением предприятий различной организационно-правовой формы, а также становлением негосударственных коммерческих организаций. Передача в частные руки объектов муниципальной и государственной собственности, рост субъектной самостоятельности в различных сферах, в том числе и в области внешней торговли, также сыграли ключевую роль в данном процессе.
На мелких частных корпорациях и товариществах деятельность финансового отдела могут осуществлять бухгалтеры по причине низкого торгового оборота и небольшого штаба сотрудников. Совершенно другую ситуацию можно наблюдать в крупных организациях, акционерных обществах закрытого и открытого типов, где жизненно необходимо наличие такого структурного подразделения, как финансовый отдел.
- Как подготовить ребенка к управлению бизнесом: растим наследника
Рыночные отношения в хозяйственной деятельности способствуют увеличению числа функций, выполняемых финансовым отделом, который помимо контроля за поступлениями в бюджет, осуществления партнерской деятельности с банками, кредиторами и поставщиками, своевременного предоставления заработной платы сотрудникам, планирования расчетов, мониторинга за целесообразным расходованием собственных бюджетных средств, обязан также заниматься финансовым менеджментом, который создает новый спектр задач.
Финансовый менеджмент – это процесс управления всеми финансовыми поступлениями и расходами, целью которого является поиск наиболее эффективных путей использования собственных бюджетных средств и привлеченного капитала для увеличения прибыли производства. Анализируя отчеты по финансам по ряду показателей, в том числе учитывая систему , что зависит от активов и пассивов предприятия, финансовый менеджмент ставит перед собой задачу разработать наиболее выгодную стратегию и тактику решения финансовых вопросов, тем самым кардинально меняя роль и место финансовой службы в системе управления предприятием.
Деятельность финансового отдела посвящена главной цели – обеспечить стабильность и экономический рост, повысить прибыль предприятия.
Основное содержание финансовой работы включает в себя следующее:
- финансирование хозяйственной деятельности;
- ведение партнерских отношений с финансово-кредитными и иными хозяйствующими субъектами;
- целесообразное использование и планирование средств собственного и заемного капитала;
- обеспечение своевременных поступлений в бюджет, банковских отчислений и выплат работникам и поставщикам. Таким образом, отдел финансового управления занимается осуществлением финансового кругооборота с учетом строго планирования средств, а также ведением партнерских отношений с целью увеличения коммерческой прибыли предприятия.
Как контролировать финансовое положение без финансового отдела
Если на предприятии управленческий учет налажен плохо, директор получает от бухгалтерии информацию о прибылях и убытках спустя месяц после закрытия периода. Это означает, что повлиять на ситуацию невозможно. Избежать финансовых проблем позволит еженедельное планирование: вы сможете, не дожидаясь отчетов от бухгалтерии, контролировать расходы, не допускать лишних затрат, а главное, создадите инструмент для планирования будущего.
Установите плановые показатели деятельности и затем следите за их отклонениями - такой контроль требует не более 15 минут в неделю. Как наладить подобную систему, рассказала редакция журнала «Коммерческий директор».
Как выглядит структура финансового отдела
Структура финансового отдела определяется объемом производства, масштабами предприятия, его целями и направлением осуществляемой деятельности.
Приблизительно структура финансовой службы крупной организации выглядит следующим образом:
- На финансовую бухгалтерию возлагаются задачи по осуществлению бухучета, по составлению и ведению отчетности в системе бухгалтерского баланса, а также отчет финансового отдела по прибыли и расходам, составление общественной отчетности в соответствии с общепринятыми стандартами счетоводства и разработка политики учета.
- Аналитический отдел выполняет функции, связанные с анализом финансовых данных и общим состоянием предприятия. Занимается подготовкой годового финансового отчета и играет ключевую роль в подготовке отчетного доклада на общем акционерном собрании. Анализирует финансовые показатели предприятия и следит за грамотным проектированием инвестиционного фонда.
- Отдел финансового планирования осуществляет разработку кратко- и долгосрочных финансовых проектов, а также управляет общим бюджетом предприятия.
- Отдел налогового планирования имеет своей задачей разработать корректную налоговую политику, составить отчеты по уплате налогов и налоговым декларациям, предоставить их в соответствующие органы, обеспечить своевременную уплату налогов в полном размере, сверить расчеты с основным бюджетом и внебюджетными источниками финансирования.
- Оперативный отдел осуществляет деятельность по работе с кредиторами и дебиторами, ведет сообщение с банками и другими финансово-кредитными организациями. Контролирует соблюдение всеми подотделами платежной, налоговой и расчетной дисциплины.
- Отдел ценных бумаг и валютного контроля формирует пакет ценных бумаг, управляет их движением. Следит за осуществлением всех финансовых операций в соответствии с существующим законодательством. Иными словами, выполняет ключевую контрольную и казначейскую функцию в структуре финансовой службы.
Необходимо отметить, что позиции директоров финансовых служб различных компаний на вопрос о том, от чего зависит структура финансового отдела, значительно рознятся.
Некоторые из них считают идеальной классическую модель, состоящую из казначейства, бухгалтерии, бюджетного (планового) отдела.
Другие отмечают важность стратегических целей компании, влияющих на состав финансовой службы. Например, если деятельность предприятия ориентирована главным образом на работу с ценными бумагами, то тогда в структуре отдела должен быть специальный орган, осуществляющий эти функции.
Мнение эксперта
Структура финансового отдела зависит от потребностей компании
Элла Гимельберг,
генеральный директор, управляющий партнер компании S&G Partners, Москва
Структура финансового отдела должна носить разделенный характер в том случае, если этого требует деятельность предприятия (крупные обороты, участие в программах по инвестированию и заимствованию, наличие учета по МСФО, управленческая система учета и т. д.). Финансового директора можно назвать топ-менеджером, в полномочия которого не входят примитивные управленческие и финансовые вопросы. Отделы финансового отдела – казначейство, управление бюджетированием, управленческим учетом, инвестиционной деятельностью – должны входить в структуру финансовой службы. Подобная структура департамента подразумевает наличие четырех линейных топ-менеджеров (3 менеджера управления и 1 казначейства), ответственных за надлежащее выполнение всеми отделами их основных функций. Финансовый директор отдела должен осуществлять мониторинг за их деятельностью и разрабатывать новые стратегии усовершенствования системы.
Сотрудники финансового отдела и их функции
Для того чтобы разобраться в схеме управления финансами, необходимо четко представлять себе функции каждого человека, работающего в финансовом отделе. Итак, сотрудники финансового отдела имеют следующие полномочия и обязанности:
Контролер
Специалист в этой сфере осуществляет внутренний контроль в финансовом отделе. Он разрабатывает различные стратегии по учету затрат и расходов с целью найти более рентабельные пути производства. Полученные сведения контролер передает выше стоящим структурам: вице-президенту компании, главному управляющему и, на финальном уровне, совету директоров.
Основная ответственность контролера сосредоточена на разработке финансовых смет. Он анализирует денежную ситуацию предприятия, его финансовое состояние, дает свой прогноз, оценку и предложения по изменениям, способствующим повышению рентабельности предприятия.
- Бухгалтерия и отдел продаж: как наладить эффективное сотрудничество
Если предприятие работает в режиме корпорации, то тогда назначение на должность контролера производится советом директоров, а его должностные обязанности закрепляются в организационном уставе. Как правило, комплектация должности «контролер» производится при поддержке президента компании и финансовых комитетов.
Казначей
Основные обязанности казначея – это работа с ценными бумагами и наличными средствами компании. Казначей проводит все необходимые денежные операции: инкассацию, передачу, инвестирование, заем и выплату финансов. Аналогично с предыдущей ситуацией, казначей находится в непосредственном подчинении у вице-президента (в исключительных случаях – у президента компании).
В спектр его обязанностей входит ведение партнерской деятельности с банками, контроль за всеми операциями предприятия: кассовыми и кредитными. Для осуществления прогнозирования будущего движения финансовых средств казначей работает в кооперации с директором по составлению смет финансов, а также с контролером, обеспечивая при этом движение денежных средств в соответствии с запланированными краткосрочными банковскими ссудами, увеличением притока наличных поступлений или снижением сумм кассовых депозитов и ликвидацией непродолжительных инвестиций.
Уникальные полномочия казначея состоят в его обязанности подтверждать своей подписью все чековые документы компании как на крупные, так и на небольшие суммы. Эти суммы и кассы находятся под его управлением или же под руководством одного из его подчиненных. Во многих организациях казначей также совмещает должность секретаря, в обязанности которого входит подписание всех контрактов, закладных и накладных, сертификатов и других финансовых документов компании. Казначей, или иначе вице-президент компании, играет ключевую роль в системе управления предприятием.
Главный бухгалтер
Финансовый отдел бухгалтерии включает ряд специалистов, однако максимальная ответственность лежит на главном бухгалтере. Данный специалист находится в непосредственном подчинении у контролера, имеет смежные функции, однако на более низком уровне и в значительно меньшем масштабе.
Главный бухгалтер ответственен за планирование, а также, работая в кооперации с контролером, осуществляет разработку и практическое применение стратегий по учету затрат и расходов, производимых предприятием, а также методов эффективной ревизии. Однако это второстепенные функции, а основные полномочия заключаются в проведении бухгалтерского учета, ведении финансовой отчетности.
Главный бухгалтер занимается подготовкой финансовых и статистических сводок, которые затем передаются контролеру, казначею или управляющему. Иными словами, задачи бухгалтера – это подготовка основных документов по отчетности, которые затем передаются главным акционерам, федеральным и штабным организациям. Однако в некоторых учреждениях функции бухгалтера и контролера могут быть совмещены и выполняться одним специалистом.
Главный бухгалтер зачастую занимается контролем за системой обработки данных предприятия. Таким образом, именно этот специалист производит наблюдение за данной системой, а контролер обслуживает требования учета (счета дебиторов, контроль ресурсов, выплата заработной платы и т. д.).
- Как стать генеральным директором и организовать свой бизнес
Некоторые фирмы обеспечены установками для обработки данных в сфере учета, однако с течением времени эти установки приобретают и новые функции. В итоге главный бухгалтер занимается наблюдением и контролем за данными установками, а контролер переключается на работу с другими отделами, осуществляющими иные операции.
Директор по вопросам финансовых смет
В состав финансового отдела крупных компаний помимо главного бухгалтера и контролера входит также и директор, занимающийся вопросами финансовых смет и системной отчетностью.
Специалист данного профиля находится в подчинении контролера и рассматривает вопросы прогнозирования сбыта, проводит анализ существующего экономического климата и оценивает возможности и перспективы рабочей силы и сырьевых материалов. На основе полученных данных специалист формирует четкие проекты на базе производственных и административных финансовых смет для представления вышестоящим структурам.
Директор по вопросам финансовых смет проводит подготовку окончательных вариантов смет и предоставляет эти копии начальникам и управляющим всех отделов. Работая в тандеме с казначеем, директор по финансовым сметам ручается за финансовое обеспечение обозначенных в смете средств в случае необходимости их использования.
Данный специалист производит анализ финансовых смет и в случае каких-либо изменений предлагает возможные варианты усовершенствования как самих смет, так и производственных планов.
Ревизор
В штабе сотрудников финансового отдела должность ревизора не является обязательной. Основные задачи ревизора заключаются в проверке правильности ведения отчетов.
Помимо ревизора в данном подразделении трудятся помощники ревизора, ревизоры-представители предприятий и отделов, а также весь канцелярский персонал. Планирование внутренних ревизий и ведение всех операций, связанных с ревизией, – основные задачи данного должностного лица. Ревизор может находиться в подчинении у различных специалистов, например, у контролера или главного бухгалтера, но также возможны случаи, когда ревизор находится в подчинении у президента предприятия, совета директоров или финансового комитета.
Если главенствующим звеном является контролер, то тогда именно он осуществляет контроль планов и результатов ревизий. В случае если ревизор видит более эффективные пути внутреннего контроля и упрощения ревизионных и бухгалтерских функций, он вправе предложить свои идеи касательно бухгалтерских изменений вышестоящему лицу.
Как правило, именно ревизор осуществляет работу с бухгалтерами, занимающимися ревизией книг предприятия в независимом порядке. В некоторых фирмах существует единая должность ревизора и директора по финансовым сметам, находящегося в подчинении контролера.
Управляющий или администратор по вопросам налогов
Управляющий по вопросам налогов находится в подчинении казначея, но несмотря на это, специалист данного профиля часто получает задания и от контролера, так как для решения вопросов, связанных с налоговыми обязательствами, ему необходимо сотрудничать с обоими отделами: отделом ревизий и общего учета.
Администратор по вопросам налогов входит в штаб сотрудников финансового отдела, функции которого заключаются также в осуществлении страховых операций. В крупных компаниях налоговые операции различного профиля (акцизные сборы, местные, штатные и федеральные налоги) выполняют различные секторы налогового отдела. В данном случае управляющий по налогам подчиняется не контролеру, а напрямую президенту предприятия или финансовому комитету.
Как правило, на данную должность приглашают юриста или «общественного» бухгалтера, который осведомлен о существовании определенных правил, требований и постановлений.
Директор по вопросам планирования
Отдел финансового анализа, занимающийся как анализом, так и перспективным планированием налогов, представлен директором по вопросам планирования. Даже в случае если данная должность не предусмотрена в системе компании, эти функции все равно обязательно выполняются каким-либо другим специалистом.
Директор по вопросам планирования – это высокая должность, и специалист, занимающий ее, осуществляет деятельность на высоком уровне в кооперации с главным финансовым управляющим. Как правило, на эту должность по карьерной лестнице могут продвинуться либо главный бухгалтер, либо директор по финансовым сметам.
- Директор по планированию (чаще всего выступает в качестве финансового аналитика )
Подготовкой финального отчета для последующего предоставления его начальству занимается именно это должностное лицо. Окончательное заключение строится на основе всех финансовых смет, ревизий и данных учета. Специалист этого профиля разрабатывает кратко- и долгосрочные финансовые планы, а также определяет основные целевые направления в сферах сбыта, прибыли и капитальных расходов.
При принятии решений о ликвидации, слиянии или покупке новых филиалов предприятия мнение директора по планированию является очень веским. Директор по планированию и финансовому анализу дает оценку состояния рынка и общей экономической ситуации предприятия.
Функции этого специалиста схожи с обязанностями начальника финансового отдела, хотя в некоторых ситуациях он выполняет ту же работу, что и контролер, и директор по вопросам финансовых смет. Три перечисленных выше должностных лица могут осуществлять деятельность директора по планированию и финансовому анализу, если данная должность не предусмотрена в штабе сотрудников компании. В данной ситуации основная ответственность лежит на плечах высшего управляющего финансового отдела.
- Финансовый директор: обязанности и функции главного "счетовода"
Должность директора по планированию появляется в структуре компании в случае крупных производств, когда вопросы финансового анализа и перспективного планирования играют важную роль. В подобных случаях основная обязанность директора по планированию состоит в исполнении части должностных обязанностей финуправляющего и координации информационного потока, поступающего от контролера, директора по финансовым сметам, казначея к высшим структурам.
Финансовый комитет
Финансовый комитет в настоящее время приобретает функции отдела финансового мониторинга, решающего важнейшие стратегические задачи. Любое серьезное решение, касающееся финансов, является результатом деятельности финансового комитета.
Как правило, совет директоров принимает решение о создании финансового комитета, который является не только консультативным органом, занимающимся вопросами разработки политики предприятия, но также и функциональным звеном компании.
Собрания финансовых комитетов довольно редко происходят на ежедневной основе, обычно встречи организуются ежемесячно или ежеквартально для обсуждения каких-либо важных вопросов, заранее поставленных на повестку дня президентом компании или советом директоров.
Должностные обязанности председателя финансового комитета выполняются президентом компании, финансовым управляющим или председателем совета директоров. В состав финансового комитета обычно входит президент корпорации, представители совета директоров, главные специалисты всех финансовых групп. В компаниях с небольшим объемом производства финансовый комитет состоит из всех ответственных должностных лиц.
В случае если совет директоров принял решение о создании данного органа, тогда финансовый комитет имеет право решать все финансовые вопросы от лица совета директоров в период между заседаниями. Занимаясь разъяснением вопросов финансовой политики на встречах и собраниях, специалисты финансового комитета определяют общие рамки, которыми должны руководствоваться все работники компании в осуществлении своей деятельности. После этого обсужденные вопросы подвергаются голосованию, хотя это необязательное условие заседаний.
Финансовая политика фирмы не единственная сфера деятельности финансового комитета. Помимо этого, этот орган, действующий на постоянной основе, анализирует финансовые сметы просматривает итоги ревизии, дает оценку планам расходов капитала и разрабатывает ценовую политику.
В небольших предприятиях данный финансовый орган дает согласие на крупные кредитные запросы, оценивает деятельность персонала и назначает заработную плату согласно выполняемым обязанностям, а также выносит решение о дополнительном поощрении сотрудников.
В крупных организациях вопросами разработки финансовых смет, инвестиционных планов и планирования занимаются отдельные структуры. Однако в подавляющем большинстве во всех фирмах действует только один орган – финансовый комитет, который занимается всеми выше перечисленными вопросами.
Основные направления работы финансовой службы
Финансовый директор применяет различные методы управления предприятием :
- кредитование;
- налогообложение;
- планирование;
- самофинансирование;
- систему безналичных расчетов;
- самострахование (образование резервов);
- трастовые, залоговые, лизинговые, факторинговые и иные операции;
- страхование.
При использовании данных методов возможно проведение различных финансовых операций, связанных с кредитом, займом, процентными ставками, дисконтами, котировкой курса ценных бумаг и валют, дивидендами и т. д.
Финансовая работа в отделе производится по трем направлениям:
- планирование финансовых средств (расходы, доходы, капитал);
- управление финансовым оборотом в текущей ситуации;
- работа в финансовом отделе по контролю и анализу всех денежных операций.
- Финансовое планирование (бюджетирование доходов, расходов и капитала)
Финансово-плановый отдел производит многогранное планирование финансовых планов и обеспечивает контроль за их выполнением в каждом из структурных отделов и компании в целом.
Если штаб сотрудников структурных подразделений (центров ответственности) окончательно определен, то возможности планирования и прогнозирования результатов значительно расширяются.
Многие крупные компании составляют отдельные бюджетно-денежные предложения для центров прибыли и затрат, центров учета финансов и профит-центров.
Центр финансового учета – орган финансовой структуры компании, осуществляющий управленческую независимую деятельность по учету.
Центры финансового учета состоят из объектов трех типов:
- оказывающие влияние на прибыльность компании (бюджетные доходы и расходы);
- определяющие способность объекта осуществлять выплаты (статья движения бюджетных средств);
- влияющие на перспективное усовершенствование фирмы (статья капитального бюджета).
Для разработки бюджетов применяются следующие данные:
- информация и прогнозы о прибыльности продаж (работ, представленных услуг);
- информация по переменным производственным издержкам по каждой группе товаров;
- данные по постоянным и общим издержкам, подвергающимся анализу по каждому отдельному виду товара с целью выяснить рентабельность продукта;
- прогнозирование изменений активов предприятия, инвестиционных источников, оборотных показателей и прибыльности активов оборота.
- данные о налоговой платежеспособности предприятия, отчислении средств во внебюджетные организации, взятии кредитов в финансово-кредитных учреждениях и быстром их погашении;
- прогнозирование доходности бартерной деятельности и составление совместных отчетов по анализу ее прибыльности;
- данные об общем положении дел на предприятии (состав отдельных средств, износ оборудования, процент обновления средств производства и их рентабельности).
Первоочередные действия для осуществления управления бюджетом:
- анализ производственного потенциала фирмы;
- использование методов отчетности и учета;
- учет структуры персонала;
- разработка системы управления финансами;
- подготовка бюджетных средств к использованию и необходимой отчетности по контролю за ними.
Для осуществления управления бюджетом производится сперва назначение сотрудника на должность директора по бюджету. Как правило, эту функцию выполняет руководитель финансового отдела. Выполняя роль эксперта, финансовый директор занимается координацией деятельности, осуществляемой подструктурами и службами предприятия.
Директор по бюджету возглавляет бюджетный комитет, в состав которого входят главные специалисты всех управленческих систем предприятия. Комитет по бюджетированию – это орган, действующий на постоянной основе, осуществляющий контроль за стратегическим и финансовым планированием компании, дающий рекомендации и прекращающий споры по различным вопросам, возникающим в процессе работы над бюджетом. На западе данный орган имеет иное название, а именно: «группа стратегического планирования» или «группа финансового анализа и планирования».
- Оперативная (текущая) деятельность по управлению денежным оборотом
Оперативная финансовая работа состоит в ведении партнерских отношений с другими хозяйствующими субъектами и контрагентами предприятия:
- с поставщиками ценностей и услуг материального характера;
- с потребителями готовых продуктов или услуг;
- с системой государственного бюджета;
- с арбитражным судом при решении спорных вопросов.
Отдел финансового обеспечения, осуществляющий оперативную финансовую работу, прибегает к использованию различных методов эффективного финансирования предприятия:
- финансирование за счет личных средств предприятия;
- политика умеренного планирования финансов;
- применение агрессивной финансовой политики, подразумевающей взятие краткосрочных кредитов в банке;
- финансирование по обязательствам за счет получения отсрочки обратных выплат.
Однако предприятие не может производить отсрочку выплат на бессрочной основе, а только в рамках, установленных действующим законодательством.
При использовании средств, полученных посредством кредитного финансирования, специалисты финансового отдела пользуются различными методами для обеспечения полученных средств:
- увеличением процента ликвидных активов (финансов и краткосрочных ценных бумаг);
- увеличением сроков банковских кредитов.
Следует иметь в виду, что эти методы приводят к снижению доходности ссудополучателя:
- по причине инвестирования в плохо рентабельные активы – в первом случае;
- по причине неукоснительной выплаты кредитов и займов при наличии личных сбережений – во втором.
При осуществлении оперативной работы с финансами работники финансового отдела анализируют показатели задолженностей по дебиту и кредиту (на основе квартальных отчетов и главных бухгалтерских книг, а также журналов по расчету с кредитными заемщиками и дебиторами) с учетом всех значений данных показателей.
Финансовый отдел компании рассматривает вексельные задолженности, принимая в расчет дисконты, необходимые как для получения, так и для уплаты. Эти функции частично исполняет бухгалтерия.
Решение взять внешний займ принимается финансовым отделом, план которого разрабатывается специалистами финансовой службы и включает вопросы о том, каким образом, когда и под каким процентом данные средства будут возвращаться. Даже несмотря на отсутствие дивидендов, инвесторы могут оценить акции компании достаточно высоко, если они будут уверены в перспективности предприятия, в его рентабельности и в достоверности предоставляемой информации о выплатах и невыплатах дивидендов в случае реинвестирования чистых доходов. Доля выплат дивидендов, по мнению западных экономистов, должна составлять не более 40%, если речь идет о стабильно функционирующем предприятии.
Контрольно-аналитическая деятельность предполагает проведение постоянного мониторинга за местным и совместным бюджетом, за структурой денежного капитала, тратами основных и резервных финансов, ликвидностью баланса и платежеспособностью. Организацией данной работы на предприятиях различной организационной формы занимается главный или финансовый директор.
- Финансовый контроль как метод управления финансами предприятия
Отдел финансового контроля управляет финансами на последней финальной стадии, когда контроль всего капитала предприятия является столь необходимым. Помимо этого, контроль над индивидуальным кругооборотом фондов происходит на каждой его стадии, начиная с вложения средств в запасники производства и заканчивая продажей уже готового продукта и получения прибыли от его реализации.
Финансовый контроль является одним из основных методов, использующихся в управлении денежными средствами предприятий.
Контроль и анализ доходов сводного бюджета обеспечивает постоянность и стабильность финансирования текущей и операционной работы компании. Этим занимается финансовая служба. Контроль и анализ расходов консолидированного бюджета является камнем преткновения в любой компании, и от того, насколько успешно этот контроль будет произведен, зависит рентабельность фирмы.
Говоря о финансовом отделе, чем занимается этот орган и как функционирует, необходимо перечислить его основные обязанности: оперативная текущая работа, планирование финансов и их контроль, а также контрольно-аналитическая работа.
Для выбора грамотной стратегии и путей развития предприятия в сфере инвестиций, финансов и инноваций необходимо проводить систематический контроль, анализ и планирование финансов. Стабильность доходов компании зависит от принимаемых предприятием решений, рассчитанных на кратко- и долгосрочную перспективу.
Мнение эксперта
Какие данные от финансового отдела нужно контролировать постоянно?
Дмитрий Еремеев,
генеральный директор компании Richemont Luxury Goods (RLG), Москва
Именно финансовый директор должен нести полную ответственность за всю предоставляемую финансовую информацию в обязательном присутствии директоров по логистике и продажам. Необходимо учитывать три возможных стадии финансового контроля за общим финансовым состоянием предприятия:
- Стадия оперативного контроля – ежедневный, еженедельный и ежемесячный доклад о финансовом состоянии фирмы. На этом этапе невозможно планирование и прогнозирование!
- Стадия краткосрочного контроля – ежеквартальный доклад о состоянии финансов фирмы, требующий обсуждения, корректировки показателей на оставшийся годовой период.
- Стадия средне- и долгосрочного контроля – осуществление планирования показателей на последующий год и прогнозирования на последующие два года. Рекомендация: планировать меньше, чем на год, непрактично.
В случае внезапного возникновения кризисов и других неприятных сюрпризов необходима чрезвычайно экстренная реакция по срочной приостановке кризиса, разработке плана действий, после чего необходимо немедленно выявить причины кризисной ситуации и прибегнуть к их устранению . Исключение можно сделать только в случае быстро растущего бизнеса. В этом случае корректировки должны вноситься на ежемесячной основе.
Положение о финансовом отделе предприятия
Положение о финансовом отделе – это важнейший документ, определяющий базовые аспекты управления персоналом и выстраивания документов, разработанный финансовым директором.
Итак, его составляющие :
- Организационно-функциональная структура финансового отдела.
Блок-схема наиболее наглядно представляет структуру финансовой службы со всеми ее отделами и подразделениями резервной категории.
- Численность структур и штатов финансовой службы.
Наиболее традиционный вид представления структурной численности – это таблица, содержащая названия всех отделов, должностных лиц и количество служащих в том или ином подразделении.
- Основные задачи и целевые направления финансового отдела
В зависимости от стратегии развития фирмы определяются основные цели компании и задачи каждого отдела и должностного лица, решение которых является обязательным для повышения эффективности предприятия.
- Матрица функций.
Это таблица, которая содержит названия различных функций по вертикали, а в горизонтали вписаны имена управляющих и сотрудников организационных звеньев, отвечающих за исполнение этих функций. На пересечении двух линий отмечается, кто и чем занимается. Наглядный вариант для наблюдения за загруженностью подразделений и распределения функций между отделами.
- Порядок взаимодействия работников финансового отдела.
Как правило, устанавливается внутренний порядок взаимодействия между работниками одного подразделения или между подотделами финансовой службы и внешний – с частными лицами (клиентами) и государственными (приватными) организациями. За основу берутся структурные особенности компании, задачи и цели отделов и установленные компанией традиции.
- Процедура разрешения споров и конфликтов.
В случае конфликтных ситуаций необходимо подавать апелляцию по цепочке «генеральный директор – финансовый директор – руководитель отдела – рядовой сотрудник». Если же сотрудники задают вопросы финансовому отделу касательно заданий, компенсаций, поощрений, принятия решений или высказывают инновационные предложения по развитию, действует та же схема обращения.
- Конфликты в компании: как примерить враждующие отделы
- Установление показателей для оценки работы финансового отдела.
Данный раздел описывает показатели, соблюдение которых оценивает работу финансового отдела, как успешную. Данные показатели должны быть обязательно измеримыми и конкретными.
- Финальные положения.
В этом пункте сосредоточены основные требования по составлению Положения о финансовом отделе, о сроках его принятия работниками отделов, о правилах его хранения. Свое согласие с Положением о финансовой службе должны дать кадровые работники и генеральный директор предприятия.
Создать эффективную схему работы финансовой службы и правильную систему мотивации, наладить диалог с другими подразделениями компании, а также свести к минимуму риски передачи учетных функций стороннему исполнителю помогут проверенные практикой решения, которыми поделились успешные финансисты.
Вы пришли в новую компанию и должны создать финансовый блок с нуля? Решить задачу возможно, даже не имея соответствующего опыта. Нужен четкий алгоритм действий. Начать стоит с описания ключевых целей отдела, каскадируя их на процессы, а затем локальные процедуры. Сложнее приходится руководителю, перед которым поставили задачу полностью перестроить финансовую функцию, адаптировав ее под новые бизнес-процессы. Придется сломать существующий уклад, преодолеть сопротивление сотрудников, соблюдая сроки и бюджет проекта. Грамотно выстроенные бизнес-процессы в финансовой службе еще не гарантируют эффективную работу сотрудников. Система премирования специалистов должна влиять не только на повышение качества работы отдела, но и стимулировать сотрудников активно участвовать в ее оптимизации.
С чего начать построение финансовой службы
Хорошо, если у финансового директора уже есть опыт организации или модернизации финансовой экономической службы (ФЭС). Если же созданием отдела приходится заниматься впервые или предприятие только создано, вопросов, требующих оперативного решения, будет предостаточно. С чего начать? Простой, но, пожалуй, не всегда эффективный путь – пригласить стороннего консультанта, который разработает структуру ФЭС для компании. На первом этапе вы получите презентацию минимум на 30 листов, в которой представлено видение финансовой функции и лишь мельком упомянута стоимость разработки и внедрения, а также продолжительность адаптации. Консультантов стоит приглашать в тот момент, когда топ-менеджмент уже определится со структурой ФЭС, сроками ее формирования, бюджетом проекта и прочими пожеланиями. Что же можно сделать собственными силами?
Мнение эксперта: Ирина Григорьева - финансовый директор ГК «Гедон»
Как правило, финансовый директор перед тем, как заняться построением или реорганизацией ФЭС, консультируется с собственником бизнеса по основным стратегическим вопросам его развития в обозримой перспективе. Совместно они формируют рейтинг ключевых экономических и бизнес-показателей, которые лягут в основу проекта. Таким образом, определяются приоритеты развития службы, структура, а также необходимые ресурсы.
Схема и функции финансового отдела
Непосредственно разработку можно начать с того, что финансовый директор берет большой лист ватмана и делит его на две части с заголовками «Как есть» и «Как должно быть». Проблем не будет, если первая колонка окажется пустой. Тогда переходим к следующему шагу – созданию команды, в нее мы наберем специалистов, которые будут вести основные направления проекта. К примеру, предприятию средних размеров с небольшими оборотами и несколькими десятками отчетов для создания планового отдела в первую очередь надо развивать три направления: экономическое, казначейство, документооборот.
Можно начать выстраивать схему финансового отдела с описания бизнес-процессов, которые, как вы предполагаете, будут находиться в его ведении. «Объять необъятное» невозможно, поэтому не стоит усложнять описание, используйте подход top-down approach, то есть сверху вниз. Начните с главного, а детали появятся потом. К примеру, можно рассмотреть распространенный бизнес-процесс «расчет плановой себестоимости продукции» (standart costs), который используется на производственных предприятиях с большим количеством номенклатуры или в «дочках» иностранных компаний для сравнения эффективности работы. Используя стандартную инструкцию разработчика корпоративных ИТсистем, проводим интервью с бухгалтерами организации и формируем схему бизнес-процесса. Остается лишь добавить функции ФЭС, которых на схеме пока нет.
В качестве примера рассмотрим устройство ФЭС компании «Аристон Термо Русь». Пожалуй, основной бизнес-процесс и функция отдела – планирование. Перечисленные ниже работы отдел выполняет ежедневно, ежемесячно или по мере необходимости:
- расчет плановой себестоимости продукции – один раз в год либо при запуске нового вида продукции;
- изменение плановой себестоимости продукции – по необходимости, например при модернизации уже выпускаемого типа водонагревателя;
- формирование бюджета доходов и расходов – ежегодно;
- пересмотр бюджета – ежеквартально, с учетом достигнутых показателей;
- составление бюджета движения денежных средств – ежегодно, с помесячной корректировкой;
- расчет окупаемости инвестиций, планируемых в рамках бюджета.
Кроме того, в обязанности ФЭС входит разработка мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей (сокращение необоснованных простоев), материальных (сокращение потерь от брака) и трудовых (завышение штатного расписания) ресурсов. Естественно, работа по каждому направлению невозможна без взаимодействия с производственной и технической службами, отделом закупок. К примеру, при составлении графика планового ремонта оборудования технические службы должны учитывать сезонность спроса (у «Аристон Термо Русь» пик спроса приходится на весенние месяцы). Это значит, что профилактику оборудования нужно проводить зимой.
Работу компании невозможно представить без контроля со стороны финансистов. Распространяется он, прежде всего, на планы отдела продаж (год, квартал, месяц) и планы для производственного подразделения (суточный). Эти функции выполняют все сотрудники ФЭС, но уже с учетом направлений (казначейство, документооборот, планирование).
Еще одна важная функция ФЭС – анализ и подготовка управленческих решений. Вот некоторые составляющие этой работы:
- учет и анализ результатов деятельности совместно с бухгалтерией, подготовка plant report – производственного отчета, где отражается выполнение плана производства, анализ отклонений фактической себестоимости от плановой;
- контроль бюджета продаж с помощью sales variances report – отчета, в котором сведены отклонения факта от плана продаж с учетом средней цены по группе товаров, объемов продаж и т.д.;
- расчеты экономической эффективности деятельности в соответствии с требованиями головного офиса («Аристон Термо Русь» принадлежит итальянским собственникам);
- составление пояснительной записки к годовому отчету совместно с бухгалтерией;
- подготовка необходимых обобщающих материалов и справок по запросам местных органов власти;
- формирование статистической отчетности компании – совместно с бухгалтерией ФЭС собирает необходимые материалы, обобщает и на основании этих данных готовит отчетность.
Описанные функции ФЭС, в том числе взаимодействие с другими подразделениями, невозможно представить без отлаженного документооборота. К примеру, у компании «Аристон Термо Русь» движение входящих и исходящих документов построено так, как показано в таблицах 1 и 2. Стоит отметить, что базу для бюджета продаж готовит коммерческая служба, а вот разбивку по основным видам (в укрупненной номенклатуре) и, соответственно, по средней цене продаж делает плановый отдел. Аналогично происходит с бюджетом производства, который формирует производственный отдел, а в дальнейшем с ним работает экономист, ответственный за планирование по этому направлению.
Постепенно файл с бизнес-процессами будет наполняться новыми записями, что в итоге позволит легко сформулировать основные требования к ФЭС, которые стоит закрепить в положении о подразделении, перечислив там основные задачи и функции отдела, а также указав регламенты, которыми будут руководствоваться в своей работе сотрудники. Их можно разделить на две группы – внешние документы (законодательные и нормативные акты) и внутренние. К последним относятся устав компании, стандарты групповой отчетности (если компания – «дочка» западного концерна), правила внутреннего распорядка, должностные инструкции.
Формирование отдела
Получив примерное описание структуры финансовой службы, переходим к ее формированию. Для этого к уже описанным и зафиксированным бизнес-процессам попробуем применить имеющееся штатное расписание с учетом предполагаемых трудозатрат. Одновременно нужно заполнить матрицу рабочего времени сотрудников. Этот процесс может вызвать определенные трудности, ведь подсознательно вы будете рисовать идеальную службу, но на практике этого достичь затруднительно. Тем не менее вы сможете увидеть, где функции сотрудников дублируют друг друга, а где процесс остался без контроля. В результате на руках у вас должно оказаться положение о ФЭС, матрица рабочего времени, штатное расписание с черновыми вариантами должностных инструкций. Теперь можно обратиться в кадровое агентство или службу персонала компании.
Новая структура – новые люди. Конечно, если компания уже работает некоторое время, можно обучить функциям финансового менеджмента коллег из бухгалтерии. Если мы перестраиваем уже существующий блок финансов, следует строго придерживаться правила: любая структура строится исходя из требований бизнес-процессов, а не наоборот, когда бизнес-процессы подгоняются под конкретных лиц.
Привлечение консультантов
Первые шаги уже сделаны, и на этом этапе можно пригласить консультанта, который проведет независимую оценку ваших трудов. Часть финансовых директоров могут с этим не согласиться, полагая, что расходы на консалтинговые услуги зачастую себя не оправдывают. Но если вам все же интересен профессиональный взгляд со стороны, можно взять на заметку несколько рекомендаций, основанных на опыте автора.
Начать предметный разговор с консультантами лучше с небольшой презентации. В ней лаконично описываются сфера и география деятельности компании и ключевые параметры бизнеса (выручка, валовая прибыль, штатная численность сотрудников, описание производственных мощностей и т.п.). Отдельно нужно описать существующую организационную структуру финансовой службы и собственно бизнес-процессы, которые она обеспечивает. Возможно, имеет смысл провести некоторое подобие SWOT-анализа предложенной вами модели работы ФЭС. Это поможет консультантам понять вашу логику при реализации проекта. И, наконец, резюме презентации, в котором менеджмент ставит свои требования к результату. После презентации можно провести экскурсию по предприятию, познакомить с сотрудниками финансовой службы.
Ну а затем наступает самая трудная часть – время переговоров, согласования контракта, напряженная работа с консультантами над проектом. Скорее всего, в результате вы получите отчет с рекомендациями, часть из которых примете на ура, другие отвергнете как неподходящие бизнесу, а некоторые положите под сукно до лучших времен.